Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Компенсация затрат на горюче‑смазочные материалы (ГСМ) – один из самых распространённых видов возмещения расходов сотрудников, использующих личный транспорт в служебных целях. Чтобы получить выплату, необходимо оформить специальный бланк компенсации ГСМ (служебную записку, заявление или приказ) и приложить подтверждающие документы (чеки, счета‑фактуры, квитанции). В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, порядок оформления и типичные ошибки.

Нормативная база

Правила возмещения расходов на приобретение ГСМ (п. п. 2, 5 Правил);
Постановление Правительства РФ № 2121 от «О порядке компенсации расходов на проезд участников СВО и сопровождающих лиц»;
Трудовой кодекс РФ (ст. 164 – право на возмещение расходов, связанных с выполнением трудовых функций);
Внутренние локальные акты организации (положение о компенсации расходов, инструкция по бухгалтерскому учёту).

Согласно этим документам, компенсация производится по фактическим затратам, подтверждённым первичными бухгалтерскими документами.

Кто может претендовать на компенсацию ГСМ

Сотрудники, использующие своё личное транспортное средство для выполнения служебных заданий;
Водители служебного автотранспорта, если заправка осуществляется за счёт собственных средств;
Участники специальной военной операции (СВО) и сопровождающие лица при проезде к месту медицинской реабилитации и обратно;
Иные категории работников, предусмотренные локальными нормативными актами предприятия.

Необходимые документы для компенсации

Заявление (служебная записка) на компенсацию ГСМ – основной бланк, в котором указываются:
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение;
- Период, за который требуется компенсация;
- Цель поездки (служебное задание, номер и дата распоряжения);
- Марка, модель и государственный номер транспортного средства;
- Расчёт суммы (количество litres × цена за литр) или общая сумма затрат;
- Подпись сотрудника и дата.
Копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала при необходимости);
Первичные документы о расходах на ГСМ:
- Кассовые чеки, счета‑фактуры, квитанции АЗС;
- Топливные карты с выпиской операций;
- Электронные чеки (QR‑коды, PDF‑чеки) при безналичной оплате;
Приказ о компенсации ГСМ (если выплата оформляется через распорядительный документ).

Как правильно заполнить бланк компенсации ГСМ

Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения служебной записки (заявления).

Шапка документа: указывается название организации, её реквизиты (ИНН, КПП, адрес) и заголовок «Служебная записка на компенсацию ГСМ».
Информация о сотруднике: ФИО, должность, структурное подразделение, контактный телефон (служебный).
Основание выплаты: ссылка на внутреннее положение о компенсации расходов или на приказ руководителя о поручении выполнить служебное задание.
Описание поездки:
- Дата и время выезда/возврата;
- Маршрут (откуда – куда);
- Цель поездки (например, «доставка документации в филиал г. Казань»);
- Пробег (км) и расчётный расход топлива (л/100 км).
Расчёт суммы компенсации:
- Указать фактическое количество израсходованного топлива (л) согласно чекам;
- Указать среднюю цену за литр (руб.) – можно взять среднюю по чекам или утверждённую организацией;
- Получить сумму: Сумма = количество litres × цена за литр.
Приложения: перечислить все прилагаемые документы (чеки, копия СТС и т.д.).
Подписи: сотрудник ставит свою подпись и дату; затем документ передаётся на согласование руководителю и бухгалтеру.

Образцы бланков

Ниже приведены типовые формы, которые можно скачать и адаптировать под свои нужды.

Служебная записка на компенсацию ГСМ

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
На компенсацию затрат на горюче‑смазочные материалы (ГСМ)

Кому: Начальнику отдела кадров ООО «Пример»
От: Иванов Иван Иванович, водитель, отдел логистики
№: 2026/09/10-01

Прошу компенсировать расходы на ГСМ, связанные с выполнением служебного задания № 45 от (доставка грузов в филиал г. Воронеж).

Сведения о транспортном средстве:
Марка/модель: Toyota Corolla
Гос. номер: А123БС77
Пробег за период: 320 км
Средний расход: 8 л/100 км
Израсходовано топлива: 25,6 л
Средняя цена за литр (по чекам): 58,20 руб.
Сумма к компенсации: 25,6 л × 58,20 руб. = 1 490, руб.

Приложения:
Копия СТС на автомобиль (№ 77АБ 123456);
Кассовые чеки АЗС за период – (всего 4 шт.);
Маршрутный лист служебного задания № 45.

Подпись: _________________ /Иванов И.И./

Приказ на компенсацию ГСМ

ПРИКАЗ
№ 2026‑09‑10‑07
г. Москва «10» сентября 2026 г.
О компенсации расходов на горюче‑смазочные материалы (ГСМ)

В соответствии с Положением о компенсации расходов на использование личного транспорта в служебных целях (утв. приказом № 2025‑12‑01) и служебной запиской от № 2026/09/10-01:

Назначить выплату компенсации Иванову Ивану Ивановичу, водителю отдела логистики, в размере 1 490,00 (одна тысяча четыреста девяносто) рублей 00 копеек за израсходованное топливо при выполнении служебного задания № 45 от .

Бухгалтерии произвести выплату указанной суммы не позднее на основании представленных первичных документов (чеки, копия СТС).

Настоящий приказ вступает в силу с дня его подписания.

Генеральный директор: _________________ /Петров П.П./
Главный бухгалтер: _________________ /Сидорова С.С./

Типичные ошибки при оформлении компенсации ГСМ

Отсутствие оригинальных чеков или их некачественные копии (нечитаемые суммы, даты);
Несоответствие указанного пробега в записке фактическому пробегу, подтверждённому данными ГЛОНАСС/GPS (если такие данные фиксируются);
Использование средней цены за литр, не подтверждённой документами (например, взятая из интернета без привязки к конкретным заправкам);
Не указание цели поездки или ссылки на служебное задание;
Пропуск приложения копии СТС при первом запросе компенсации;
Оформление заявления после истечения срока давности (обычно 3 месяца с даты расходов).

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется вести журнал учёта ГСМ, где фиксируются дата, объём заправки, цена за литр и номер чека. При подаче документов достаточно выгрузить нужные записи из журнала.