Отпуск по беременности и родам (далее – декретный отпуск) регулируется главой 41 Трудового кодекса РФ. Оформление требует соблюдения определённой последовательности действий как со стороны работницы, так и со стороны работодателя. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год.

Подготовка документов со стороны сотрудницы

• Заявление на отпуск по беременности и родам – письменное обращение работницы к работодателю с указанием желаемой даты начала отпуска. Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать:
  • ФИО сотрудника;
  • должность и структурное подразделение;
  • просьбу предоставить отпуск по беременности и родам;
  • указание предполагаемой даты начала и окончания отпуска (по листку нетрудоспособности);
  • подпись и дата.
• Листок нетрудоспособности (больничный) по беременности и родам – документ, выдаваемый лечебным учреждением после подтверждения беременности. На листке указывается код «05» (отпуск по беременности и родам) и период нетрудоспособности (обычно 140 календарных дней: 70 до родов и 70 после).

Сотрудница передаёт оба документа работодателю не позднее дня, предшествующего предполагаемому началу отпуска.

Действия работодателя после получения документов

1. Проверка completeness документов – убедиться, что заявление подписано, а больничный лист содержит необходимые реквизиты (код 05, даты, печать медучреждения, подпись врача).
2. Издание приказа о предоставлении отпуска – оформляется по форме Т-6 (или в электронном виде в системе кадрового учёта). В приказе указываются:
   • основание (заявление и больничный лист);
   • период отпуска (с даты, указанной в листке нетрудоспособности, по дату его окончания);
   • должность, ФИО сотрудника;
   • номер и дата приказа.
3. Уведомление сотрудницы – копия приказа вручается работнице под роспись или направляется в электронном виде с подтверждением получения.
4. Начисление пособия по беременности и родам – расчёт производится Фондом социального страхования (СФР) на основе среднего заработка за два календарных года, предшествующих году назначения пособия. Работодатель предоставляет в СФР:
   • сведения о заработке сотрудницы (форма 4-ФСС);
   • копию больничного листа;
   • заявление на назначение пособия (если требуется в конкретном регионе).
5. Ведение кадрового учёта – в трудовой книжке делается запись об отпуске по беременности и родам (если ведётся бумажная форма) либо в электронном трудовом договоре фиксируется период отсутствия.

Особенности оформления при наличии уже находящейся в отпуске сотрудницы

Если на момент подачи заявления основная работница уже находится в отпуске по уходу за ребёнком до трёх лет (сотрудница 1), а на её место временно принята другая сотрудница (сотрудница 2), то оформление декретного отпуска для новой сотрудницы (сотрудница 3) производится по той же схеме. В этом случае важно:

• обеспечить корректное замещение позиции (внутреннее перераспределение или внешний найм);
• отразить в графике работы все три периода отпусков, чтобы избежать пересечения и обеспечить непрерывность производственного процесса;
• при необходимости оформить дополнительные соглашения о временном переводе сотрудницы 2 на другую должность или на совмещение.

Расчёт и выплата пособия

Пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100 % среднего заработка за расчётный период (два календарных года). Основные шаги:

1. Определить расчётный период (два календарных года, предшествующих году начала отпуска).
2. Суммировать все выплаты, подлежащие учёту (зарплата, премии, надбавки, компенсации и т.д.), исключая выплаты, не включаемые в средний заработок (например, пособия по временной нетрудоспособности, материальную помощь).
3. Разделить полученную сумму на количество календарных дней в расчётном периоде (730 или 731 день при високосном году).
4. Умножить полученный дневной средний заработок на количество дней отпуска по беременности и родам (обычно 140).
5. Передать расчёт в СФР для назначения и выплаты пособия.

Выплата производится непосредственно сотрудне в течение десяти рабочих дней с момента получения СФР всех необходимых документов.

Возврат из отпуска и переход в отпуск по уходу за ребёнком

После окончания декретного отпуска сотрудница имеет право:

• выйти на работу;
• оформить отпуск по уходу за ребёнком (до 1,5 лет или до 3 лет) – для этого необходимо подать заявление и предоставить свидетельство о рождении ребёнка;
• при желании продлить отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет, оформив соответствующее заявление.

При переходе в отпуск по уходу за ребёнком сохраняется место работы (должность) и сохраняется право на сохранение среднего заработка при условии, что сотрудница не работала у другого работодателя в течение данного периода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли начать декретный отпуск раньше, чем за 70 дней до родов?

Да, если больничный лист выдаётся с более ранней датой нетрудоспособности, отпуск начинается с этой даты.

Нужно ли согласовывать дату начала отпуска с руководителем?

Согласование не требуется, но рекомендуется уведомить руководителя заранее для планирования замещения.

Что делать, если больничный лист утерян?

Сотрудница должна обратиться в лечебное учреждение, выдавшее листок, для получения дубликата. Дубликат имеет ту же юридическую силу.

Можно ли совмещать декретный отпуск с другой работой?

Нет, во время отпуска по беременности и родам трудовая деятельность у данного работодателя приостанавливается. Работа у другого работодателя возможна только после оформления отпуска по уходу за ребёнком и при соблюдении ограничений, установленных ТК РФ.

Оформление отпуска по беременности и родам – процесс, требующий внимательного отношения к документам и соблюдения установленных сроков. Следуя представленной пошаговой инструкции, работодатель обеспечит законность предоставления отпуска, своевременную выплату пособия и сохранение трудовых прав сотрудницы, а работница получит все гарантии, предусмотренные законодательством.

Статья подготовлена на основе актуальной редакции Трудового кодекса РФ и рекомендаций Фонда социального страхования на 2026 год.