В бюджетных и казенных учреждениях часто возникает необходимость возмещать сотрудникам расходы на найм (аренду) жилого помещения. В зависимости от основания выплаты (командировка или иное основание) бухгалтерия должна отражать такие операции разными кодами классификации доходов и расходов (КВР) и классификации операций по статьям доходов и расходов (КОСГУ). Ниже подробно рассмотрены актуальные положения нормативных актов и приведены практические рекомендации.
Нормативная база
- Приказ Минфина России от № 209н – «О порядке применения классификации операций по статьям доходов и расходов (КОСГУ) и классификации доходов и расходов (КВР)»;
- Приказ Минфина России от № 82н – внесение изменений в Порядок применения КВР и КОСГУ;
- Положения Закона № 44‑ФЗ и Закона № 223‑ФЗ о закупках, если учреждение само оплачивает проживание в рамках закупки.
Коды КВР и КОСГУ для компенсаций, связанных со служебными командировками
Если выплата производится работнику в связи со служебной командировкой, то:
- КВР 112 – «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;
- КОСГУ 226 – «Прочие работы, услуги» (подстатья, включающая возмещение затрат по найму жилых помещений в командировке).
Когда учреждение само заключает договор аренды и оплачивает проживание напрямую (в рамках закупки по 44‑ФЗ или 223‑ФЗ), используют:
- КВР 244 – «Прочие работы, услуги» (в части закупок);
- КОСГУ 226 – та же подстатья, поскольку расходы относятся к услугам по проживанию.
Пример проводки (компенсация сотруднику):
- Дт 102 «Расчеты по оплате труда» – Кт 706 «Расчеты по другим доходам и расходам» (сумма компенсации);
- Дт 706 – Кт 206 «Расчеты с бюджетом» (КВР 112, КОСГУ 226).
Коды КВР и КОСГУ для компенсаций, не связанных с командировками
Если выплата осуществляется как социальная или иная мера поддержки (например, для педагогов, медиков и других работников, постоянно проживающих в сельской местности), то основание не являеться командировкой. В этом случае применяются:
- КВР 112 – те же «Иные выплаты персоналу…»;
- КОСГУ 214 – «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме».
Это прямо следует из пункта 10.1.4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России № 209н: компенсация найма жилых помещений вне служебных командировок относится к подстатье 214 КОСГУ.
Пример проводки (компенсация вне командировки):
- Дт 102 – Кт 706 (начисление компенсации);
- Дт 706 – Кт 206 (КВР 112, КОСГУ 214).
Практическое оформление документов
Для корректного отражения компенсации рекомендуется:
- Издать внутренний приказ о предоставлении компенсации, указав основание (командировка/постоянное проживание в сельской местности);
- Подготовить расчетный лист, в котором прописать сумму, период, на который предоставляется компенсация, и реквизиты договора аренды (если он заключен учреждением);
- В бухгалтерской справке-расчете указать соответствующие КВР и КОСГУ, а также ссылку на нормативный акт (Приказ № 209н, п. 10.2.6 или п. 10.1.4);
- При оплате напрямую арендодателю – оформить акт выполненных работ и счет-фактуру, отразив операцию по КВР 244/КОСГУ 226 (закупка).
Правильный выбор кодов КВР и КОСГУ при компенсации аренды жилья зависит от того, связана ли выплата со служебной командировкой или носит иной характер (например, мера поддержки работников сельской местности). Для командировок используются сочетания КВР 112/244 и КОСГУ 226; для выплат вне командировок – КВР 112 и КОСГУ 214. Соблюдение указанных положений обеспечивает соответствие бухгалтерского учета требованиям законодательства и минимизирует риски при проверках controlling органов.
Если у вас остались вопросы по применению конкретных кодов в вашей организации, рекомендуется обратиться к службе правового консалтинга или воспользоваться бесплатной консультацией специалистов по бюджетному учету.