Личная карточка работника (форма Т‑2) – один из обязательных кадровых документов, в котором фиксируются все существенные изменения в трудовой деятельности сотрудника. При увольнении в ней делается запись о основании прекращения трудового договора. Ниже подробно рассмотрено, какие сведения необходимо вносить, как оформлять запись и какие нюансы следует учитывать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 77, 78, 84.1;
• ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ч. 7 ст. 9) – порядок исправления первичных документов;
• ФСБУ 27/2021 «Бухгалтерский учёт. Первичные учётные документы» (п. 1, 19, 21);
• Постановление Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении форм первичных учётных документов по учёту кадров» (форма Т‑2).

Основные элементы записи в личной карточке при увольнении

1. Дата увольнения – день, когда трудовой договор считается расторгнутым (обычно последний рабочий день).
2. Основание прекращения трудового договора – указывается статья ТК РФ и, при необходимости, её пункт/часть. Например:
   • «по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
   • «по инициативе работодателя, п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»;
   • «по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
   • «в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ»;
   • «в связи с выходом на пенсию, п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» и т.д.
3. Номер и дата приказа об увольнении – например, «Приказ № 123 от ».
4. Формулировка записи – обычно приводится в следующем виде:

   Трудовой договор прекращён (уволен) по соглашению сторон,
   пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
   Приказ № 123 от .
    

5. Подпись ответственного лица – обычно руководитель отдела кадров или уполномоченное лицо ставит свою подпись, расшифровку (должность, Ф.И.О.) и дату внесения записи.
6. Отметка о выдаче трудовой книжки – в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в карточке делается пометка о том, что трудовая книжка выдана работнику в день увольнения (или направлено уведомление о её выдаче).

Особенности оформления при разных основаниях увольнения

Увольнение по соглашению сторон

Основание – п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В карточке пишут:

Трудовой договор прекращён (уволен) по соглашению сторон,
пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ № [номер] от [дата].

Увольнение по инициативе работодателя

Основание – п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (например, сокращение штата, несоответствие занимаемой должности и т.п.). Запись:

Трудовой договор прекращён (уволен) по инициативе работодателя,
пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ № [номер] от [дата].

Увольнение по собственному желанию

Основание – п; 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Запись:

Трудовой договор прекращён (уволен) по собственному желанию работника,
пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ № [номер] от [дата].

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Основание – п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ. Запись:

Трудовой договор прекращён (уволен) в связи с истечением срока
трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 79 Трудового кодекса
Российской Федерации. Приказ № [номер] от [дата].

Порядок внесения записи и исправлений

1. После издания приказа об увольнении кадровый специалист заполняет строку «Основание прекращения трудового договора» в личной карточке.
2. Запись делается черным или синим шрифтом, без сокращений, которые могут привести к двусмысленности.
3. Если требуется исправить уже внесённую запись (например, ошибка в номере приказа), следует следовать правилам исправления первичных документов:
   • Ошибочную запись зачеркнуть одной чёткой линией;
   • Сверху написать правильные данные;
   • Сделать пометку «исправлено», указать должность, Ф.И.О. ответственного лица, дату исправления и поставить подпись;
   • Все исправления должны быть заверены подписью и датой.
4. После внесения записи в личную карточку аналогичную запись делают в трудовой книжке, лицевом счёте (форма Т‑54) и при необходимости в расчётном листке (форма Т‑61).

Что следует избегать при заполнении

• Не указывать личные данные сотрудника, кроме тех, которые уже содержатся в карточке (Ф.И.О., дата рождения, табельный номер).
• Не использовать аббревиатуры без расшифровки (например, «ТК» вместо «Трудового кодекса»), если это может вызвать недопонимание.
• Не оставлять пустых строк в разделе «Основание прекращения трудового договора» – запись должна быть заполнена полностью.
• Не вносить записи, противоречащие приказу об увольнении (например, указывать иную статью ТК РФ, чем в приказе).

Пример заполненного фрагмента личной карточки (форма Т‑2)

Запись в личной карточке при увольнении – это не просто формальность, а важный элемент кадрового учёта, который подтверждает законность расторжения трудового договора и служит основанием для последующих выплат, выдачи документов и ведения трудовой стажи. Соблюдение требований ТК РФ, ФЗ № 402‑ФЗ и инструкций по заполнению формы Т‑2 обеспечивает корректность документации и минимизирует риски споров с работниками или контролирующими органами.