Служебная записка – один из самых распространённых видов внутренней деловой переписки. Она позволяет официально оформить просьбу, информировать руководство о планируемом отсутствии и получить необходимое согласие. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить служебную записку на отпуск в 2026 году.
Что такое служебная записка
Служебная записка – краткий документ, адресованный конкретному лицу или подразделению. Её основные функции:
- информирование о планируемом событии (в данном случае – об отпуске);
- запрос на одобрение или согласование;
- фиксация факта обращения для дальнейшего контроля и архивации.
Структура служебной записки на отпуск
Традиционно записка состоит из следующих блоков:
- Шапка – реквизиты получателя и отправителя.
- Название документа – «Служебная записка».
- Текст обращения – суть просьбы, даты отпуска, причины (по желанию), ссылка на внутренние нормативы.
- Подпись – ФИО, должность, дата составления.
Пошаговая инструкция - Определите получателя. Обычно это непосредственный руководитель или отдел кадров. Укажите его должность и ФИО (если известно) в шапке.
- Заполните шапку. Пример:
Кому: Иванов И.И., начальник отдела продаж
От: Петров П.П., менеджер по работе с клиентами
- Напишите название по центру строки жирным шрифтом: СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА.
- Сформулируйте суть просьбы. Укажите:
- период отпуска (начало и конец);
- тип отпуска (ежегодный, за счёт собственных средств, учебный и т.д.);
- при необходимости – краткую причину (например, «восстановление после операции» или «семейные обстоятельства»).
Пример текста:
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по включительно (15 календарных дней). В соответствии с ТК РФ и внутренним положением компании отпуск предоставляется за вычетом уже использованных дней.
- Ссылка на нормативы. При наличии внутренних регламентов укажите их номер и пункт.
Например: «Согласно Положению об отпуске компании № 45 от , п. 3.2».
- Подпись. В конце документа укажите:
Подпись: _________________ /Петров П.П./
Пример готового шаблона
Вы можете скопировать следующий блок, заменив placeholder‑ы на свои данные.
Кому: [ФИО получателя], [должность]
От: [Ваше ФИО], [Ваша должность]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Прошу предоставить мне [тип отпуска] отпуск с [ДД.MM.YYYY] по [ДД.MM.YYYY] включительно ([кол‑во] календарных дней).
Причина: [кратко, при необходимости].
Ссылка на норматив: [номер и пункт внутреннего регламента/TK РФ].
Подпись: _________________ /[Ваше ФИО]/
Советы по оформлению - Сохраняйте деловой тон, избегайте эмоциональных высказываний.
- Проверяйте даты на соответствие производственному календарю и уже утверждённым графикам отпусков.
- Если отпуск планируется в разгар сезона, заранее согласуйте замещение с коллегами и укажите это в записке (например, «Во время моего отсутствия обязанности будут выполнять коллеги Иванов С.С. и Сидорова А.А.»).
- После получения согласия сохраните копию записки в личном деле и в электронном архиве отдела кадров.
Следуя данной инструкции, вы сможете быстро и корректно оформить служебную записку на отпуск, обеспечив прозрачность процесса и минимизируя риски недоразумений с руководством.