Материальная помощь, выплачиваемая работодателем в связи со смертью сотрудника, относится к социальным выплатам, не связанным с выполнением трудовых функций. Её оформление регулируется внутренними локальными нормативными актами организации, а также положениями Трудового кодекса РФ и Налогового кодекса РФ. Ниже рассмотрены порядок начисления, бухгалтерские проводки, налоговые последствия и примеры оформления документов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 164 – право работодателя оказывать материальную помощь по социальным основаниям.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 217 – перечень доходов, не облагаемых НДФЛ (в т.ч. материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, если она не превышает установленный лимит).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» – порядок отражения социальных выплат в бухгалтерском учёте.
- Локальный нормативный акт организации (Положение о материальной помощи) – определяет размеры, условия и порядок выплаты.
Виды материальной помощи при смерти работника
- Единовременная выплата в связи со смертью сотрудника (обычно выплачивается членам семьи).
- Компенсация расходов на похороны (может выплачиваться непосредственно на организацию ритуальных услуг).
- Дополнительная поддержка (например, оплата проезда, проживания близких родственников).
Выбор вида и размера помощи определяется внутренним положением организации. Важно, чтобы выплата носила добровольный, а не обязательный характер, иначе она может быть признана частью оплаты труда и подлежать налогообложению.
Бухгалтерские проводки
В зависимости от того, относится ли материальная помощь к системе оплаты труда или учитывается в составе прочих расходов, используются разные счета.
Материальная помощь, не включённая в систему оплаты труда (прочие расходы)
В этом случае выплата отражается на счете 91.02 «Прочие расходы».
- Начисление помощи:
Дт 91.02 – Кт 73 (или Кт 76, если выплата получателю не является сотрудником организации)
- Выдача денежных средств:
Дт 73 (или 76) – Кт 50/51
Материальная помощь, включённая в систему оплаты труда
Если организация решила включить такую выплату в состав оплаты труда (например, как часть социального пакета), используется счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
- Начисление помощи:
Дт 20 (или 26, 44) – Кт 70
- Выдача:
Дт 70 – Кт 50/51
Выплата в пользу третьих лиц (например, ритуальное агентство)
Если средства перечисляются непосредственно организации, оказывающей ритуальные услуги, кредитовый счёт – 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
- Начисление:
Дт 91.02 – Кт 76
- Оплата:
Дт 76 – Кт 50/51
Налогообложение материальной помощи
Согласно ст. 217 НК РФ, материальная помощь, связанная со смертью близкого родственника сотрудника, не облагается НДФЛ, если её размер не превышает установленный лимит (на 2026 год – 50 000 руб.). Суммы, превышающие лимит, подлежат обложению НДФЛ по стандартным ставкам.
Страховые взносы (в ПФР, ФСС, ФОМС) не начисляются на материальную помощь, не связанную с оплатой труда, если она выплачивается в соответствии с внутренним положением и не превышает лимита, установленного для НДФЛ.
Оформление документации
Для правомерного начисления и выплаты материальной помощи необходимо оформить следующие документы:
- Заявление сотрудника (или его представителя) – с указанием основания выплаты, размера и реквизитов получателя.
- Приказ о выплате материальной помощи – утверждает факт начисления, указывает счёт бухгалтерского учёта и ответственное лицо.
- Расчётный лист или платёжное поручение – подтверждает фактическую перечисление средств.
- Акт о выполнении работ (при оплате ритуальных услуг) – если средства направляются третьей организации.
Все документы хранятся в личном деле сотрудника (или в деле получателя помощи) в течение срока, установленного внутренними нормативными актами (не менее 5 лет).
Пример проводок в программе 1С:Бухгалтерия 8.3
В 1С проводки формируются автоматически при использовании документа «Отражение зарплаты в бухучете» с видом операции «Материальная помощь».
- Если помощь относится к прочим расходам:
- Дт 91.02 Кт 73 (начисление)
- Дт 73 Кт 51 (выплата)
- Если помощь включается в оплату труда:
- Дт 20 Кт 70 (начисление)
- Дт 70 Кт 51 (выплата)
Аналитика по субсчётам (например, Кт 73.01 «Материальная помощь при смерти») настраивается в учётной политике организации.
Выплата материальной помощи в связи со смертью работника – это социально значимая мера поддержки, требующая внимательного подхода к оформлению и учёту. Правильное определение вида помощи (в системе оплаты труда или в прочих расходах) позволяет корректно отразить проводки, минимизировать налоговые риски и соблюсти требования законодательства. При наличии локального положения, утверждённого приказом руководителя, и правильно оформленных документов бухгалтер сможет без ошибок провести все необходимые операции в учёте и обеспечить прозрачность финансовых операций организации.