Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С ростом популярности удалённого формата труда многие организации сталкиваются с необходимостью выплачивать сотрудникам компенсации за использование собственных ресурсов (оборудование, интернет, электроэнергию и др.). В системе 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) предусмотрены инструменты для учёта и начисления таких выплат. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет настроить компенсации, соблюсти требования трудового законодательства и избежать ошибок в расчётах.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 128, 129) – право работника на возмещение расходов, связанных с выполнением трудовых функций.

Постановление Правительства РФ № 102 от «О порядке компенсации расходов работников при удалённой работе».

Внутренние локальные нормативные акты компании (Положение об удалённой работе, Политика компенсаций).

Согласно этим документам, компенсация может выплачиваться за:

использование собственного компьютера, ноутбука, планшета;

оплату интернет‑соединения;

электроэнергию и отопление рабочего места;

мобильную связь (если используется для служебных звонков);

канцелярские принадлежности и расходные материалы;

прочие расходы, согласованные с работодателем.

Подготовка данных в 1С:ЗУП

Создание видов начислений
Для каждого типа компенсации рекомендуется завести отдельный вид начисления. Это упрощает анализ и формирование отчётов.

Перейдите в Зарплата → Виды начислений и удержаний.

Нажмите Создать и заполните поля:

Наименование – например, «Компенсация за интернет»;

Тип начисления – Компенсация;

Ставка – фиксированная сумма или процент от средней заработной платы (указывается в зависимости от внутренней политики);

Бухгалтерский счёт – обычно 91.02 (Прочие доходы и расходы) или 26.02 (Расходы на содержание и обслуживание основных средств);

Налогообложение – обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если выплата носит compensatory характер и подтверждена документами (см. п. 3).

Сохраните запись.

Настройка правил начисления
Правила позволяют автоматически рассчитывать компенсацию в зависимости от графика работы, категории сотрудника и других условий.

Откройте Зарплата → Правила начисления зарплаты.

Создайте новое правило, например, «Компенсация за удалённую работу»:

Условие срабатывания – сотрудник имеет в карточке признак Удалённый сотрудник (можно добавить пользовательское поле);

Период начисления – ежемесячно, в последний день расчётного периода;

Виды начисления – выберите ранее созданные виды (компенсация за интернет, за оборудование и т.д.);

Формула расчёта – если компенсация фиксированная, укажите constant; если зависит от средней зарплаты – используйте переменную `СредняяЗарплата` и коэффициент.

Сохраните правило и привяжите его к соответствующим Схемам начисления (например, к основной схеме зарплаты).

Документальное оформление компенсаций
Для того чтобы выплаты не рассматривались как дополнительный доход и не облагались налогами, необходимо иметь подтверждающие документы:

Соглашение об удалённой работе (доп. соглашение к трудовому договору), в котором прописано право на компенсацию и её размер;

Акты или справки о фактических расходах (например, копии счетов за интернет, квитанции об оплате электроэнергии за рабочее место);

Внутренний приказ о назначении компенсаций (можно оформить как отдельный приказ или включить в положение об удалённой работе).

В 1С:ЗУП эти документы можно прикрепить к карточке сотрудника через вкладку Документы → Прикрепить файл. Это упрощает проверку со стороны аудиторов и налоговой.

Расчёт и начисление в зарплатном листе
После настройки видов начислений и правил система автоматически включает компенсации в зарплатный лист при выполнении расчёта за период.

Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты.

Выберите период и нажмите Рассчитать.

В результате появится ведомость, где строки с компенсациями будут отмечены соответствующими видами начисления.

Проверьте корректность сумм: если используется фиксированная ставка, сумма должна совпадать с указанной в соглашении; если расчёт зависит от средней зарплаты – убедитесь, что база рассчитана правильно (с учётом всех выплат, участвующих в среднемесячном заработке).

При необходимости скорректируйте вручную (например, если сотрудник частично работал в офисе и часть дней – удалённо). Для этого откройте строку компенсации и измените коэффициент Количество дней удалённой работы.

После подтверждения нажмите Провести – проводки будут созданы в бухгалтерском и налоговом учёте.

Отчётность и анализ
Для контроля над выплатами удобно использовать стандартные и пользовательские отчёты:

Отчёт по начислениям (Зарплата → Отчёты → Начисления) – можно сгруппировать по виду начисления и увидеть общую сумму компенсаций за период;

Анализ затрат на удалённую работу – пользовательский отчёт, построенный на основе регистра Начисления с фильтром по видам компенсаций;

Сверка с документами – выгрузка данных в Excel и сравнение с копиями счетов и актов, приложенными к карточкам сотрудников.

При выявлении расхождений рекомендуется:

Проверить правильность заполнения полей «Удалённый сотрудник» и «Процент удалённой работы»;

Убедиться, что правило начисления применяется к нужному периоду (некоторые компании выплачивают компенсацию авансом или постфактум);

Пересмотреть ставки, если они привязаны к изменяющимся показателям (например, тарифы на интернет).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выплачивать компенсацию в виде увеличения оклада?

Да, но в этом случае выплата будет считаться частью заработной платы и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами. Если цель – компенсация расходов, лучше оформить её как отдельное начисление с льготным налогообложением.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсаций за удалённую работу?

Если компенсация носит compensatory характер (возмещение фактически понесённых расходов) и подтверждена документами, она не облагается НДФЛ (п. 2 ст. 217 НК РФ). В отсутствие подтверждающих документов сумма рассматривается как доход и облагается налогом.

Как учесть компенсацию при расчёте средней заработной платы для отпускных или больничных?

Компенсации, не являющиеся частью оплаты труда, исключаются из базы для расчёта средней заработной платы. Поэтому при начислении отпускных или больничных они не учитываются.

Можно ли автоматически корректировать компенсацию при изменении тарифов на интернет?

Да. Для этого создайте переменную `ТарифИнтернет` в справочнике Параметры учёта и используйте её в формуле начисления. При изменении тарифа достаточно обновить значение переменной – все последующие начисления пересчитаются автоматически.

Чётко пропишите в локальных актах право на компенсацию, её размер и порядок подтверждения расходов.

В 1С:ЗУП создайте отдельные виды начисления для каждого вида компенсации и настройте правила, учитывающие график удалённой работы.

Сохраняйте все подтверждающие документы (счета, акты, соглашения) в карточке сотрудника – это защитит вас при проверках.

Регулярно сверяйте начисления с фактическими расходами и корректируйте ставки при изменении тарифов или условий работы.

Используйте отчёты для контроля и анализа затрат на удалённый труд – это поможет оптимизировать бюджет и избежать переплат.

Следуя данному руководству, вы сможете корректно организовать выплату компенсаций при удалённой работе в системе 1С:ЗУП, соблюсти требования законодательства и обеспечить прозрачность расчётов для сотрудников и контролирующих органов.