Ситуация, когда налоговый агент (работодатель) удерживает НДФЛ в большей сумме, чем следует, встречается в бухгалтерской практике регулярно. Причины могут быть разными: ошибка в расчете налоговой базы, несвоевременное применение вычетов, технический сбой в программе или возврат суммы, ранее удержанной «с запасом». В этой статье подробно разберем, как корректно отразить такую ситуацию в справке 2-НДФЛ и сопутствующем расчете 6-НДФЛ, опираясь на актуальные приказы ФНС и НК РФ.

Понятие «излишне удержанный налог» и нормативная база

Согласно ст. 231 НК РФ, если налоговый агент удержал сумму налога, превышающую подлежащую удержанию, он обязан вернуть излишне удержанную сумму налогоплательщику. Основанием для возврата является письменное заявление физического лица.

Важно отличать два понятия, которые часто путают:

• Неудержанный налог, налог, который агент не смог удержать из-за недостатка дохода у работника (отражается в Разделе 4 справки 2-НДФЛ и в полях 170/180 расчета 6-НДФЛ).
• Излишне удержанный налог — налог, удержанный в объеме большим, чем требуется по итогам налогового периода (отражается в строке 060 Раздела 2 справки 2-НДФЛ и в поле 180 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ).

Регламентирование заполнения форм содержится в:

• Приказе ФНС от № ЕД-7-11/753@ (утвердил форму 2-НДФЛ и Порядок ее заполнения, актуальный для 2023–2026 гг.).
• Приказе ФНС от № ММВ-7-11/558@ (форма 6-НДФЛ и Порядок заполнения).
• Приказе ФНС от № ММВ-7-11/485 (коды доходов и вычетов, Приложение № 1 к Приказу от № ММВ-7-11/387).

Заполнение справки 2-НДФЛ (форма по Приказу ЕД-7-11/753@)

При излишнем удержании НДФЛ заполняется Раздел 2 справки «Сведения о доходах, суммах налога, удержанных у источника выплаты, и суммах налога, перечисленных в бюджет».

Ключевые строки Раздела 2:

1. Строка 020 «Сумма дохода», указывается полная сумма дохода, подлежащего облажению (без вычета излишне удержанного налога).
2. Строка 030 «Сумма налога, исчисленная по налоговой ставке» — правильно рассчитанный налог к уплате.
3. Строка 040 «Сумма налога, удержанная у налогоплательщика» — фактически удержанная (в т.ч. излишняя) сумма.
4. Строка 050 «Сумма налога, перечисленная в бюджет», сумма, фактически перечисленная в бюджет за отчетный период.
5. Строка 060 «Сумма налога, излишне удержанная» — разница между строкой 040 и строкой 030 (если 040 > 030). Именно эта строка фиксирует ошибку/переплату.

Особенности заполнения остальных разделов:

• Раздел 1 (Сведения о налоговом агенте и налогоплательщике) — заполняется стандартным образом. Персональные данные (ФИО, ИНН, адрес) указываются в соответствии с документами. [Примечание: в публичных образцах данные маскируются, например: Иванов Иван Иванович, ИНН 77XXXXXXXXXX].
• Раздел 3 «Сведения о предоставленных налоговых вычетах» — заполняется, если вычеты были предоставлены. Если излишнее удержание произошло из-за непредоставления вычета вовремя, а работник предоставил право на него позже (до конца срока сдачи отчетности), необходимо пересчитать налог и заполнить Раздел 3 корректно, а в строке 060 Раздела 2 поставить «0» (так как налог пересчитан верно).
• Раздел 4 «Сведения о доходах, с которых налог не удержан» — оставляется пустым (этот раздел только для неудержанного налога).
• Раздел 5 «Сведения о суммах налога, не удержанных налоговым агентом» — не заполняется при излишнем удержании.

Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ сдается работнику и в ФНС (при запросе), а расчет 6-НДФЛ — это основной отчетный документ для налогового органа. Данные в них должны идеально сходиться.

Раздел 1 (Сводный) — заполняется по итогам года.

Раздел 2 (По каждому получателю дохода) — ключевые поля:

• Поле 100 (Сумма дохода) = Строка 020 Раздела 2 справки 2-НДФЛ.
• Поле 110 (Сумма налога, исчисленная) = Строка 030 Раздела 2 справки 2-НДФЛ.
• Поле 120 (Сумма налога, удержанная) = Строка 040 Раздела 2 справки 2-НДФЛ.
• Поле 130 (Сумма налога, перечисленная) = Строка 050 Раздела 2 справки 2-НДФЛ.
• Поле 180 (Сумма налога, излишне удержанная) = Строка 060 Раздела 2 справки 2-НДФЛ.

Важно: В новой форме 6-НДФЛ (с 2023 года) нет отдельного «признака 2» (как было в старых версиях 2-НДФЛ для неудержанного налога). Излишне удержанный налог отражается исключительно через заполнение поля 180 (Раздел 2) и строки 060 (Раздел 2 справки 2-НДФЛ).

