Обязательные медицинские осмотры (медосмотры) являются важным инструментом обеспечения безопасности труда и сохранения здоровья работников. Однако на практике часто возникают вопросы: кто должен оплачивать осмотр? Что делать, если работник прошел его самостоятельно за свои деньги? Подлежит ли возмещение налогообложению и страховым взносам? В данной статье подробно разберем правовую базу, судебную практику и порядок оформления компенсации расходов на медосмотры в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Нормативная правовая база: обязанности работодателя

Ключевыми статьями ТК РФ, регулирующими данную сферу, являются:

• Статья 212 ТК РФ, общие обязанности работодателя по охране труда (в т.ч. организация медосмотров).
• Статья 213 ТК РФ, обязанности работодателя по обучению, проверке знаний и организации обязательных медицинских осмотров.
• Статья 214 ТК РФ — права и обязанности работников (в т.ч. обязанность проходить медосмотры).
• Статья 266 ТК РФ — особенности регулирования труда женщин (обязательные предварительные и периодические осмотры).
• Статья 265 ТК РФ, запрет работы лиц, не прошедших медосмотр (для работ до 18 лет и вредных/опасных условий).

Согласно ч. 1 ст. 213 ТК РФ, работодатель обязан организовывать и за свой счет проводить обязательные предварительные при приеме на работу и периодические медицинские осмотры работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также других категорий работников в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Категории работников, подлежащих обязательным осмотрам

Перечень работ, профессий и должностей, по которым обязательны предварительные и периодические медицинские осмотры, устанавливается:

1. Приказом Минтруда и Минздрава РФ (актуальный на данный момент — Приказ от № 29н/926н).
2. Федеральными законами (например, для водителей, работников пищевой промышленности, медицинских организаций, атомной отрасли и др.).

Основные виды осмотров:

• Предварительные — при приеме на работу (для допуска к выполнению трудовых функций);
• Периодические — регулярно в процессе трудовой деятельности (обычно раз в год или чаще).
• Внеочередные — по инициативе работника, работодателя или врача при ухудшении здоровья.
• Предсменные/послесменные — для водителей и операторов опасных производственных объектов.

Ситуация: работник оплатил медосмотр самостоятельно, подлежит ли возмещение?

Жизненная ситуация: работодатель не организовал осмотр вовремя, направление не выдал, или работник (например, при приеме на работу) прошел комиссию в частной клинике за свой счет, чтобы быстрее приступить к работе.

Позиция законодательства и высших судов однозначна: расходы подлежат возмещению.

В силу ст. 213 ТК РФ обязанность по организации и оплате обязательных медицинских осмотров лежит на работодателе. Если работник оплатил прохождение медицинского осмотра за счет собственных денежных средств, то в силу статьи 213 ТК РФ оплата работником стоимости прохождения медицинского осмотра подлежит компенсации (возмещению) со стороны работодателя.

Данная выплата по своей сути не является доходом или экономической выгодой работника — это возмещение расходов, которые по закону должен был нести работодатель.

Порядок оформления и выплаты компенсации

Шаг 1: Основание для выплаты

• Заявление работника о возмещении расходов.
• Копия направления на медосмотр (если было выдано) или служебная записка/пояснительная о причинах самостоятельного прохождения.
• Оригинальные документы, подтверждающие оплату: чек, квитанция, договор с медорганизацией, лицензия клиники на проведение медосмотров (важно: клиника должна иметь аккредитацию/лицензию на конкретные виды осмотров).

Шаг 2: Приказ о возмещении

Работодатель издает приказ (распоряжение) о возмещении расходов. В приказе указываются: ФИО работника, сумма, основание (заявление, чек), срок выплаты.

Шаг 3: Сроки выплаты

Возмещение производится в порядке, установленном для выплаты заработной платы (не реже двух раз в месяц), в ближайший заработный день после предоставления документов. Задержка выплаты влечет ответственность по ст. 236 ТК РФ (проценты за каждый день просрочки).

Шаг 4: Учет в бухгалтерии

Суммы возмещения учитываются в составе расходов на охрану труда (дебет счета 20, 26, 44 и т.д. — кредит счет 70).

Налогообложение и страховые взносы: важные нюансы

Это один из самых обсуждаемых аспектов. Позиция судов и контролирующих органов сложилась в пользу работодателя.

