Потеря близкого человека — это всегда тяжелое испытание, и в такой момент важно знать свои права и гарантии, предусмотренные трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации․ В данной статье подробно разбираем порядок оформления, получения и налогообложения материальной помощи в связи со смертью родственника на 2026 год․
Правовая природа выплаты: обязательство или право работодателя?
Важно: В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) нет прямой нормы, обязывающей работодателя выплачивать материальную помощь именно в связи со смертью родственника работника․ Статья 168 ТК РФ лишь перечисляет гарантии при оплате труда, а статья 127 ТК РФ дает право на неоплачиваемый отпуск (до 5 дней) по семейным обстоятельствам․
Однако выплата может быть установлена:
- Коллективным договором (ст․ 40 ТК РФ);
- Локальным нормативным актом (Положением о материальной помощи, Правилами внутреннего трудового распорядка);
- Трудовым договором (как дополнительное условие);
- Отраслевыми соглашениями/тарिफными договорами (для бюджетной сферы и отдельных отраслей)․
Если в организации принят соответствующий локальный акт, выплата становится гарантированной․ В ином случае — это исключительно доброе дело работодателя (выплата за счет чистой прибыли по решению учредителей/собственника)․
Кто считается «близким родственником»?
Перечень близких родственников, дающих право на выплату (и на неоплачиваемый отпуск по ст․ 127 ТК РФ), определен статьей 5 ФЗ-8 «О погребении и похоронном деле» и разъяснениями судов:
- Родители (в т․ч․ усыновители), дети (в т․ч․ усыновленные), супруг(а), братья и сестры (в т․ч․ неполнокровные);
- Дедушки и бабушки;
- Внуки;
- Лица, находившиеся на иждивении у умершего или содержавшие его (по решению суда)․
Примечание: Локальный акт организации может расширить этот круг (например, включить тестя/тещу, сводных братьев/сестер), но для налоговых целей (освобождение от НДФЛ и взносов) критически важно соответствие закону․
Порядок оформления и получения помощи (пошагово) Шаг 1: Написание заявления
Работник пишет заявление на имя руководителя организации․ В заявлении обязательно указываются:
- ФИО работника, должность, структурное подразделение;
- Просьба о предоставлении материальной помощи в связи со смертью родственника;
- ФИО умершего, степень родства, дата смерти;
- Реквизиты для перечисления средств (номер банковской карты/счета);
- Дата и подпись․
Шаг 2: Сбор пакета документов
К заявлению прикладываются оригиналы (для предъявления) и копии (для остательства в деле/бухгалтерии):
- Свидетельство о смерти (форма № 33 / ЗАГС) — основной документ;
- Документы, подтверждающие родство: свидетельство о рождении, браке, паспорт (если родство видно по фамилии/прописке), решение суда об установлении факта родства;
- Копия паспорта работника (страницы с фото и пропиской);
- При необходимости — справка с места работы умершего (если требуется локальным актом)․
Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные локальным актом или законом (например, договор с ритуальным агентством, чеки на похороны), если это не прописано во внутренних правилах как условие выплаты․
Шаг 3: Издание приказа (распоряжения)
На основании заявления и документов руководитель издает приказ (распоряжение) о предоставлении материальной помощи․ В приказе должны быть:
- Основание: ссылка на коллективный договор/Положение о матпомощи и заявление работника;
- Сумма выплаты;
- Источник финансирования (фонд оплаты труда / чистая прибыль / иные средства);
- Срок выплаты․
Шаг 4: Выплата средств
Деньги перечисляются на банковскую карту работника (зарплатный проект или указанная в заявлении карта) в ближайшие сроки после приказа, обычно вместе со следующей зарплатой или авансом, либо в отдельный платежный день․
Налогообложение в 2026 году: НДФЛ и Страховые взносы
Это самый сложный и рискованный момент для бухгалтерии․ Режим налогообложения зависит от источника финансирования и суммы․
А․ Выплата за счет фонда оплаты труда (ФОТ) / расходов на производство
Если помощь выплачивается в рамках коллективного договора/локального акта и списывается на расходы организации (уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль):
- НДФЛ: Облагается полностью (с 2021 года лимит 4 000 руб․ в год на все виды матпомощи за счет ФОТ отменен для налоговых резидентов РФ)․ Нерезиденты платят 30%․
- Страховые взносы: Подлежат уплате (30% / 15․1% в зависимости от категории страхователя) в полной сумме․
Б․ Выплата за счет чистой прибыли (после уплаты налога на прибыль)
Если решение о выплате принято собранием учредителей/участников и средства направлены из нетто-прибыли:
