Когда индивидуальный предприниматель (ИП) нанимает сотрудника, его налоговая нагрузка меняется: помимо собственных обязательных платежей появляются взносы в фонды, удержания из заработной платы и дополнительные отчёты. Ниже подробно рассмотрены основные налоговые режимы, доступные ИП в 2026 году, и особенности их применения при наличии наёмного работника.

Общие принципы налогообложения ИП с сотрудником

• ИП остаётся плательщиком налогов по выбранной системе (УСН, ОСНО, патент, АУСН, ЕСХН, НПД).
• При наличии работника ИП обязан:
  • Уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС за себя и за сотрудника;
  • Удерживать НДФЛ из заработной платы работника и перечислять его в бюджет;
  • Сдавать расчёт по страховым взносам (РСВ) и 6‑НДФЛ;
  • Вести кадровый учёт и предоставлять справки 2‑НДФЛ.
• Некоторые режимы (например, НПД для самозанятых) не допускают наличия наёмных работников – их использование в этом случае невозможно.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) при выплате заработной платы

Ставка НДФЛ в 2026 году остаётся 13 % для доходов до 5 млн руб. и 15 % для части дохода, превышающей этот порог. ИП выступает налоговым агентом:

1. Рассчитывает облагаемый доход сотрудника (за вычетом предусмотренных законом вычетов).
2. Удерживает НДФЛ и перечисляет его в бюджет не позднее дня выплаты заработной платы.
3. Сдаёт расчёт 6‑НДФЛ за отчётный период (квартал) и годовую справку 2‑НДФЛ.

Страховые взносы за себя и за работника

В 2026 году ставки страховых взносов для ИП выглядят следующим образом:

• Пенсионный фонд (ПФР) – 22 % от базы, но не менее фиксированного минимального взноса;
• Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 % (включая травматизм);
• Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1 %.

Для наёмного работника база расчёта – фактическая заработная плата (до вычета НДФЛ). ИП уплачивает взносы за себя и за сотрудника отдельно, но может использовать совокупную базу для расчёта минимального взноса за себя, если доход ИП ниже МРОТ.

Налоговые режимы и их особенности при наличии сотрудника

Упрощённая система налогообложения (УСН)

УСН остаётся самым популярным выбором для ИП с сотрудниками. Возможны два объекта налогообложения:

• «Доходы» – ставка 6 % (или 15 % при доходе свыше 300 млн руб.). Налог рассчитывается от всей выручки без учёта расходов.
• «Доходы минус расходы» – ставка 15 % (или 20 % при высоких доходах). В расходы можно включать заработную плату, отчисления во внебюджетные фонды и другие производственные затраты.

При выборе объекта «Доходы минус расходы» заработная плата сотрудника уменьшает налоговую базу, что часто делает этот вариант более выгодным при наличии значительных расходов на персонал.

Общая система налогообложения (ОСНО)

На ОСНО ИП платит:

• НДС (ставка 0 %, 10 % или 20 % в зависимости от вида деятельности);
• Налог на прибыль – 20 % от прибыли (доходы минус расходы, включая зарплату и отчисления).

Ведение учёта сложнее, но при высокой маржинальности и возможности вернуть НДС эта система может быть оправдана.

Патентная система налогообложения (ПСН)

Патент допускается только для определённых видов деятельности, перечисленных в Налоговом кодексе. Важно:

• Патент не допускает наличия наёмных работников, если вид деятельности исключительно запрещён для найма (например, некоторые виды ремесел).
• Если вид деятельности позволяет найм, то наём работника не влияет на стоимость патента – она определяется потенциальным доходом, а не фактическими расходами.

Автоматизированная упрощённая система налогообложения (АУСН)

АУСН доступна с 2022 года и рассчитана на малый бизнес без тяжёлой бухгалтерии. Основные условия:

• Отсутствие наёмных работников более 5 человек (включая ИП).
• Ставка 8 % от доходов (или 20 % от доходов минус расходы при выборе соответствующего объекта).
• Ведение учёта через онлайн‑кассу и автоматическую передачу данных в ФНС.

Таким образом, ИП с одним‑двумя сотрудниками может пользоваться АУСН, если общее число работников не превышает лимит.

Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН)

ЕСХН применяется к производителям сельскохозяйственной продукции. Наличие наёмных работников не запрещено, но:

• Ставка налога – 6 % от дохода.
• В расходах можно учитывать затраты на заработную плату, связанную с сельскохозяйственной деятельностью.
• Обязательны страховые взносы за себя и за работника в обычном порядке.

Налог на профессиональный доход (НПД) – режим для самозанятых

НПД (так называемый «самозанятый») не допускает наличия наёмных работников. Если ИП планирует нанимать сотрудника, данный режим недоступен.

Пошаговая инструкция для ИП с одним наёмным работником

1. Выбор системы налогообложения. Оценить ожидаемый доход, уровень расходов на персонал и вид деятельности. Наиболее часто выбирают УСН «доходы минус расходы» или ОСНО при высокой маржинальности.
2. Регистрация как работодателя. После заключения трудового договора ИП должен встать на учёт в ФСС и ПФР как страхователь (если ещё не сделано при регистрации ИП).
3. Расчёт и удержание НДФЛ. В день выплаты заработной платы удержать 13 %/15 % и перечислить в бюджет.
4. Уплата страховых взносов. Ежемесячно рассчитывать взносы за себя и за сотрудника, перечислять не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчётным.
5. Сдача отчётности.
   • РСВ – квартально.
   • 6‑НДФЛ – квартально.
   • 2‑НДФЛ – ежегодно (не позднее 1 марта следующего года).
   • Декларация по выбранной системе налогообложения (УСН, ОСНО и т.д.) – ежегодно.
6. Ведение кадрового учёта. Хранить трудовые договоры, приказы, табели учёта рабочего времени, справки 2‑НДФЛ и другие документы в течение 50 лет.

Примеры расчёта налогов для ИП на УСН «доходы минус расходы»

Допустим, ИП получил за год доход 2 000 000 руб., выплатил сотруднику зарплату 600 000 руб., а также произвёл иные расходы (аренда, материалы) на 400 000 руб.

• База для налога = Доход − Расходы = 2 000 000 − (600 000 + 400 000) = 1 000 000 руб.
• Налог по УСН (ставка 15 %) = 1 000 000 × 0,15 = 150 000 руб.
• Страховые взносы за себя (фиксированный минимум в 2026 году ≈ 45 842 руб.) + за сотрудника (22 %+2,9 %+5,1 % от 600 000 = 179 400 руб.) = ≈ 225 242 руб.
• НДФЛ с зарплаты сотрудника = 600 000 × 0,13 = 78 000 руб. (удерживается и перечисляется).

• Наличие наёмного работника увеличивает административную нагрузку, но также предоставляет возможности для уменьшения налоговой базы за счёт учёта зарплатных расходов.
• Выбор системы налогообложения должен основываться на прогнозируемом доходе, структуре расходов и ограничениях, связанных с наймом (например, запрет на НПД и ограничения у некоторых патентов).
• Своевременная уплата страховых взносов и корректное удержание НДФЛ избавят от штрафов и проблем с контролирующими органами.
• Ведение прозрачного учёта и хранение документов – залог успешного взаимодействия с налоговыми органами и социальными фондами.

Соблюдая перечисленные рекомендации, индивидуальный предприниматель с наёмным работником сможет оптимизировать свою налоговую нагрузку и сосредоточиться на развитии бизнеса.