С 1 января 2023 года правопреемником Фонда социального страхования (ФСС) стал Социальный фонд России (СФР). Несмотря на смену названия, механизм возмещения расходов работодателей на предупредительные меры по охране труда сохранился и регулируется актуальным нормативным правовым основанием. В данной статье подробно разберем, как правильно рассчитать предельную сумму возмещения, какие документы подготовить и как оформить заявление в 2025–2026 годах.

Нормативная база: на что опираться в 2025–2026 гг.

Процедура финансового обеспечения предупредительных мер регулируется тремя ключевыми документами. Знание их иерархии поможет избежать ошибок при составлении Плана и Отчета.

Кто имеет право на возмещение?

Право на получение средств из бюджета СФР имеют страхователи (работодатели), которые:

• Начисляют и перечисляют страховые взносы по тарифам профессионального риска (взносы «на травматизм»);
• Имеют утвержденный План финансового обеспечения предупредительных мер на текущий год;
• Фактически выполнили мероприятия из Плана и понесли расходы;
• Предоставили отчет о выполнении Плана и заявление на возмещение в установленные сроки.

Важно: Малые и средние предприятия (МСП) с численностью до 100 человек, которые ранее не финансировали предупредительные меры, имеют право на упрощенный порядок получения аванса (до 50% лимита) без предварительного выполнения работ.

Расчет предельной суммы возмещения (Лимита)

Это ключевой этап. СФР не вернет больше, чем установленный лимит, даже если вы потратили больше. Формула закреплена в п. 8 Правил № 1343.

Базовая формула (20%)

Лимит = (Сумма начисленных взносов за прошлый год – Сумма выплаченных пособий по НС/ПЗ за прошлый год) × 20%

• Сумма начисленных взносов — итог по строке 030 раздела 3 Расчета по страховым взносам (РСВ) за предыдущий календарный год (код вида страхования «НС»).
• Сумма выплаченных пособий — фактические расходы СФР на выплату пособий по временной нетрудоспособности в связи с производственными травмами и профзаболеваниями за тот же период. Данные предоставляет СФР по запросу или в личном кабинете.

Повышенный лимит (30%) — при условии санаторно-курортного лечения

Если в План включено мероприятие «Санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста» (за 5 лет до пенсии), лимит растет до 30%.

• Лимит 30% = База × 30%
• Из этой суммы 20% базы можно потратить на любые мероприятия из перечня.
• Дополнительные 10% базы — строго на санаторно-курортное лечение предпенсионеров.

Пример расчета (на основе данных за 2024 год для лимита 2025 года)

1. Начисленные взносы за 2024 г.: 987 000 ₽
2. Выплаченные пособия по НС/ПЗ за 2024 г. (данные СФР): 124 000 ₽
3. Расчетная база: 98###0 = 863 000 ₽
4. Вариант А (без санатория, 20%): 863 000 × 20% = 172 600 ₽
5. Вариант Б (с санаторием для предпенсионеров, 30%): 863 000 × 30% = 258 900 ₽
   • На любые меры (20%): 172 600 ₽
   • Только на санаторий предпенсионеров (10%): 86 300 ₽

Примечание: Если выплат по НС/ПЗ не было, вычитаемое равно 0, лимит считается от полной суммы начисленных взносов.

На что можно потратить средства (Перечень мероприятий)

Расходы возмещаются только по направлениям, указанным в Приложении № 1 к Правилам № 1343. Основные статьи:

• Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ);
• Закупка средств индивидуальной защиты (СИЗ), спецодежды, спецобуви;
• Обучение и проверка знаний по охране труда (в т.ч. стажировка);
• Обязательные предварительные и периодические медосмотры;
• Внедрение систем управления охраной труда (СУОТ);
• Мероприятия по улучшению условий труда (ремонт, вентиляция, освещение, эргономика);
• Санаторно-курортное лечение предпенсионеров (для лимита 30%);
• Разработка и экспертиза проектной документации по охране труда;
• Приобретение приборов для контроля факторов производственной среды;

Не возмещаются: зарплаты специалистов по ОТ, аренда офисов, канцелярия, штрафы, оплата штрафов за нарушения ОТ, расходы, не подтвержденные документами.

Этапы процедуры: от Плана к Заявлению

Процесс цикличен и привязан к календарному году.

Этап 1: Утверждение Плана (до 1 марта текущего года)

Работодатель разрабатывает План финансового обеспечения предупредительных мер на текущий год (форма по Приложению № 1 к Приказу СФР / Правилам № 1343). План согласовывается с выборным органом профсоюза (если есть) и направляется в СФР не позднее 1 марта года планирования.

Этап 2: Выполнение мероприятий и сбор доказательной базы (в течение года)

Проводите работы, закупайте СИЗ, оплачивайте обучение. Обязательно сохраняйте:

• Договоры, счета, акты приема-передачи, накладные (УПД/ТОРГ-12);
• Кассовые/банковские ордера на оплату (платежки должны пройти до 31 декабря);
• Внутренние приказы, протоколы комиссий, журналы инструктажей, заключения СОУТ;
• Справки санаториев (для лечения предпенсионеров).

Этап 3: Подготовка и сдача Отчета (до 1 февраля следующего года)

После окончания года составляется Отчет о выполнении Плана (форма по Приложению № 3 к Правилам № 1343). Сдается в СФР не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным (например, за 2024 год — до ).