- НДФЛ: Не удерживается (п․ 17 ст․ 217 НК РФ — материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, выплаченная за счет прибыли после налогообложения)․
- Страховые взносы: Не подлежат уплате (п․ 1 ч․ 1 ст․ 422 НК РФ), так как выплата не имеет отношения к трудовым отношениям и не входит в базу взносов․
Критически важно: Чтобы применить режим «за счет прибыли», необходимо зафиксировать решение общих собрания участников/акционеров до выплаты денег․ Выплата просто «из кассы» или с расчетного счета без протокола собрания автоматически делает ее выплатой за счет ФОТ с всеми налогами․
В․ Лимиты и суммы
Закон не устанавливает фиксированных сумм выплат (кроме отдельных отраслей/бюджетной сферы)․ Размер определяется:
- Коллективным договором (фиксированная сумма или % от тарифной ставки/ЕРО);
- Положением о материальной помощи (например, 10 000 – 50 000 руб․ и выше);
- Решением учредителей (при выплате из прибыли)․
Отпуск по семейным обстоятельствам (ст․ 127 ТК РФ)
Параллельно с материальной помощью работник имеет право на неоплачиваемый отпуск до 5 календарных дней в связи со смертью близкого родственника․
- Предоставляется по письменному заявлению работника․
- Не требует согласования сроков с работодателем (даты устанавливаются работником)․
- Не включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска (если превышает 14 дней в году, но 5 дней в пределах нормы)․
- Оформляется приказом по форме Т-6 или Т-6а․
Особенности для бюджетных и бюджетно-финансовых организаций
В бюджетной сфере выплаты регламентируются:
- Приказами министерств/ведомств;
- Отраслевыми тарифными соглашениями;
- Локальными актами учреждения в рамках лимита ФОТ․
Часто устанавливаются единые тарифные ставки помощи (например, 15 000 руб․, 20 000 руб․)․ Источник — ФОТ, поэтому НДФЛ удерживается, взносы начисляються․
Типичные ошибки работодателей и риски проверок
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Выплата «из прибыли» без протокола собрания учредителей | Переквалификация в расходы по ФОТ → начисление НДФЛ + страховых взносов + штрафы/пени (проверка ФНС/СФР) |
| Отказ в выплате при наличии пункта в Коллективном договоре | Нарушение ТК РФ, возможен иск работника о взыскании помощи, компенсации за задержку (ст․ 236 ТК РФ) и морального вреда |
| Требование чеков на похороны как обязательного условия | Нарушение права на тайну личной жизни, незаконное ограничение права на получение гарантированной выплаты (если не в локальном акте) |
| Неудержание НДФЛ при выплате за счет ФОТ свыше 4000 руб․ (старая логика) | С 2021 года лимит 4000 руб․ на безналоговый минимум по матпомощи за счет ФОТ не действует․ НДФЛ удерживается со всей суммы․ |
Образец заявления (структура)
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне материальную помощь в связи со смертью близкого родственника — матери, Петровой Анны Сергеевны, года (свидетельство о смерти № 123456 от г․, выдано ЗАГС г․ Москвы)․
Родство подтверждается моим свидетельством о рождении (серия IV-АА № 987654)․
Прошу перечислить средства на банковскую карту:
Номер счета: 4081### 0000000
БИК 044525225, ПАО Сбербанк, г․ Москва
Приложения:
Копия свидетельства о смерти (оригинал предъявлен)․
Копия свидетельства о рождении (оригинал предъявлен)․
Копия паспорта РФ․
г․ _____________ /Петров П․П․/
Сроки выплаты
Закон не устанавливает жестких сроков выплаты материальной помощи (в отличие от зарплаты — не реже 2 раз в месяц по ст․ 136 ТК РФ)․ Сроки фиксируются в локальном акте организации (например, «в течение 3 рабочих дней после предоставления документов» или «в день очередной выплаты заработной платы»)․ Задержка выплаты, гарантированной коллективным договором, влечет ответственность по ст․ 236 ТК РФ (проценты за каждый день задержки)․
Резюме для работника и бухгалтера - Проверьте Коллективный договор и Положение о матпомощи — есть ли выплата, какая сумма, какой источник финансирования․
- Соберите документы: Свидетельство о смерти + доказательство родства + паспорт + реквизиты карты․
- Напишите заявление и сдайте в кадры/бухгалтерию под роспись․
- Уточните у бухгалтера: с какого счета пойдут деньги (ФОТ или прибыль)? От этого зависит, получите ли вы сумму «на руки» полностью (прибыль) или минус 13% НДФЛ (ФОТ)․
- Не забывайте про неоплачиваемый отпуск (5 дней) — оформите отдельным заявлением, если нужно время на организацию похорон․
Статья подготовлена на основании действующего на г․ законодательства РФ (ТК РФ, НК РФ, ФЗ-8, судебной практики) и типовых практик оформления в организациях․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу․