Утверждение и доведение до сведения сотрудников графика отпусков, обязательная ежегодная процедура для любого работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Несоблюдение сроков или процедуры ознакомления влечет за собой административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) и риски признания отпуска предоставленным с нарушением порядка.

Ниже представлен подробный разбор требований к документу, актуальный образец на 2025 год и ответы на частые вопросы практики.

Правовая база и сроки составления

• Статья 123 ТК РФ: График отпусков утверждается работодателем с учетом профсоюза (при его наличии) не позднее чем за две недели до начала календарного года (то есть до 17 декабря 2024 года для графика на 2025 год).
• Ознакомление под роспись: Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с утвержденным графиком под личную подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
• Форма: Единой утвержденной государством формы (как раньше Форма Т-7) не существует. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте (Положении об отпусках или Политике по кадрамому делопроизводству).

Структура листа ознакомления: обязательные реквизиты

Хотя строгой формы нет, документ должен содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и трудовой практикой:

1. Шапка организации: Полное наименование (ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.), ОГРН/ОГРНИП, ИНН/КПП.
2. Наименование документа: «Лист ознакомления с графиком отпусков на 2025 год».
3. Ссылка на приказ об утверждении: Номер и дата приказа (распоряжения) директора об утверждении графика (например: «Утв. приказом № 125-ОД от »).
4. Табличная часть: Сведения о каждом сотруднике (см. образец ниже).
5. Подпись работодателя (уполномоченного лица): Директора или лица, уполномоченного приказом (HR-директора, начальника кадровика).
6. Дата составления листа ознакомления.

Образец заполнения листа ознакомления на 2025 год

Примечание: Данные в таблице являются вымышленными. Любые совпадения с реальными ФИО, телефонами или адресами случайны. Персональные данные сотрудников в реальном документе заполняются на основании трудовых договоров и анкет.

№ п/п	Табельный номер	ФИО сотрудника	Должность / Структурное подразделение	Период отпуска (даты)	Кол-во календарных дней	Вид отпуска1	Дата ознакомления	Подпись сотрудника
1	001	Иванов Иван Иванович	Главный бухгалтер / Бухгалтерия	–	28	Ежегодный основной	____________ /Иванов И.И./
2	002	Петрова Мария Сергеевна	Менеджер по продажам / Отдел продаж	–	21	Ежегодный основной	____________ /Петрова М.С./
3	003	Сидоров Алексей Владимирович	Системный администратор / IT-отдел	– (1 часть) – (2 часть)	14 + 14	Ежегодный основной (разделен по соглашению сторон)	____________ /Сидоров А.В./
4	004	Смирнова Елена Павловна	HR-менеджер / Кадровая служба	–	28	Ежегодный основной	____________ /Смирнова Е.П./

¹ Вид отпуска: ежегодный основной, дополнительный (за вредность, нестандартный график, стаж и т.д.), учебный, без сохранения зарплаты.

Нижняя часть документа (после таблицы):

Составил(а): ____________ /ФИО кадровика/ Дата: «___» _____________ 2024 г.
Проверил(а): ____________ /ФИО руководителя/ Подпись: ________________

М.П. (Место печати, если организация использует печать)

Процедура ознакомления: пошаговая инструкция

1. Подготовка проекта графика: Кадровик собирает заявления от сотрудников (желательно до 1 октября предшествующего года), согласовывает с руководителями отделов и профсоюзом.
2. Издание приказа об утверждении: Директор подписывает приказ (формулировка: «Утвердить график отпусков на 2025 год согласно приложению»).
3. Печать листа ознакомления: На основании приказа заполняется лист ознакомления (образец выше).
4. Ознакомление сотрудников: Кадровик вызывает каждого сотрудника, дает прочитать график, сотрудник ставит дату (число, месяц, год) и личную подпись в соответствующих колонках.
5. Контроль сроков: Все подписи должны быть получены до 1 января 2025 года (в идеале, в декабре 2024 года).

Что делать, если сотрудник отказался подписаться?

Отказ сотрудника от ознакомления или подписи не освобождает работодателя от обязанности предоставить отпуск по графику (Письмо Роструда от № 3042-6-1).

Алгоритм действий:

• В графе «Подпись сотрудника» ставится прочерк или пишется «Отказался(ась)».
• Составляется Акт об отказе от ознакомления (в свободной форме) в присутствии не менее двух свидетелей (коллег, членов профкома).
• В акте указываются: дата, время, место, ФИО сотрудника, ФИО свидетелей, суть отказа.
• Акт подписывается кадровиком, руководителем и свидетелями. Один экземпляр остается в деле сотрудника (личное дело), второй — при приказе об утверждении графика.

Особенности 2025 года: праздничные дни и переносы

При составлении графика на 2025 год необходимо учитыкать календарь производственного календаря (утв. Постановлением Правительства РФ):

• Новогодние каникулы: 01–08 января 2025 г. (выходные). Если отпуск приходится на этот период, он продлевается на соответствующее число выходных дней (ст. 120 ТК РФ), но оплачиваются только дни отпуска.
• Майские праздники: 01–04 мая, 08–11 мая (с переносами).
• День России: 12 июня (четверг) — возможно объединение с выходными.
• День народного единства: 04 ноября (вторник).

Важно: В графике указываются календарные даты начала и окончания отпуска включая выходные и праздничные дни, попадающие в период отдыха.

Хранение документа

• Срок хранения: 50 лет (документы, относящиеся к учету рабочего времени и оплате труда), согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Росархивом;
• Место хранения: В деле «Графики отпусков» или при соответствующем приказе об утверждении графика. Лист ознакомления является неотъемлемым приложением к приказу.

Типичные ошибки, которые выявляют инспекторы ГИТ

1. Отсутствие листа ознакомления (есть только приказ с графиком, но нет подписей сотрудников).
2. Ознакомление после 1 января года, на который составлен график.
3. Подпись за сотрудника кадровиком или руководителем (подделка подписи, грубое нарушение, основание для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. для юрлиц).
4. Несоответствие графика в приказе и в листе ознакомления (разные даты, пропущенные сотрудники).
5. Игнорирование мнения профсоюза (если он есть) при составлении проекта.

Электронный документооборот (ЭДО) и дистанционные сотрудники

С 2022 года (ФЗ-377) допускается ознакомление с локальными нормативными актами и графиками отпусков в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) сотрудника или через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.), если это предусмотрено локальным актом организации.

Для дистанционников (ст. 312.1–312.5 ТК РФ) процедура идентична: ознакомление происходит через ЭДО или путем направления скана графика на почту сотрудника с требованием вернуть подписанный скан (если разрешено внутренними правилами).

Лист ознакомления с графиком отпусков на 2025 год — это не просто формальность, а документ, защищающий интересы и работодателя (доказывает исполнение ст. 123 ТК РФ), и сотрудника (гарантирует знание дат отдыха). Используйте приведенный выше образец как основу, адаптируйте колонки под специфику своей организации (добавьте столбцы «Замещающее лицо», «Примечание» при необходимости) и строго соблюдайте сроки доведения до сведения — не позднее 17 декабря 2024 года.

---

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов рекомендуется обращаться к действующему Трудовому кодексу РФ, Постановлениям Пленума ВС РФ и актуальной судебной практике, а также учитывать локальные нормативные акты вашей организации.