Страховые взносы

Компенсация стоимости медосмотра НЕ подлежит облажению страховыми взносами.

Обоснование: выплата не имеет признаков вознаграждения за труд (не зависит от трудового вклада, квалификации, результатов труда). Это возмещение расходов работодателя, понесенных работником от его имени.

Судебная практика: Девятый арбитражный апелляционный суд (постановление от ) подтвердил: компенсация за медосмотр не облагается страховыми взносами, так как не входит в базу исчисления по ст. 422 НК РФ.

НДФЛ (Налог на доходы физических лиц)

Компенсация НЕ подлежит удержанию НДФЛ.

Основание: п. 35 Указаний о порядке исчисления базы НДФЛ (утв. Приказом Минфина № 678) и п. 37 Указаний № 647 прямо исключают из доходов работника «компенсации работнику стоимости проведения обязательного медицинского осмотра, пройденного самостоятельно».

Важно: это относится только к обязательным осмотрам по перечню № 29н/926н или спецзаконам. Добровольные осмотры (ДМС, чек-ап по желанию) — доход, облагаемый НДФЛ и взносами.

Компенсация морального вреда

Если работодатель не организовал медосмотр вовремя, не выдал направление или задержал возмещение расходов, работник имеет право требовать компенсацию морального вреда.

Согласно Постановлению Пленума Верховного Суда РФ от № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ», ТК РФ не содержит ограничений для компенсации морального вреда при нарушении трудовых прав. Суд в силу ст. 21 и 237 ТК РФ вправе удовлетворить требование о компенсации морального вреда, причиненного неправомерными действиями или бездействием работодателя, в т.ч. при нарушении имущественных прав (невыплата компенсации за медосмотр).

Риски и ошибки работодателей (чек-лист)

Особенности для отдельных категорий

Водители транспортных средств

Предсменные и послесменные осмотры (по Приказу Минздрава от № 398н) организует и оплачивает работодатель. Если водитель прошел осмотр самостоятельно (например, в пути) — расходы возмещаются по общим правилам (ст. 213 ТК РФ).

Работники удаленно / на вахте

Работодатель обязан организовать осмотр по месту работы или по месту жительства работника (за свой счет). Если работник на вахте прошел осмотр в поликлинике по месту жительства за свой счет — подлежит возмещению.

Стажировка / стажировка без трудового договора

Если стажировка оформлена по трудовому договору (в т;ч. на время обучения) и работа относится к категориям с обязательным осмотром, работодатель оплачивает. Если стажировка по гражданско-правовому договору (ГПХ) — отношения не регулируются ТК РФ, оплата по договору сторон.

Резюме: алгоритм действий HR и бухгалтера

1. Выявить необходимость медосмотра по перечню № 29н/926н или спецзакону.
2. Организовать осмотр за счет компании (договор с лицензированной клиникой, выдача направлений).
3. Если работник уже прошел за свой счет (при приеме, в отрыве от графика):
   • Получить заявление + оригиналы чеков/договора + заключение врачкомиссии + копию лицензии клиники.
   • Проверить: осмотр обязательный? Клиника имеет право его проводить? Сумма рыночная?
   • Издать приказ о возмещении.
   • Выплатить в ближайший заработный день (к зарплате или авансу).
   • НЕ удерживать НДФЛ, НЕ начислять страховые взносы.
   • Отразить в расходах на охрану труда.
4. Вести учет сроков периодических осмотров, чтобы не допускать нарушений и штрафов.

Возмещение расходов на медицинский осмотр — это не льгота и не поощрение, а прямая обязанность работодателя, закрепленная в ст. 213 ТК РФ. Игнорирование этой обязанности ведет к финансовым рискам (штрафы ГИТ, проценты за задержку зарплаты по ст. 236 ТК РФ, взыскание морального вреда) и репутационным потерям.

Грамотное оформление документов (направление, чек, заключение, приказ) и правильный налоговый учет (исключение из баз НДФЛ и взносов) позволяют работодателю выполнить требования закона и избежать претензий контролирующих органов. Актуальная судебная практика (в т.ч. постановление 9-го ААС от 2025 г.) окончательно закрепила за работодателями право не облагать данные выплаты страховыми взносами.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу по трудовому праву.