Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации: ․

Нормативная база

Компенсация за использование личного транспорта в служебных командировках регулируется следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс РФ (ст․ 168 – оплата командировочных расходов);
Налоговый кодекс РФ (ст․ 217, п․ 2 – не облагаемые НДФЛ выплаты);
Постановление Правительства РФ от  № 1155 «Об утверждении Порядка компенсации расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных поездках»;
Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о командировках, инструкция по учету расходов)․

Кто имеет право на компенсацию

Компенсация полагается сотруднику, который:

является работником организации по трудовому договору;
на основании служебного задания выполняет командировку;
использует собственный автомобиль (или иное транспортное средство) для выполнения служебных обязанностей;
предоставляет документы, подтверждающие факт поездки и связанные с ней расходы (маршрутный лист, журнал учета пробега, чеки на топливо, платные дороги и т․д․)․

Способы расчёта компенсации

Существует два основных подхода, которые организации могут закрепить в локальных актах:

Платёж за kilometраж (пробег)

Оплата производится за каждый пройденный километр по утверждённому тарифу․ Тариф может включать:

амортизацию транспортного средства;
расходы на топливо;
износ шин, техническое обслуживание;
страхование (ОСАГО, КАСКО) – при условии, что оно не оплачивается работодателем отдельно․

Пример расчёта:

Тариф: 12 руб․/км
Пробег за командировку: 350 км
Компенсация = 12 × 350 = 4 200 руб;

Возмещение фактических расходов

Сотрудник предоставляет оригиналы чеков и платежных документов на:

топливо (АИ‑92, АИ‑95, дизель);
платные дороги и мосты;
парковку;
техническое обслуживание, связанное непосредственно с поездкой (например, замена масла, если оно было выполнено перед выездом и подтверждено актом)․

К компенсации добавляются также суточные и другие командировочные выплаты, если они предусмотрены внутренним положением․

Документальное оформление

Для получения компенсации необходимо оформить следующий пакет документов:

Служебное задание (приказ или распоряжение о направлении в командировку)․
Маршрутный лист (или журнал учета пробега) с указанием:
- даты и времени выезда/возврата;
- маршрута (пункты отправления и назначения, промежуточные остановки);
- пробега (начальный и конечный одометр)․
Чеки и платежные документы на топливо, платные дороги, парковку․
Заявление на компенсацию (форма, утверждённая организацией)․
Расчётный лист (выдаётся бухгалтерией, показывает начисленную сумму и удержания, если таковые имеются)․

Все документы хранятся в личном деле сотрудника не менее пяти лет, как того требует трудововое законодательство․

Налоговые последствия

НДФЛ

Согласно пункту 2 статьи 217 НК РФ, компенсация расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных командировках, не облагается НДФЛ, если:

выплата производится в соответствии с утверждённым тарифом за километраж или фактическими подтверждёнными расходами;
документы подтверждают служебный характер поездки;
выплата не превышает установленные нормы (например, не превышает среднерыночную стоимость топлива и амортизации)․

Страховые взносы

Компенсация, не облагаемая НДФЛ, также освобождается от начисления страховых взносов в ПФР, ФСС и ФОМС, при условии соблюдения вышеуказанных требований․

НДС

Если организация возмещает фактические расходы на топливо и другие услуги, она может принять к вычету НДС по этим документам, оформленным на имя организации (например, чеки АЗС с реквизитами компании)․ При возмещении пробега по фиксированному тарифу НДС не начисляется, так как выплата считается компенсацией расходов, а не оплатой услуг․

Пример внутреннего положения о компенсации

Ниже представлен типовый фрагмент положения, который можно адаптировать под нужды конкретной организации:

Работник, использующий собственный автомобиль для выполнения служебных командировок, имеет право на компенсацию расходов в размере:

12 руб․ за каждый километр пробега (тариф утверждён приказом № 45 от );

или полное возмещение документально подтверждённых расходов на топливо, платные дороги и парковку․

Для получения компенсации сотрудник предоставляет:

служебное задание;

маршрутный лист с отметкой одометра;

оригиналы чеков на топливо и платные услуги;

заявление на компенсацию․

Компенсация выплачивается вместе с заработной платой за месяц, в котором завершилась командировка, и не облагается НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий пункта 6․1․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли компенсировать расходы на мойку автомобиля?

Да, если мойка выполнена в связи с командировкой (например, перед выездом в грязные условия) и подтверждена чеком с указанием даты и места оказания услуги․

Что делать, если пробег превышает норму, установленную в тарифе?

Превышение нормы не лишает право на компенсацию; выплата производится за фактический пробег по утверждённому тарифу․ Если организация установила верхний предел возмещения, превышающая часть может быть не оплачена – это должно быть чётко прописано в локальном акте․

Нужно ли оформлять доверенность на управление автомобилем?

Доверенность не требуется, если сотрудник является собственником транспортного средства или имеет право управлять им на основании договора аренды/лизинга, оформленного на его имя․ В случае использования чужого автомобиля рекомендуется оформить доверенность или согласие владельца․

Как учесть компенсацию в бухгалтерском учёте?

Компенсация отражаеться на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (кредит) и одновременно дебетуется счёт 91․02 «Прочие доходы» (если выплата не облагается налогами) или счёт 91․01 «Прочие расходы» (если выплата облагается)․ При возмещении фактических расходов топлива и других услуг – счёт 10 «Материалы» (или 60 «Расчёты с поставщиками») с последующим закрытием через счёт 91․02․