В современных условиях многие организации предоставляют сотрудникам компенсацию за проезд в общественном транспорте (метро, автобус, трамвай, троллейбус). Такая выплата может осуществляться двумя способами:

• покупка и выдача проездных билетов (например, карты «Тройка»);
• возмещение фактически понесённых расходов работника на основании подтверждающих документов (чеки, билеты, выписки из банка).

Ниже рассматриваются нормативные акты, регламентирующие данную практику, порядок оформления компенсации, необходимые документы и особенности налогообложения.

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ – ст. 168 устанавливает обязанность работодателя возмещать транспортные расходы сотрудников, связанные с выполнением трудовых функций (в т.ч. проезд до места работы и обратно).
2. Налоговый кодекс РФ – ст. 255 и ст. 270 NК определяют, какие выплаты можно включать в состав расходов для налога на прибыль, а также порядок учёта НДС при компенсации проезда.
3. Письмо Минфина России от № 03‑07‑11/300 – разъясняет, что возмещение транспортных расходов исполнителя (в т.ч. при выполнении монтажных и пусконаладочных работ) относится к статье расходов «Транспортные услуги».
4. Письмо ФНС РФ от № ЕД‑4‑3/11246 – подтверждает, что при наличии положения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (ЛНА) о возмещении проезда городским транспортом в черте населённого пункта такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они подтверждены документально.
5. Закон города Москвы «О занятости населения в городе Москвы» и Постановление Правительства Москвы от № 47‑ПП – устанавливают порядок компенсации расходов на общественный транспорт для безработных и отдельных категорий граждан (например, доплата к пособию по безработице).
6. КонсультантПлюс – практические рекомендации по учёту возмещения проезда по карте «Тройка» и другим проездным документам (см. консультацию эксперта, 2026 г.).

Порядок оформления компенсации

Утверждение внутреннего положения

Прежде чем начинать выплаты, необходимо закрепить порядок компенсации в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о компенсации транспортных расходов или в коллективном договоре). В положении следует указать:

• кто имеет право на компенсацию (все сотрудники, отдельные категории, сотрудники в командировке и т.д.);
• виды транспорта, подлежащие компенсации (метро, автобус, трамвай, троллейбус, пригородные электрички и т.п.);
• способ компенсации (покупка проездных билетов/карт или возмещение фактических расходов);
• необходимые документы для подтверждения расходов (чеки, билеты, выписки из банка, электронные подтверждения оплаты);
• сроки подачи заявок и выплаты компенсации (например, ежемесячно до 5‑го числа следующего месяца);
• максимальный размер компенсации (если установлен лимит).

Сбор и проверка подтверждающих документов

Для возмещения фактически понесённых расходов работник предоставляет:

• кассовый чек или билет с указанием даты, маршрута и стоимости;
• выписку из банка/электронный чек при оплате бесконтактной картой (например, «Тройка» через мобильное приложение);
• при необходимости – служебную записку, подтверждающую, что поездка связана с исполнением трудовых обязанностей (например, дорога от дома до места работы и обратно).

Если организация выдаёт проездные билеты/карты, то достаточно акта приёма‑передачи и журнала учёта выданных проездных документов.

Оформление выплаты

В зависимости от выбранного способа компенсации формируются следующие документы:

• Заявление сотрудника на возмещение транспортных расходов (с приложением подтверждающих документов).
• Расчётный лист или ведомость на выплату, в котором указываются суммы к выплате, удержания (если есть) и итоговая сумма.
• Приказ о выплате (если требуется внутренним регламентом).
• Платёжный документ (платёжка в банк, выплата через кассу или зачисление на карту сотрудника).

Налоговый учёт компенсации

Налог на прибыль

Согласно ст. 255 НК РФ, расходы на возмещение проезда сотрудников могут быть включены в состав расходов, если они:

• экономически обоснованы;
• документально подтверждены;
• не связаны с личными целями сотрудника (например, поездки в отпуск не компенсируются).

При покупке проездных билетов организация учитывает их стоимость как расходы на приобретение материальных запасов (или услуг) в момент оплаты. При возмещении фактических расходов – как другие расходы (подстатья 222 «Транспортные услуги»).

НДС

Если организация сама покупает проездные билеты (например, карты «Тройка») и далее предоставляет их сотрудникам бесплатно, то НДС, уплаченный при покупке, подлежит вычету в общем порядке (ст. 171 НК РФ), поскольку операция относиться к реализации услуг (перевозки) и облагается НДС.

При возмещении фактических расходов сотруднику НДС не начисляется, так как выплата считается компенсацией затрат, а не оказанием услуги.

НДФЛ и страховые взносы

Согласно Письму ФНС РФ от № ЕД‑4‑3/11246, возмещение проезда городским транспортом в черте населённого пункта, предусмотренное коллективным договором или иным ЛНА, не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если:

• выплата подтверждается документами (чеки, билеты);
• поездка связана с исполнением трудовых функций (например, путь от дома до работы и обратно).

Если компенсация выплачивается без привязки к служебной цели (например, как дополнительное пособие), она подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Примеры оформления документов

Пример заявления на возмещение проезда

Заявление
на возмещение расходов на проезд в общественном транспорте

Я, _______________________ (ФИО), работающий(ая) в должности _______________________,
прошу возместить мне расходы на проезд в общественном транспорте за период с «__» __________ 202__ г. по «__» __________ 202__ г.

Сумма к возмещению: __________ руб. __________ коп.

Прилагаю:
Кассовые чеки за проезд (метро, автобус) – ___ шт.;
Выписку из банка по оплате картой «Тройка» – ___ шт.;
Служебную записку о необходимости поездок (при наличии).

Пример расчётного листа на выплату

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли компенсировать проезд на такси?

Да, если поездка связана с исполнением трудовых обязанностей и подтверждена документами (чеки, электронные квитанции). Однако такие выплаты обычно относятся к категории «иные транспортные услуги» и могут облагаться НДС при покупке организацией.

Нужно ли оформлять отдельный договор на предоставление проездных карт?

Нет, достаточно внутреннего положения и акта приёма‑передачи проездных документов. Договор требуется только при передаче права использования карты третьим лицам (например, аренда).

Как учесть компенсацию, если сотрудник использует карту «Тройка» для личных поездок?

Компенсация подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в части, соответствующей личным поездкам. Рекомендуется вести раздельный учёт: служебные поездки – без налогов, личные – с налогообложением.

Можно ли включать в компенсацию стоимость проезда в пригородном направлении?

Да, если поездка связана с работником (например, проживание за городом и работа в городе) и подтверждена документами. При этом важно соблюдать условие «в черте населённого пункта» – для пригородных маршрутов компенсация может рассматриваться как командировочные расходы.

Возмещение расходов на городской транспорт – это законный и социально значимый способ поддержки сотрудников, который при правильном оформлении не создаёт дополнительной налоговой нагрузки для организации. Ключевые моменты:

• закрепить порядок компенсации в локальном нормативном акте;
• требовать документального подтверждения расходов;
• разделять служебные и личные поездки для корректного налогообложения;
• при покупке проездных билетов учитывать НДС к вычету;
• при возмещении фактических расходов применять подстатью 222 «Транспортные услуги» для налога на прибыль.

Соблюдение этих правил позволит организации избежать споров с налоговыми органами и обеспечить прозрачность выплат сотрудникам.

Информация актуальна на г. и основана на данных, доступных в открытых источниках (КонсультантПлюс, Письма Минфина и ФНС, нормативные акты РФ).