При расторжении трудового договора работодатель обязан вручить сотруднику определённый набор документов. Их перечень регламентируется Трудовым кодексом РФ (ст. 62‚ 84.1) и подзаконными актами. Ниже приведён подробный разбор обязательных и дополнительных бумаг‚ сроки их выдачи и особенности оформления при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК).

Обязательные документы‚ выдаваемые в день увольнения

• Трудовая книжка (или выписка из неё‚ если ведётся электронно). В день прекращения трудового договора работник получает свою трудовую книжку с записью об увольнении (дата‚ основание‚ номер приказа).
• Справка о заработке (форма 2‑НДФЛ за текущий календарный год). Выдаётся по требованию сотрудника; если запрос не поступил‚ справка может быть выдана позже‚ но не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.
• Расчётный листок (или иной документ‚ подтверждающий окончательный расчёт). Содержит информацию о выплаченных суммах: заработная плата‚ компенсация заunused отпуск‚ премии‚ пособия и т.д.
• Копия приказа об увольнении (форма Т‑8 или иная утверждённая форма). Работник должен расписаться в ознакомлении с приказом; копия выдаётся ему в день увольнения.
• Сведения о периодах работы и среднем заработке (при необходимости для пособий по безработице). Оформляются в виде справки по форме‚ утверждённой Минтрудом.

Дополнительные документы‚ выдаваемые по письменному заявлению работника

Согласно ст. 62 ТК РФ‚ если сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче определённых документов‚ работодатель обязан предоставить их не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления. К таким документам относятся:

• Копия трудового договора (если у работника нет своего экземпляра).
• Должностная инструкция.
• Свидетельства о поощрениях‚ наградах‚ благодарностях.
• Сертификаты о повышении квалификации‚ аттестационные листы‚ дипломы о профессиональной переподготовке.
• Выписки из личной карточки сотрудника (форма Т‑2) – необязательный‚ но удобный документ для подтверждения трудового стажа.
• Иные документы‚ подтверждающие факты трудовой деятельности (например‚ приказы о премировании‚ переводе‚ изменении условий труда).

Особенности при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. При увольнении:

• Работнику выдаётся справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) с информацией о всех периодах работы‚ должностях и основаниях увольнения. Эта справка заменяет бумажную трудовую книжку.
• Если сотрудник желает получить бумажный дубликат трудовой книжки‚ он может подать заявление‚ и работодатель обязан изготовить и выдать его в течение трёх рабочих дней.
• Все сведения об увольнении вносятся в электронный трудовой реестр через личный кабинет работника на портале «Работа в России».

Сроки и порядок выдачи документов

1. В день увольнения (день расторжения трудового договора) выдаются все обязательные документы: трудовая книжка/справка СТД‑Р‚ расчётный листок‚ справка о заработке (по запросу)‚ копия приказа об увольнении.
2. Если работник подаёт письменное заявление о выдаче дополнительных документов‚ работодатель обязан выполнить его не позднее трёх рабочих дней с даты получения заявления.
3. При задержке выдачи документов работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о восстановлении нарушенных прав и взыскании компенсации за вынужденный прогул.

Что не выдаётся при увольнении

Перечень документов‚ которые работодатель обязан предоставить‚ исчерпывающим не является‚ однако закон запрещает выдавать:

• Личные данные сотрудников‚ не связанные с трудовыми отношениями (например‚ медицинские справки‚ не требуемые для расчёта пособий).
• Конфиденциальную информацию о компании (коммерческую тайну‚ внутренние приказы‚ не связанные с трудовой деятельностью конкретного сотрудника).
• Документы‚ оформленные с нарушением требований законодательства (например‚ поддельные приказы).

Практический чек‑лист для HR‑специалиста

• Подготовить приказ об увольнении (форма Т‑8) и ознакомить сотрудника под подпись.
• Выдать трудовую книжку или справку СТД‑Р с записью об увольнении.
• Сформировать расчётный листок и произвести окончательный расчёт.
• При запросе – выдать справку о заработке (2‑НДФЛ) за текущий год.
• Получить письменное заявление о выдаче дополнительных документов (если таковое поступило) и подготовить их в течение трёх рабочих дней.
• Внести сведения об увольнении в электронный трудовой реестр (если используется ЭТК).
• Архивировать копию приказа и личную карточку сотрудника (форма Т‑2) в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов.

Соблюдение установленного порядка выдачи документов при увольнении защищает права работника и minimизирует риски для работодателя (штрафы‚ судебные иски‚ репутационные потери). Рекомендуется заранее подготовить шаблоны всех необходимых бумаг‚ настроить внутренний регламент взаимодействия с сотрудником при расторжении трудового договора и регулярно проводить обучение кадровой службы актуальным изменениям в законодательстве.