Портал enbek.kz (Единая система учёта трудовых договоров – ЕСУТД) является обязательным инструментом для работодателей Республики Казахстан. Через него фиксируются все изменения трудовых отношений, включая оформление отпусков по беременности и родам, а также отпусков по уходу за ребёнком. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно отразить декретный отпуск в системе enbek.kz.
Нормативная база - Трудовой кодекс РК (статьи 99‑101) – регулирует отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет.
- Приказ МЦФЭР РК «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учёта трудовых договоров» (п. 6) – требует указывать сведения о выходе в отпуск в связи с беременностью и рождением ребёнка.
- Постановление Правительства РК от № 947 «О порядке предоставления и выплаты пособий по беременности и родам» – определяет размер и порядок выплаты декретного пособия.
Подготовка документов
Перед внесением данных в enbek.kz работодатель должен собрать следующие документы:
- Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам (или по уходу за ребёнком).
- Медицинская справка (форма 027/у) о сроке беременности и предполагаемой дате родов.
- Приказ о предоставлении отпуска (форма Т‑6 или аналогичная внутренняя форма).
- Копия трудового договора (если требуется уточнение условий).
- Сведения о среднем заработке (для расчёта пособия, если работодатель участвует в его начислении).
Все документы должны быть подписаны уполномоченным лицом организации и, при необходимости, заверены электронной подписью (ЭЦП).
Вход в систему enbek.kz
Для работы с ЕСУТД необходимы:
- Учётная запись работодателя на портале enbek.kz (логин и пароль).
- Электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица, выданная аккредитованным удостоверяющим центром.
После авторизации выберите раздел «Трудовые договоры» → «Регистрация изменений».
Пошаговая инструкция по внесению данных о декретном отпуске - Выбор сотрудника
В списке зарегистрированных трудовых договоров найдите нужного сотрудника (по ФИО или ИИН). Нажмите «Изменить». - Добавление нового события
В блоке «Изменения трудового договора» нажмите кнопку «Добавить событие» → выберите тип события «Отпуск по беременности и родам» (или «Отпуск по уходу за ребёнком», если речь о последующем отпуске до 3 лет). - Заполнение полей формы
Укажите: - Дата начала отпуска (первый день, указанный в приказе).
- Дата окончания отпуска (по медицинской справке или по заявлению о продлении).
- Вид отпуска (по беременности и родам / по уходу за ребёнком).
- Основание (номер и дата приказа, номер медицинской справки).
- При необходимости – размер среднего заработка для расчёта пособия (если работодатель участвует в выплате).
Все поля помечены звёздочкой – они обязательны для заполнения.
- Прикрепление документов
Загрузите скан‑копии приказа, медицинской справки и заявления сотрудницы. Форматы допустимые: PDF, JPEG, PNG (не более 5 МБ каждый). - Подписание ЭЦП
После заполнения формы нажмите «Сохранить и подписать». Откроется окно выбора сертификата ЭЦП. Выберите сертификат уполномоченного лица и подтвердите подпись. - Отправка в ЕСУТД
После успешной подписи система выдаст уведомление о принятии данных. Статус события изменится на «Зарегистрировано». - Проверка
В карточке сотрудника откройте вкладку «История изменений» и убедитесь, что запись о декретном отпуске отображается корректно (даты, вид отпуска, номер приказа).
Особенности оформления отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет
В списке зарегистрированных трудовых договоров найдите нужного сотрудника (по ФИО или ИИН). Нажмите «Изменить».
В блоке «Изменения трудового договора» нажмите кнопку «Добавить событие» → выберите тип события «Отпуск по беременности и родам» (или «Отпуск по уходу за ребёнком», если речь о последующем отпуске до 3 лет).
Укажите:
- Дата начала отпуска (первый день, указанный в приказе).
- Дата окончания отпуска (по медицинской справке или по заявлению о продлении).
- Вид отпуска (по беременности и родам / по уходу за ребёнком).
- Основание (номер и дата приказа, номер медицинской справки).
- При необходимости – размер среднего заработка для расчёта пособия (если работодатель участвует в выплате).
Все поля помечены звёздочкой – они обязательны для заполнения.
Загрузите скан‑копии приказа, медицинской справки и заявления сотрудницы. Форматы допустимые: PDF, JPEG, PNG (не более 5 МБ каждый).
После заполнения формы нажмите «Сохранить и подписать». Откроется окно выбора сертификата ЭЦП. Выберите сертификат уполномоченного лица и подтвердите подпись.
После успешной подписи система выдаст уведомление о принятии данных. Статус события изменится на «Зарегистрировано».
В карточке сотрудника откройте вкладку «История изменений» и убедитесь, что запись о декретном отпуске отображается корректно (даты, вид отпуска, номер приказа).
Если сотрудница планирует продолжить отпуск после окончания декретного (по беременности и родам) отпуска, необходимо оформить отдельное событие:
- Тип события – «Отпуск по уходу за ребёнком».
- Дата начала – первый день после окончания декретного отпуска (или дата, указанная в заявлении о продлении).
- Дата окончания – день, когда ребёнку исполняется 3 года (или ранее, если сотрудница решает выйти на работу раньше).
- Прикрепите заявление о продлении отпуска и, при необходимости, справку о составе семьи.
Важно: согласно п. 6 Правил представления сведений о трудовом договоре, оба вида отпусков (по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком) должны быть отражены в ЕСУТД.
Частые ошибки и как их избежать - Неправильная дата начала – часто указывают день подачи заявления вместо первого дня отпуска, указанного в приказе. Всегда сверяйтесь с приказом.
- Отсутствие подписи ЭЦП – без электронной подписи данные не считаются зарегистрированными в ЕСУТД.
- Неприкрепление медицинской справки – система может принять запись, но при проверке трудовой инспекцией потребуется оригинал документа.
- Смешивание видов отпусков – не указывайте отпуск по уходу за ребёнком в поле «Отпуск по беременности и родам» и наоборот;
- Необновление статуса после выхода на работу – после досрочного выхода сотрудницы необходимо добавить событие «Выход из отпуска» (тип – «Прекращение отпуска») с указанием фактической даты выхода.
Что делать, если сотрудница вышла из декрета досрочно?
При досрочном выходе на работу (например, с ) следует:
- В карточке сотрудника добавить новое событие типа «Прекращение отпуска» (или «Выход из отпуска»).
- Указать фактическую дату выхода .
- Прикрепить заявление о выходе на работу и, если требуется, приказ о переводе на прежнюю должность или о предоставлении другого вида отпуска (например, трудового).
- Подписать и отправить данные в ЕСУТД.
После этого в системе отобразится два периода: отпуск и последующий период работы, что соответствует фактической трудовой биографии сотрудника.
Полезные ссылки и ресурсы - Официальный портал enbek.kz – вход в ЕСУТД;
- Трудовой кодекс РК (актуальная версия) – адлет.zan.kz.
- Приказ МЦФЭР РК «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре» – доступен на сайте министерства.
- Инструкция по работе с ЭЦП на портале enbek.kz (PDF) – раздел «Помощь».
Оформление декретного отпуска в системе enbek.kz – обязательная процедура для каждого работодателя в Казахстане. Следуя представленной пошаговой инструкции, вы обеспечите корректное ведение трудовых договоров, избежите штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантируете timely выплату пособий по беременности и родам. Помните, что ключевые моменты – точность дат, наличие всех подтверждающих документов и обязательная электронная подпись.
Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться в службу поддержки портала enbek.kz или к своему юристу по трудовому праву.