Система налогообложения «упрощённая система налогообложения» (УСН) часто применяется малыми и средними организациями. При этом вопросы начисления и учёта заработной платы (ЗП) требуют особого внимания‚ поскольку от правильного отражения расходов зависит налоговая база и размер уплачиваемого единого налога.

Основные положения УСН‚ касающиеся оплаты труда

• Для организаций на УСН с объектом налогообложения «доходы — расходы» расходы на оплату труда могут быть включены в состав расходов при расчёте налоговой базы (п. 1 ст. 346.16‚ п. 2 ст. 346.18 НК РФ).
• Учёт производится в соответствии с главой 25 НК РФ (ст. 255‚ подп; 6 п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
• При УСН применяется кассовый метод признания доходов и расходов‚ поэтому расходы на оплату труда учитываются только после их фактической выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Что относится к расходам на оплату труда

Согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся:

1. Начисления в пользу сотрудников по тарифным ставкам‚ окладам‚ сдельным расценкам.
2. Стимулирующие начисления и надбавки (премии‚ вознаграждения за итоги работы‚ надбавки за вредность‚ за совмещение и т.д.).
3. Компенсации‚ связанные с режимом работы и условиями труда (ночные смены‚ работа в выходные и праздничные дни‚ компенсации за вредные условия).
4. Затраты компании на содержание работников (оплата проезда‚ питания‚ спецодежды и др.‚ если они предусмотрены локальными нормативными актами).

Ограничения при учёте определённых выплат

Некоторые виды выплат можно включать в расходы только частично или вовсе исключать:

• Затраты по договорам добровольного страхования работников‚ негосударственное пенсионное обеспечение – учитываются не более 12 % от суммы расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).
• Дополнительные взносы на накопительную часть пенсии – также подпадают под ограничение 12 %.
• Возмещение процентов по кредитам и займам на приобретение или строительство жилья – допустимо включение не более 3 % от суммы расходов на оплату труда (п. 24.1 ст. 255 НК РФ).

Условия для включения расходов в налоговую базу

Для того чтобы расходы на оплату труда могли быть учтены при расчёте единого налога‚ необходимо соблюсти следующие требования (п. 1 ст. 252 НК РФ):

1. Экономическая обоснованность – расходы должны быть направлены на получение дохода.
2. Документальное подтверждение – наличие первичных документов (табели‚ расчётные листки‚ приказы о начислении премий и т.д.).
3. Соответствие законодательству и внутренним нормативным актам – выплаты должны предусматриваться трудовым (коллективным) договором‚ локальными положениями о премировании‚ оплате труда и др.

Особенности начисления различных видов выплат

Оклад и тарифная ставка

Базовая часть заработной платы рассчитывается в соответствии с трудовым договором. При кассовом методе учёта сумма‚ начисленная за отработанный период‚ включается в расходы только после её фактической выплаты сотруднику.

Премии и стимулирующие выплаты

Премии могут быть ежемесячными‚ квартальными‚ годовыми или приуроченными к выполнению конкретных показателей. Для учёта в расходах необходимо:

• Утвердить положение о премировании (локальный нормативный акт).
• Оформить приказ о начислении премии.
• Убедиться‚ что премия не относится к видам‚ запрещённым ст. 270 НК РФ (например‚ вознаграждения‚ не предусмотренные трудовым договором).

Компенсации за вредные и опасные условия труда

Включаются в состав расходов на оплату труда‚ если они установлены в соответствии с законодательством (ТК РФ‚ отраслевые нормы) и документально подтверждены (акты о проведении спецоценки условий труда‚ приказы о выплате компенсаций).

Выходные пособия и отпускные

Отпускные рассчитываются на основе среднего заработка и выплачиваются перед началом отпуска. При УСН они учитываются в расходах после фактической выплаты. Выходные пособия (при увольнении) также включаются в расходы на оплату труда‚ если выплачиваются в соответствии с ТК РФ и локальными актами.

Практический пример учёта заработной платы при УСН

Допустим‚ ООО «Альфа» применяет УСН с объектом «доходы — расходы». В марте 2026 г. компания начисляет следующую заработную плату:

• Оклад сотрудников – 300 000 руб.
• Премия за выполнение квартального плана – 50 000 руб.
• Компенсация за ночные смены – 20 000 руб.
• Возмещение процентов по ипотечному кредиту сотрудников – 15 000 руб.

Согласно п. 24.1 ст. 255 НК РФ‚ возмещение процентов по ипотеке можно учесть не более 3 % от суммы расходов на оплату труда. Сумма расходов на оплату труда без учёта ипотечных выплат составляет 370 000 руб. 3 % от этой суммы = 11 100 руб. Следовательно‚ в расходы можно включить только 11 100 руб. из суммы 15 000 руб.

300 000 (оклад) +
50 000 (премия) +
20 000 (компенсация за ночные смены) +
11 100 (часть возмещения ипотеки) =
381 100 руб.

Эта сумма будет включена в состав расходов при расчёте налоговой базы по УСН за соответствующий налоговый период (квартал‚ полугодие или год‚ в зависимости от выбранного периода отчётности).

Рекомендации для бухгалтерии ООО на УСН

1. Вести первичную документацию – табели учёта рабочего времени‚ расчётные листки‚ приказы о начислении премий и компенсаций‚ соглашения о добровольном страховании (если такие выплаты планируется учитывать).
2. Регулярно обновлять локальные нормативные акты (положение об оплате труда‚ премирование‚ компенсации) в соответствии с изменениями трудового и налогового законодательства.
3. Контролировать лимиты по видам выплат‚ подлежащим частичному учёту (страхование‚ пенсионные взносы‚ возмещение ипотечных процентов).
4. Использовать кассовый метод – отражать расходы только после фактической выплаты средств сотруднику.
5. Проводить сверку с налоговой отчётностью перед сдачей декларации по УСН‚ чтобы избежать недо учёта или пересчёта расходов.

Начисление заработной платы при УСН в ООО требует соблюдения ряда норм налогового и трудового законодательства. Главное – обеспечить документальное подтверждение всех выплат‚ соблюсти экономическую обоснованность и уложиться в установленные лимиты для тех видов компенсаций‚ которые могут быть учтены только частично. Правильное отражение расходов на оплату труда позволяет снизить налоговую базу по единому налогу и thereby уменьшить налоговую нагрузку на организацию.

Следуя изложенным рекомендациям и регулярно обновляя внутренние нормативные акты‚ бухгалтерия ООО сможет корректно учитывать заработную плату и избежать рисков доначислений и штрафов со стороны налоговых органов.