Одним из самых частых вопросов при подготовке отчетности по персональному подоходному налогу является момент отражения дохода в справке о доходах физического лица (ранее — форма 2-НДФЛ)․ Краткий ответ: в справку попадают именно выплаченные (фактически полученные работником) доходы, а не просто начисленные․ Ниже мы подробно разберем правовую основу, механику заполнения, нюансы работы в 1С и изменения, актуальные для 2026 года․

Правовая основа: статья 226 НК РФ и приказы ФНС

Главный документ, регулирующий порядок удержания и отражения НДФЛ,, статья 226 Налогового кодекса РФ․ Согласно п․ 4 ст․ 226 НК РФ, налоговый агент (работодатель) обязан удержать налог в момент фактической выплаты дохода налогоплательщику․

• Принцип кассового метода: Налоговая база по НДФЛ формируется по факту движения денежных средств (или иного имущества) в пользу сотрудника․
• Момент удержания: НДФЛ удерживается из фактически выплаченных сумм․ Нельзя удержать налог с зарплаты, которая «висит» на счете 70, но не выдана работнику․
• Форма справки: С 2023 года утверждена новая форма — Справка о доходах физического лица (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/[@1020]@, с изменениями от 2024–2025 гг․)․ В ней раздел 2 называется «Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком․․․»․ Ключевое слово — «полученных»․

Таким образом, если зарплата за январь начислена 31 января, но выплачена 7 февраля (через кассу или на карту), то в справке за год этот доход будет отнесен к февралю (код месяца 02)․

Механика заполнения: коды месяцев и коды доходов

В разделе 2 справки заполняются строки по каждому виду дохода за каждый месяц выплаты․ Структура строки включает:

1. Код дохода (4 знака, согласно Приказу ФНС, напр․ 2000 — заработная плата, 2012 — отпускные)․
2. Месяц выплаты (порядковый номер месяца: 01–12)․
3. Сумма дохода (фактически выплаченная)․
4. Сумма удержанного налога․

Пример из практики (на основе типичной ситуации в 1С:Бухгалтерия)

Рассмотрим фрагмент, часто встречающийся в программе «1С:ЗУП/Бухгалтерия»:

Месяц | Код дохода | Сумма дохода
01 | 2000 | 22 000,00 (Выплата за декабрь прошлого года или аванс за январь, выданный в январе)
02 | 2000 | 22 000,00 (Выплата зарплаты за январь, произведенная в феврале)
03 | 2000 | 22 000,00
․․․
05 | 2000 | 22 000,0005 | 2012 | 20 000,00 (Отпускные, выплаченные в мае отдельной строкой)
06 | 2000 | 2 000,00 (Доп․ выплата/корректировка в июне)

Важно: В 1С и аналогичных системах справка формируется «по моменту получения дохода»․ Если организация выплачивает зарплату за отработанный месяц в следующем месяце (стандартная схема: январь -> выплата в феврале), то в справке 2-НДФЛ за текущий год января (месяц 01) может не быть вообще, или там будут только авансы/выплаты за прошлый год․

Почему это важно: связь с расчетом 6-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ (Справка о доходах) и Расчет по НДФЛ (форма 6-НДФЛ) должны сходиться․ В 6-НДФЛ также применяется кассовый метод (ст․ 226 НК РФ):

• Раздел 1 (накопительный): Отражает начисления за квартал (для расчета авансовых платежей)․
• Раздел 2 (итоговый за год): Отражает только выплаченные доходы и удержанный по ним налог․

Исключения и специальные случаи

Существует несколько ситуаций, когда момент «выплаты» трактуется специфически:

А) Натуральные выплаты и доходы в виде процентов по ссудам

Момент получения дохода, это момент перехода права собственности или фактического получения имущества/выгоды․ НДФЛ удерживается при первой же денежной выплате после этого․

Б) Доходы по ценным бумагам (код 1530)

Момент получения определяется в соответствии с законодательством о ценных бумагах (обычно дата расчетов по сделке)․

В) Доходы от аренды недвижимости (код 1402)

Отражаются по факту поступления денег на счет арендодателя (если налоговым агентом выступает арендатор-организация)․

Г) Авторские вознаграждения (код 2208)

Момент выплаты, фактическая передача денег автору․

Д) Невыплаченная зарплата (долг перед работником)

Если зарплата начислена, но не выплачена в течение года (например, работник не пришел за картой/деньгами), в справку 2-НДФЛ за этот год она не попадает․ Она попадет в справку за тот год, когда будет фактически выплачена․ Налоговый агент не имеет права удержать НДФЛ до момента выплаты (п․ 6 ст․ 226 НК РФ)․

Сроки выдачи справки в 2026 году

Согласно ст․ 226 НК РФ и Приказу ФНС, справка выдается:

• Работнику (бывшему работнику): по письменному заявлению — в течение 5 рабочих дней․
• В налоговый орган (при запросе): в течение 5 рабочих дней․
• Ежегодная справка за год: до 28 февраля года, следующего за отчетным (для 2025 года, до )․

В 2026 году актуальны 4 способа получения:

1. У работодателя (бухгалтерии/Кадров)․
2. Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (Госуслуги)․
3. В МФЦ (Мои Документы)․
4. По почте (заказное письмо) — по заявлению․

Типичные ошибки при заполнении

Практический чек-лист для бухгалтера перед сдачей

1. Сверка сальдо по счету 68․01 (НДФЛ) и 70 (Расчеты с персоналом) за год․ Сумма удержанного налога в справках = Обороту по Дт 68․01 / Кт 70 (удержано)․
2. Сверка с 6-НДФЛ (Раздел 2)․ По каждому сотруднику: Сумма дохода (справка) = Сумма дохода (6-НДФЛ, стр․ 130/140/150)․ Сумма налога (справка) = Сумма налога (6-НДФЛ, стр․ 160/170)․
3. Проверка кодов месяцев․ Нет ли «нулевых» месяцев или месяцев 13? Месяц = 01․․12․
4. Проверка кодов доходов․ Используются актуальные коды по Приказу ФНС (2000, 2012, 2300, 2760, 1530 и др․)․ Устаревшие коды (например, старые коды вычетов) недопустимы․
5. Работники, уволенные в декабре․ Если последняя зарплата выплачена в январе след․ года — в справке за уходящий год их нет (или только авансы/премии, выплаченные в декабре)․
6. Подписание и печать; Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченным лицом), заверяется печатью (если имеется)․ Электронный вариант — подписью ЭЦП уполномоченного лица․

Фундаментальное правило не меняется годами: справка 2-НДФЛ (Справка о доходах физического лица) отражает фактически выплаченные доходы․ Начисления, зафиксированные в бухгалтерии (Дт 20/44/26 – Кт 70), но не вышедшие за кассу/банк к 31 декабря отчетного года, в справку за этот год не включаются․

Понимание этого принципа позволяет избежать ошибок при сдаче отчетности (6-НДФЛ), конфликтов с налоговой инспекцией и претензий сотрудников, которым справка нужна для банков, судов или социальных выплат․ Используйте актуальные бланки и приказы ФНС на 2026 год, настройте ПО на кассовый метод учета для целей НДФЛ и проводите регулярную сверку с расчетом 6-НДФЛ․

Статья подготовлена на основании НК РФ (ст․ 226), Приказов ФНС России (в т․ч․ № ЕД-7-11/[@1020]@) и судебной практики․ Актуально на ․