Этап 4: Подача Заявления на возмещение (до 1 марта следующего года)

Параллельно с Отчетом (или после его сдачи, но до 1 марта) подается Заявление на возмещение расходов.

Форма и заполнение Заявления на возмещение (Приложение № 2 к Правилам № 1343)

На 2025–2026 годы действует единая форма заявления, утвержденная Правилами № 1343 (Приложение № 2). Оно подается в электронном виде через личный кабинет СФР или системы ЭДО (СБис, Диадок, Контур и др.).

Структура Заявления:

1. Реквизиты страхователя: Наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации, код территории СФР.
2. Отчетный период: Календарный год, за который запрашивается возмещение (например, 2024).
3. Расчет лимита: Автоматически или вручную заполняются поля:
   • Сумма начисленных взносов (из РСВ);
   • Сумма пособий, выплаченных СФР (данные фонда);
   • Расчетная база;
   • Процент (20% или 30%);
   • Предельная сумма возмещения (Лимит).
4. Сведения о фактических расходах: Табличная часть по каждому мероприятию из Плана:
   • Наименование мероприятия (по перечню Приложения № 1);
   • Плановая сумма (из Плана);
   • Фактическая сумма расходов (подтвержденная документами);
   • Сумма, подлежащая возмещению (не более факта и не более лимита по статье).
5. Банковские реквизиты для зачисления средств (расчетный счет в казначействе или коммерческом банке-участнике СЭП).
6. Подпись уполномоченного лица (ЭЦП руководителя или доверенного лица).

Особенности заполнения табличной части:

• Если фактические расходы по статье превышают плановые — возмещается сумма не более плановой (в пределах лимита).
• Если расходов по статье не было, строка заполняется нулями или не заводится.
• Сумма по строке «Санаторно-курортное лечение предпенсионеров» контролируется отдельно (не более 10% базы).

Сроки подачи и рассмотрения (Критично для 2025–2026 гг.)

Пример временной линии для расходов 2024 года:

• , дедлайн Плана на 2024 год.
• — все платежи по Плану должны быть оплачены (деньги списаны со счета).
• , дедлайн сдачи Отчета за 2024 год.
• — дедлайн подачи Заявления на возмещение за 2024 год.
• Март 2025 — рассмотрение и зачисление денег.

Авансовое финансирование (для МСП до 100 чел.)

Организации и ИП, среднесписочная численность работников которых не превышает 100 человек, и которые не финансировали предупредительные меры в предыдущем году, могут получить аванс.

• Сумма аванса: до 50% от предельной суммы возмещения (лимита).
• Срок подачи заявления на аванс: до 1 июня текущего года (форма по Приложению № 2 к Правилам № 1343, вторая форма).
• Отчет по авансу: сдается до 1 февраля следующего года вместе с основным отчетом. Неиспользованный аванс подлежит возврату.

Типичные ошибки, приводящие к отказу или уменьшению выплаты

1. Пропуск дедлайна Плана. Нет Плана, сданного до 1 марта — нет права на возмещение за этот год.
2. Расходы не по перечню Приложения № 1. Покупка кофемашины, оплата фитнеса (если не входит в программу СУОТ/реабилитации), подарки сотрудникам — возмещению не подлежат.
3. Оплата в следующем году. Платеж по счету за декабрь прошел 10 января — расход в отчет за прошлый год не попадет (кассовый метод).
4. Несоответствие Плану. Тратили на ремонт вентиляции, а в Плане было только «Закупка СИЗ». СФР вернет только по позициям Плана.
5. Ошибки в РСВ. Неверно заполнен код вида страхования или тариф — база для лимита будет неверной.
6. Отсутствие ЭЦП или просроченная доверенность. Заявление не пройдет проверку подлинности.

Практический чек-лист перед отправкой Заявления

• [ ] План на отчетный год сдан в СФР до 1 марта (есть подтверждение получения).
• [ ] Отчет о выполнении Плана за отчетный год сдан до 1 февраля (есть подтверждение).
• [ ] Рассчитана база: Взносы РСВ (стр. 030) минус Пособия СФР (справка/ЛК).
• [ ] Лимит рассчитан верно (20% или 30% с обоснованием санатория).
• [ ] Фактические расходы по каждой статье подтверждены пакетом документов (договор+акт+платёжка).
• [ ] Суммы в Заявлении не превышают Плановые и Лимит (общий и по санаторию).
• [ ] Банковские реквизиты актуальны (счет открыт в банке-участнике СЭП или казначействе).
• [ ] Заявление подписано действующей ЭЦП руководителя/доверенного лица.
• [ ] Отправлено через ЛК СФР / ЭДО до 1 марта.

Возмещение расходов на охрану труда через СФР (ФСС) — это реальный инструмент снижения затрат на безопасность до 20–30% от тарифа профессионального риска. Главное, соблюдать процедуру: План → Выполнение → Отчет → Заявление в жесткие сроки (1 марта, 1 февраля, 1 марта).

Используйте личный кабинет СФР для получения актуальных данных о выплаченных пособиях (для расчета базы) и для электронной подачи документов. Грамотное оформление Плана и сбора первички за год гарантирует возврат средств без замечаний со стороны фонда.