В современных организациях часто возникает необходимость предоставить сотруднику или третьей стороне копию трудового‚ кадрового или иного внутреннего документа. Чтобы такая копия имела юридическую силу‚ её необходимо правильно заверить. В данной статье рассмотрены актуальные требования к оформлению отметки «Верно» (или «Копия верна»)‚ приведены примеры оформления и даны практические рекомендации для работников отдела кадров.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 62 – право работника получить копию документов‚ связанных с его трудовой деятельностью.
• ГОСТ 7.0.97‑2025 «Система стандартов по информационному обеспечению. Документооборот. Общие требования к оформлению копий и выписок» – регламентирует порядок заверения копий‚ включая обязательные реквизиты отметки о заверении.
• Внутренние локальные акты организации (положение о делопроизводстве‚ инструкция по работе с кадровыми документами) могут уточнять детали‚ но не противоречить вышеуказанным нормативам.

Какие документы подлежат заверению?

Заверять необходимо любую копию‚ которая относится к организационной или кадровой деятельности компании‚ например:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
• Справки о заработке‚ стаже‚ занятости;
• Выписки из личного дела сотрудника;
• Учредительные документы‚ если они используются в кадровом процессе.

Важно: копия должна быть полной и точной воспроизведением подлинника‚ без помарок‚ исправлений и технических дефектов.

Как правильно оформить отметку о заверении копии

Согласно пункту 5.26 ГОСТ 7.0.97‑2025 на копии документа необходимо разместить следующие реквизиты:

1. Слово «Верно» (или «Копия верна» – оба варианта юридически эквивалентны‚ однако стандарт рекомендует использовать первое).
2. Наименование должности лица‚ заверяющего копию (например‚ «руководитель отдела кадров»).
3. Собственноручная подпись уполномоченного лица.
4. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
5. Дата заверения (день‚ месяц‚ год).

Если копия предназначена для предоставления в другую организацию‚ дополнительно указывается место хранения оригинала:

«Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Пример» в деле № 123 за 2024 год».

После заполнения реквизитов ставится печать организации. Печать не должна затрагивать подпись и расшифровку подписи ответственного лица.

Кто может заверять копии?

Право заверять копии документов принадлежит руководителю организации. Генеральный директор может delegировать это право другим сотрудникам (руководителям отделов‚ специалистам отдела кадров и т.п.) посредством:

• Приказа по основной деятельности;
• Доверенности‚ оформленной в соответствии с внутренними регламентами.

Важно‚ чтобы доверенность или приказ четко указывали перечень действий‚ которыми уполномоченное лицо может пользоваться (в данном случае – заверение копий документов).

Пример оформления отметки «Верно»

Верно
руководитель отдела кадров
И.И. Иванов

При необходимости указания места хранения оригинала:

Верно
руководитель отдела кадров
И.И. Иванов
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Пример» в деле № 45 за 2025 год.

После текста ставится печать организации‚ не захватывающая подпись.

Особенности заверения электронных документов

С введением электронного документооборота актуально заверять электронные копии. Для этого применяются:

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица;
• ВремяStamp (метка времени) для подтверждения даты заверения;
• Реквизиты‚ аналогичные бумажному варианту (должность‚ ФИО‚ дата)‚ размещаемые в электронном виде (например‚ в поле комментария или в отдельном блоке подписи).

Электронная копия‚ заверенная КЭП‚ имеет такую же юридическую силу‚ как и бумажная‚ заверенная печатью и подписью.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать штамп «Копия верна» вместо ручной записи?

Да‚ если в макете штампа присутствуют все обязательные реквизиты (должность‚ подпись‚ расшифровка‚ дата) и у сотрудника есть право заверять копии (приказ или доверенность).

Нужно ли заверять копию‚ если она остаётся внутри организации?

Если копия используется только для внутренних нужд и не предъявляется третьим лицам‚ заверение не обязательно‚ однако многие организации требуют его для обеспечения документооборота и контроля подлинности.

Что делать‚ если в оригинале есть помарки или исправления?

Такие документы не могут быть основой для заверенной копии. Необходимо сначала исправить оригинал (выдать новый документ) либо сделать копию с указанием‚ что она сделана с учётом исправлений‚ но такая копия не будет иметь полной юридической силы.

Правильное оформление отметки «Верно» (или «Копия верна») – важный элемент кадрового делопроизводства‚ обеспечивающий юридическую значимость предоставляемых документов. Соблюдение требований ГОСТ 7.0.97‑2025‚ ст. 62 ТК РФ и внутренних нормативных актов позволяет избежать споров и гарантирует‚ что копия будет принята в любых инстанциях. Рекомендуется регулярно обучать сотрудников отдела кадров актуальным правилам заверения и вести журнал выдачи заверенных копий для контроля и аудита.