Налог на прибыль организаций – один из ключевых налогов, применяемых на общей системе налогообложения. Для арендодателя (собственника недвижимости, сдающего её в аренду) правильное определение и документирование расходов напрямую влияет на базу налогообложения и, соответственно, на размер уплачиваемого налога.

Какие расходы могут учитываться арендодателем

Согласно положениям главы 25 НК РФ, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, включаются:

• Амортизация основных средств, используемых для сдачи в аренду (здания, сооружения, оборудование).
• Расходы на текущий ремонт и содержание арендного имущества.
• Уплата коммунальных услуг (вода, электроэнергия, отопление), если они не включены в арендную плату и оплачиваются арендодателем.
• Налоги и сборы, связанные с владением недвижимостью (земельный налог, налог на имущество организаций).
• Расходы на страхование имущества от рисков повреждения, утраты или гражданской ответственности.
• Услуги управляющих компаний, брокеров, юридического и бухгалтерского обслуживания, непосредственно связанные с сдачей в аренду.
• Расходы на рекламу и поиск арендаторов.
• Прочие обоснованные экономически обоснованные расходы, непосредственно связанные с получением дохода от аренды.

Подтверждение расходов первичными документами в электронном виде

В письме Минфина России от № 03-03- разъяснено, как подтверждать расходы первичкой в электронном виде для целей налога на прибыль организаций. Основные положения:

1. Электронные документы должны соответствовать требованиям Федерального закона № 431-ФЗ «Об электронной подписи» и иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) уполномоченного лица.
2. Первичные документы (счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, платежные поручения и др.) могут храниться и передаваться в электронном формате, при условии обеспечения их неизменности, доступности и читаемости на протяжении всего срока хранения (не менее 4 лет).
3. При отсутствии бумажного оригинала допустимо использование электронного оригинала, если он содержит все requisites, предусмотренные законодательством (наименование сторон, предмет сделки, сумма, дата, подписи и т.д.).
4. Для подтверждения расходов арендодателя достаточно предоставить в налоговый орган выписки из электронного документооборота (например, из системы 1С, SAP или другого ERP‑решения), заверенные КЭП.

Учет неучтенных расходов прошлых лет

Если организация выявила неучтенные расходы за предыдущие годы (например, за 2025 год) в текущем отчетном периоде (I квартал 2026 года), то, согласно позиции Минфина России, такие расходы могут быть учтены в налоговом периоде их выявления при условии:

• Расходы фактически были понесены в прошлом периоде и имеют документальное подтверждение (счета, акты, платежные поручения).
• Они непосредственно связаны с получением дохода от аренды и не были учтены ранее по ошибке или упущению.
• В налоговой декларации за период выявления делается корректировка строки «Расходы» с приложением пояснительной записки и копий подтверждающих документов.

Важно помнить, что исправление ошибок прошлых лет не влечет за собой начисление пени или штрафов, если оно выполнено в рамках установленного порядка и в сроки, не превышающие сроки давности по налоговым правонарушениям (как правило, три года).

Практический пример расчета налога на прибыль арендодателя

Допустим, арендодатель получил доход от сдачи в аренду офисного помещения за 2026 год в размере 12 000 000 руб. Расходы, подтвержденные первичными документами (в т.ч. в электронном виде), составили:

• Амортизация здания – 1 800 000 руб.
• Текущий ремонт и обслуживание – 600 000 руб.
• Коммунальные услуги (оплачивает арендодатель) – 300 000 руб;
• Налог на имущество организаций – 200 000 руб.
• Страхование имущества – 150 000 руб.
• Услуги управляющей компании – 400 000 руб.
• Реклама и поиск арендаторов – 100 000 руб.

Налоговая база = Доход – Расходы = 12 000 000 – 3 550 000 = 8 450 000 руб.

Налог на прибыль (ставка 20 %) = 8 450 000 × 0,20 = 1 690 000 руб.

Таким образом, правильное документирование и включение всех допустимых расходов позволяют существенно снизить налоговую нагрузку арендодателя.

Для арендодателя ключевыми моментами при расчете налога на прибыль являются:

1. Определение перечня расходов, непосредственно связанных с получением дохода от аренды.
2. Обеспечение надлежащего документирования этих расходов, включая возможность использования электронных первичных документов с КЭП.
3. Своевременное выявление и корректировка неучтенных расходов прошлых лет в соответствии с разъяснениями Минфина.
4. Ведение аналитического учета по каждому виду расходов для упрощения подготовки налоговой декларации и возможного контроля со стороны налоговых органов.

Соблюдение указанных требований не только минимизирует риски доначислений и штрафов, но и способствует повышению прозрачности финансовой деятельности арендодателя.