Личное дело работника – это совокупность документов, отражающих трудовую и личную информацию о сотруднике. Оно ведётся в соответствии с внутренними нормативными актами организации и, в некоторых случаях, с требованиями законодательства. При увольнении сотрудника личное дело формируется в окончательном виде, после чего передаётся в архив организации для дальнейшего хранения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 80‑84).
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ч. 3 ст. 42).
• Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» (ст. 30).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил ведения личных дел работников».
• Внутренние положения организации о кадровом учёте (если они существуют);

Что включается в личное дело при увольнении

В личное дело вносятся документы, расположенные в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Ниже представлен типовой перечень, который можно адаптировать под специфику вашей организации.

1. Внутренняя опись документов дела – список всех листов с указанием их номера, названия и даты.
2. Первый раздел – общие документы
   • Личный листок по учёту кадров (форма Т‑2 или аналогичная).
   • Анкета с фотографией (заполняется при приёме).
   • Автобиография.
   • Характеристики и рекомендательные письма (если имеются).
3. Второй раздел – документы о прохождении конкурса (если приём на работу сопровождался конкурсным отбором):
   • Извещение о конкурсе.
   • Протоколы конкурсных комиссий.
   • Решение о принятии на работу.
4. Третий раздел – документы о трудовой деятельности работника в компании
   • Заявление о приёме на работу;
   • Трудовой договор (экземпляр работодателя).
   • Дополнительные соглашения к трудовому договору.
   • Договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц).
   • Копия приказа о приёме на работу.
   • Копии приказов о переводах, временном замещении иных должностей.
   • Материалы аттестации (если проводилась).
   • Документы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
   • Заявление об увольнении (или копия приказа об увольнении).
   • Расчётный лист и справка о среднем заработке.
   • Справка о периодах работы (форма Т‑45 или аналогичная).
   • Копия трудовой книжки (в случае её ведения работодателем).

Порядок оформления личного дела при увольнении

1. Получение заявления об увольнении от сотрудника (или инициатива работодателя).
2. Подготовка приказа об увольнении в соответствии с ТК РФ (ст. 80‑81).
3. Оформление расчёта: выплата заработной платы, компенсации за отпуск, выходное пособие и др.
4. Сбор документов из личного дела сотрудника (см. перечень выше).
5. Нумерация листов и заполнение внутренней описи.
6. Подшивка дела в хронологическом порядке.
7. Подписание описи ответственным кадровым работником и руководителем подразделения.
8. Передача дела в архив организации на срок, установленный внутренними нормативными актами (обычно 50 лет после увольнения).

Образец внутренней описи личного дела при увольнении

Ниже представлен примерный шаблон описи. Все персональные данные заменены условными обозначениями.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДЕЛА
Сотрудник: [ФИО] masked
Должность: [Наименование должности]
Табельный номер: [Табельный №]
Дата приёма: [ДД.ММ.ГГГГ]
Дата увольнения: [ДД;ММ.ГГГГ]


№ | Наименование документа | Кол-во листов | Дата документа | Примечание
---|--------------------------------------------------------|---------------|----------------|-----------
1 | Личный листок по учёту кадров (форма Т‑2) | 1 | |
2 | Анкета с фотографией | 1 | |
3 | Автобиография | 2 | |
4 | Заявление о приёме на работу | 1 | |
5 | Трудовой договор (экз. работодателя) | 3 | |
6 | Копия приказа о приёме на работу № 123 | 1 | |
7 | Копия приказа о переводе на другую работу № 45 | 1 | |
8 | Характеристика от непосредственного руководителя | 1 | |
9 | Заявление об увольнении | 1 | |
10 | Копия приказа об увольнении № 2026‑08‑20 | 1 | |
11 | Расчётный лист (выплата за август 2026) | 1 | |
12 | Справка о среднем заработке | 1 | |
13 | Справка о периодах работы (форма Т‑45) | 1 | |
14 | Копия трудовой книжки (страницы 1‑5) | 5 | |
15 | Дополнительное соглашение к трудовому договору № 2 | 2 | |
...| | | |

Хранение и архивирование личного дела

• Срок хранения личного дела определяется внутренними нормативными актами организации. Для большинства коммерческих организаций рекомендуемый срок – 50 лет с даты увольнения.
• Дело хранится в условиях, исключающих повреждение (сухое, прохладное помещение, защищённое от прямого солнечного света).
• При передаче в архив оформляется акт приёма‑передачи, в котором указываются количество листов, состояние дела и подписи сторон.
• При необходимости выдачи копий документов из личного дела оформляется запрос и выдаётся заверенная копия.

Оформление личного дела при увольнении сотрудника – важный этап кадрового учёта, который позволяет сохранить полную информацию о трудовой деятельности работника и обеспечить соблюдение законодательных требований. Используя представленный выше образец и следуя описанному порядку, кадровая служба сможет быстро и корректно сформировать личное дело, подготовить его к архивному хранению и избежать возможных споров при последующих запросах со стороны бывшего сотрудника или контролирующих органов.

Помните, что все персональные данные (ФИО, паспортные данные, адреса, номера телефонов и т.д.) должны быть обезличены или заменены условными обозначениями при любом внешнем распространении документа.