При найме сотрудников компания обязана выполнять налоговые и страховые обязательства. В статье рассмотрены основные виды платежей, порядок их расчёта и сроки уплаты, а также приведены практические примеры и рекомендации по оформлению документов.

Какие налоги и взносы уплачивает работодатель за сотрудника

При заключении трудового договора (или договора ГПХ) работодатель становится налоговым агентом и обязан удерживать и перечислять в бюджет следующие обязательные платежи:

• НДФЛ (налог на доходы физических лиц) – 13 % (или 15 % для доходов свыше 5 млн руб.) с заработной платы сотрудника.
• Страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (ПФР) – 22 % от фонда оплаты труда (ФОТ).
• Страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9 % (включая тариф на профессиональные риски).
• Страховые взносы в Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1 % от ФОТ.
• Взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС) и обязательное медицинское страхование (ОМС) уже включены в указанные выше тарифы.

Порядок расчёта и удержания НДФЛ

1. Определение налоговой базы – это сумма всех выплат сотруднику (оклад, премии, надбавки, компенсации и др.) за расчётный период, уменьшенная на положенные вычеты (стандартные, социальные, имущественные и т.д.).
2. Ставка НДФЛ – 13 % для большинства доходов; 15 % применяется к части годового дохода, превышающей 5 млн руб.
3. Удержание – налог удерживается из каждой выплаты сотрудника и перечисляется в бюджет не позднее дня выплаты заработной платы (или аванса).
4. Отчётность – форма 2‑НДФЛ предоставляется в налоговую инспекцию ежегодно не позднее 1  апреля следующего года; расчёт по форме 6‑НДФЛ сдаётся квартально;

Расчёт страховых взносов

Страховые взносы рассчитываются от фонда оплаты труда (ФОТ), который включает все выплаты, подлежащие обложению взносами (заработная плата, премии, отпускные, больничные и т.д.).

Тарифы на 2026 год

• ПФР – 22 %
• ФСС – 2,9 % (включая профессиональные риски)
• ФОМС – 5,1 %

Пример расчёта для сотрудника с месячной зарплатой 100 000 руб.:

• НДФЛ: 100 000 × 13 % = 13 000 руб. (удерживается из зарплаты)
• Взносы в ПФР: 100 000 × 22 % = 22 000 руб.
• Взносы в ФСС: 100 000 × 2,9 % = 2 900 руб.
• Взносы в ФОМС: 100 000 × 5,1 % = 5 100 руб.

Сумма к выплате сотруднику «на руки»: 100 000 – 13 000 = 87 000 руб.

Сроки уплаты и отчётности

Особенности при разных видах договоров

Трудовой договор

Полный набор обязательных платежей (НДФЛ + все страховые взносы). Работодатель также обязан вести трудовую книжку, предоставлять отпуск, больничные и другие гарантии.

Договор ГПХ (гражданско‑правовой договор)

Если исполнитель не является ИП или самозанятым, заказчик выступает налоговым агентом и обязан удерживать НДФЛ (13 %) и уплачивать страховые взносы в те же фонды, что и при трудовом договоре. Однако некоторые виды выплат (например, авторские вознаграждения) могут облагаться по специальным ставкам.

Самозанятый и ИП

При работе с самозанятым или индивидуальным предпринимателем налоговые обязательства ложатся на самого исполнителя (налог на профессиональный доход 4 %/6 % или УСН/ОСНО). Заказчик не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы, если договор оформлен правильно.

Практические рекомендации для бухгалтерии

• Вести реестр всех выплат сотрудникам с указанием базы для НДФЛ и ФОТ.
• Использовать автоматизированные бухгалтерские программы (1С, Контур.Бухгалтерия и т.д.), которые рассчитывают налоги и формируют необходимые отчёты.
• Регулярно проверять изменения в тарифах страховых взносов и ставках НДФЛ (особенно в конце года).
• Своевременно предоставлять вычеты сотрудникам (стандартный вычет на детей, социальный вычет на обучение и лечение и т.д.) – это уменьшит налоговую базу и повысит лояльность персонала.
• Хранить первичные документы (трудовые договоры, приказы, расчётные листки, платежные поручения) не менее 4 лет, как требует законодательство.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить страховые взносы за сотрудников, работающих удалённо?

Да, место работы не влияет на obligation по взносам; они начисляются от фактически выплаченной суммы.

Можно ли уменьшить базу для НДФЛ за счёт вычетов, если сотрудник получил больничный?

Больничные выплаты не подлежат НДФЛ, поэтому они исключаются из базы налога. Вычеты применяются только к облагаемому доходу.

Что делать, если сотрудник получил доход выше 5 млн руб. в год?

С части дохода, превышающей 5 млн руб., применяется ставка НДФЛ 15 %. Работодатель должен отслеживать накопленный доход за год и корректировать удержание с момента превышения порога.

Нужно ли платить взносы в ФСС за сотрудников, оформленных по договору ГПХ?

Да, если исполнитель не является ИП или самозанятым, заказчик уплачивает все три вида страховых взносов в те же фонды, что и при трудовом договоре.

Статья актуальна на дату . При изменении законодательства рекомендуется сверяться с официальными источниками (Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ», «О фонде социального страхования» и др.);