Процедура исправления ошибки: Уточняющие отчеты

Если справка 2-НДФЛ за период, когда налог был излишне удержан, уже представлена в налоговый орган (или выдана работнику), необходимо:

1. Составить уточняющую справку 2-НДФЛ (признак исправления «1» в поле 1 Раздела 1).
2. Составить уточняющий расчет 6-НДФЛ (признак исправления «1» в поле 1 Титульного листа).
3. Сдать их в ФНС в установленные сроки (для 6-НДФЛ, до последнего дня месяца, следующего за кварталом, в котором выявлена ошибка; для 2-НДФЛ — в сроки, установленные для сдачи уточняющих сведений).
4. Выдать работнику исправленную справку 2-НДФЛ (на бумаге или в ЭДО) в течение 5 рабочих дней со дня составления.

Возврат или зачет излишне удержанного налога

После сдачи уточняющей отчетности (где в строке 060 / поле 180 отражена сумма переплаты) налоговый агент обязан вернуть деньги работнику.

Алгоритм действий:

1. Получить от работника письменное заявление о возврате излишне удержанной суммы (основание — п. 7 ст. 231 НК РФ).
2. Вернуть сумму из средств налогового агента (работодателя). Зачесть эту сумму на будущие удержания по данному работнику нельзя (ст. 231 НК РФ говорит именно о возврате).
3. Оформить возврат через кассу или зачислением на банковскую карту/счет работника.
4. В учете: Дт 76 / Кт 70 (или 50/51) — возврат НДФЛ работнику; Дт 68 / Кт 76 — списание задолженности перед бюджетом (если переплата подтверждена десковой проверкой или принята к зачету/возврату по итогам камеральной проверки ФНС).

Нюанс: Если уточняющий 6-НДФЛ сдан, но камеральная проверка ФНС еще не завершена (не пришло решение о зачете/возврате), работодатель возвращает деньги своими средствами. После получения решения ФНС о возврате переплаты агенту, сумма компенсируется из бюджета.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствие	Правильное действие
Заполнение Раздела 4 (неудержанный налог) вместо строки 060 Раздела 2	Расхождение с 6-НДФЛ, вопросы ФНС, штрафы за недостоверность	Раздел 4 оставлять пустым. Излишне удержанный, только строка 060 Раздела 2.
Несдача уточняющей 2-НДФЛ работнику	Нарушение прав работника (не может получить вычет/возврат), штраф по ст. 126.1 НК РФ	Выдать уточняющую справку в 5-дневный срок после составления.
Попытка зачесть излишне удержанный НДФЛ на будущие выплаты без заявления	Нарушение ст. 231 НК РФ, риск начисления пени/штрафов	Только возврат на основании заявления. Зачет возможен только по решению ФНС (переплата агента).
Несоответствие строки 060 (2-НДФЛ) и поля 180 (6-НДФЛ)	Автоматический контроль ФНС выявит расхождение	Проверять кросс-суммы перед сдачей. Суммы должны быть идентичны.

Пример ситуации (условный)

Ситуация: Работнику Иванову И.И. начислена зарплата за декабрь 2025 г. в размере 100 000 руб. Бухгалтер удержал НДФЛ 13 000 руб. (13%), не применив стандартный вычет на ребенка (1 400 руб.), на который работник имел право, но справку принес только в январе 2026 г.

В январе 2026 г. работник предоставил справку на вычет. Пересчет за год: База с вычетом = 1 183 200 руб. Налог к удержанию = 153 816 руб. Излишне удержано = 2 184 руб.

Действия бухгалтера в 2026 г.:

1. Составляет уточняющую 2-НДФЛ за 2025 год: в Разделе 2 строка 030 = 153 816, строка 040 = 156 000, строка 060 = 2 184. Раздел 3 заполняет с кодом вычета «509» (стандартный на ребенка), сумма вычета 16 800 руб.
2. Составляет уточняющий 6-НДФЛ за 4 квартал 2025 г.: поле 110 = 153 816, поле 120 = 156 000, поле 180 = 2 184.
3. Сдает отчеты в ФНС, выдает справку Иванову И.И.
4. Получает заявление от Иванова И.И., возвращает 2 184 руб. из кассы/по карте.

Сроки сдачи и ответственность

• Справка 2-НДФЛ (годовая): до 28 февраля (29 февраля в високосный) года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ). Уточняющая — в сроки, установленные для представления уточняющих сведений (обычно до момента проведения камеральной проверки или сразу после обнаружения ошибки).
• Расчет 6-НДФЛ: ежеквартально до последнего дня месяца, следующего за кварталом. Годовой (за 4 кв.) — до 28 февраля. Уточняющий — в тот же срок.
• Выдача работнику: до 5 рабочих дней со дня составления (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Штрафы: ст. 126.1 НК РФ (за несдачу/недостоверность 2-НДФЛ, 200 руб. за каждую справку; за несдачу 6-НДФЛ — 200 руб. за каждый месяц просрочки, но не менее 1000 руб. и не более 30% суммы налога).

Главное правило при излишнем удержании НДФЛ: не скрывать переплату в Разделе 4 (он для неудержанного), а честно зафиксировать разницу в строке 060 Раздела 2 справки 2-НДФЛ и поле 180 Раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Обязательным этапем является сдача уточняющих отчетов и возврат денег работнику на основании заявления за счет средств организации. Своевременная корректировка отчетности позволит избежать претензий ФНС, штрафов и проблем у сотрудника при получении социальных вычетов.

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным версиям Приказов ФНС, НК РФ и консультироваться с профессиональными аудиторами или консультантами по налоговому праву.