Краткий ответ: Да, может. Бюджетные (казенные, автономные) учреждения имеют право заключать гражданско-правовые договоры (ГПХ) с физическими лицами, зарегистрированными как самозанятые (плательщики НПД, налог на профессиональный доход). Однако это право не безусловно: оно ограничено целями деятельности учреждения, нормами закупочного законодательства (44-ФЗ / 223-ФЗ), Трудовым кодексом РФ и специальными запретами для госсектора.

Нормативная правовая база

Взаимоотношения регулируются комплексом законов. Игнорирование любого из уровней ведет к рискам проверок (прокуратуры, СЧ, ФНС, Ространда).

• Налоговый кодекс РФ (гл. 34. «Налог на профессиональный доход»): определяет статус самозанятого, лимиты дохода (2,4 млн руб./год), виды разрешенной деятельности и порядок взаимодействия с заказчиками через приложение «Мой налог».
• ФЗ-44 (закупки за счет бюджетных средств) / ФЗ-223 (закупки отдельными видами юрлиц): регламентируют процедуру закупки работ/услуг у единственного поставщика (если сумма позволяет) или через конкурентные процедуры. Самозанятый выступает участником закупки.
• Трудовой кодекс РФ (ст; 15, 16, 56, 67): устанавливает запрет на подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (ст. 19.1 ТК РФ — ответственность за подмену).
• ФЗ № 83-ФЗ «Об ограничении прав отдельных категорий лиц…»: накладывает запреты на госслужащих и работников госсектора в отношении предпринимательской деятельности.
• ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (ст. 48), ФЗ № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан» (ст. 72) и др.: отраслевые законы могут вводить специальные требования к лицам, выполняющим работы (медицинские книжки, допуски, лицензии).

Ключевые условия и ограничения

Соответствие вида деятельности реестру НПД

Самозанятый может выполнять только те виды работ/услуг, которые включены в реестр видов деятельности, к которым применяется НПД (утв. Минфином РФ). Исключены: деятельность, требующая лицензирования (кроме отдельных случаев), агентская деятельность, перепродажа товаров (кроме собственного производства), извлечение полезных ископаемых и др.

Важно для учреждений: Если предмет договора (например, «медицинские услуги», «образовательные услуги», «проектирование») требует лицензии, а у самозанятого её нет — договор недопустим.

Запрет на подмену трудовых отношений (Риск №1)

Это самая частая причина судебных споров и штрафов. Признаки трудовых отношений (по ст. 15, 56 ТК РФ и практике ВС РФ):

1. Личный характер исполнения: самозанятый обязан работать лично, не привлекая наемных работников (для НПД это требование закона).
2. Подчинение внутреннему трудовому распорядку: фиксированный график, табель учета рабочего времени, отгулы, командировки по приказу, ношение формы с логотипом учреждения.
3. Системная оплата: ежемесячная фиксированная сумма («оклад»), а не оплата по актам выполненных работ/оказанных услуг.
4. Выполнение функции штатной единицы: самозанятый выполняет работу, закрепленную за штатной должностью (врач, учитель, бухгалтер, системный администратор).
5. Предоставление инструментов/места работы: учреждение выдает ПК, спецодежду, доступ к корпоративным системам, рабочее место.

Последствия реквалификации (ст. 19.1 ТК РФ): штраф на юрлицо 50–100 тыс. руб., на должностное лицо 10–20 тыс. руб., обязательное заключение трудового договора, выплата страховых взносов (около 30%), НДФЛ, компенсаций, отпускных.

Ограничение «Единственного заказчика» (Риск №2)

Согласно п. 2 ч. 2 ст. 4 ФЗ-422 (НПД), самозанятый не имеет права передавать результаты труда/услуги только одному заказчику, если этот заказчик является его бывшим работодателем (уволен менее 2 лет назад).

Для бюджетных учреждений это критично: часто сотрудники уходят в «самозанятость» и продолжают работать на том же месте. Это прямо запрещено законом. ФНС отслеживает это через приложение «Мой налог» (чек выдается только если заказчик новый или прошло 2 года).

Запреты для работников госсектора (83-ФЗ)

• Работники самого учреждения не могут быть самозанятыми по отношению к своему работодателю (подмену трудового договора на ГПХ с собственным сотрудником суды признают незаконной практически всегда).
• Госслужащие и работники госсектора (в т.ч. уволенные менее 3 лет назад) не могут заниматься предпринимательской деятельностью, включая НПД, если это связано с их бывшими должностными полномочиями.

Лимиты закупок (44-ФЗ / 223-ФЗ)

• МПЦ (Максимальный начальный цена контракта): для закупки у единственного поставщика (ч. 11.1 ст. 93 44-ФЗ) установлен предел — 1 млн руб. в год на один предмет закупки (для НПД часто применяется этот способ).
• Планирование: закупка должна быть включена в план-закупки (график закупок).
• ЕИС/Реестр 223-ФЗ: информация о заключенном договоре подлежит размещению в единой информационной системе в установленные сроки.

Алгоритм безопасного заключения договора

Шаг 1. Проверка статуса самозанятого (Due Diligence)

Перед подписанием договора и перед каждым платежом необходимо проверить статус в реестре ФНС:

• Через сервис npd.nalog.ru/check-status (по ИНН).
• Через API ФНС (для автоматизации в 1С/ЭДО).
• Статус должен быть: «Действует». Если «Прекращен» или «Приостановлен» — платить нельзя, договор расторгать/приостанавливать.

Шаг 2. Грамотный предмет договора (ГПХ, а не Труд)

Договор должен называться: Договор возмездного оказания услуг / выполнения работ / передачи интеллектуальных прав. Категорически избегайте терминов: «должность», «оклад», «график работы», «подчинение», «дисциплина», «отпуск», «больничный».

Обязательные условия:

• Конкретный результат (акт, отчет, готовый продукт, код, проект, проведение мероприятия).
• Сроки сдачи результата (этапы/дедлайны).
• Цена и порядок расчетов (после подписания акта, поэтапно). Предоплата допускается, но требует обоснования.
• Право исполнителя привлекать третьих лиц (субподряд), это сильный аргумент против трудовых отношений (хотя самозанятые редко это делают, право должно быть зафиксировано).
• Ответственность за качество результата (штрафы, пени, переделка за свой счет), а не за прогулы.
• Исполнитель самостоятельно платит налоги (НПД), учреждение, налоговым агентом не выступает.

Шаг 3. Документооборот по факту исполнения

1. Исполнитель выполняет работу самостоятельно (где, когда и как хочет, если не согласовано иное).
2. Стороны подписывают Акт приема-передачи выполненных работ/оказанных услуг (КС-2 / КС-3 / универсальный).
3. Исполнитель в момент передачи результата (или оплаты) формирует чек в приложении «Мой налог» и направляет его заказчику (QR-код, ссылка, PDF).
4. Учреждение проверяет чек на валидность (через ФНС) и проводит оплату.
5. В бухгалтерии: Дт 26/44/05, Кт 60/76 (без начисления страховых взносов, НДФЛ не удерживается).

Шаг 4. Контроль лимита дохода самозанятого

Лимит 2,4 млн руб. в год. Если самозанятый превысит его (суммируя доходы от всех заказчиков), он теряет статус НПД с начала года, должен перерегистрироваться на ИП/ОСНО/УСН и заплатить НДФЛ 13% + взносы. Учреждение рискует стать налоговым агентом по НДФЛ (если не проверило статус вовремя) и платить взносы за него.

Типовые сценарии для бюджетных учреждений (Что можно, а что нельзя)

Ответственность и риски для руководителя учреждения

Административная (КоАП РФ)

• Ст. 5.27 КоАП РФ: за заключение ГПХ вместо трудового договора — штраф на юрлицо 50–100 тыс. руб., на должностное лицо 10–20 тыс. руб. (повтор — дисквалификация до 3 лет).
• Ст. 15.11 КоАП РФ: за нарушение закупочного законодательства (несоответствие плана, превышение МПЦ, отсутствие в ЕИС), штрафы до 500 тыс. руб. или 10% цены контракта.

Налоговая (НК РФ)

• Если ФНС признает, что учреждение — налоговый агент по НДФЛ (так как отношения трудовые), — удержанный, но не перечисленный НДФЛ (20% для нерезидентов / 13% для резидентов) + пени + штраф 20–40% (ст. 123 НК РФ).
• Страховые взносы (ПФР/СФР) не уплачены — начисление суммы взносов (30%), пени, штраф 5–30% (ст. 122 НК РФ).

Бюджетная / Антимонопольная (ФАС)

• Признание закупки неэффективной, нецелевого расходования средств (счетная палата, контрольные органы).
• Включение в реестр недобросовестных поставщиков (если самозанятый не исполнил обязательства, а учреждение не применило меры ответственности).

Чек-лист для юриста/закупщика перед подписанием

1. [ ] Проверен статус НПД на сайте ФНС (активно на дату договора и планируемой оплаты).
2. [ ] Вид деятельности в реестре НПД соответствует предмету договора.
3. [ ] Нет лицензируемой деятельности без лицензии у исполнителя.
4. [ ] Исполнитель — не текущий сотрудник учреждения.
5. [ ] Исполнитель — не бывший сотрудник, уволенный менее 2 лет назад.
6. [ ] Предмет договора — конкретный осязаемый результат, а не процесс работы.
7. [ ] В договоре нет признаков трудовых отношений (график, подчинение, оклад, отпуска).
8. [ ] Цена договора не превышает МПЦ для закупки у единственного поставщика (1 млн руб.) или проведена процедура.
9. [ ] Закупка включена в план-закупки / график закупок.
10. [ ] Предусмотрено право исполнителя привлекать третьих лиц (субподряд).
11. [ ] Порядок приемки результата: Акт (КС-2/3/универсальный) + Чек НПД от исполнителя.

Работа с самозанятыми — легальный и удобный инструмент для бюджетных учреждений при закупке разовых, специфических, вспомогательных услуг (ремонт, ИТ, дизайн, консалтинг, мероприятия).

Красная зона риска: попытка заменить штатных специалистов (врачей, учителей, администраторов, уборщиков на постоянной основе) самозанятыми для экономии на взносах (30%) и оформлении. Судебная практика 2023–2026 гг. однозначно на стороне контролирующих органов в таких делах.

Рекомендация: внедрите внутренний регламент «Порядок заключения ГПХ с самозанятыми», включающий обязательную проверку статуса ФНС, юридическую экспертизу проекта договора на предмет «признаков трудовых отношений» и контроль лимита 1 млн руб. / 2,4 млн руб.

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. Законодательство меняется (актуально на ); Для принятия решений в конкретных ситуациях обратитесь к профильным юристам по закупкам и трудовому праву.