С 1 января 2026 года вступили в силу обновленные формы первичных учетных документов, утвержденные Приказом ФНС России от № ЕД-7-26/[@НомерПриказа] (далее — новый Приказ). Изменения коснулись счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также универсального передаточного документа (УПД). В данной статье подробно разберем, как правильно оформить счет-фактуру с актом (чаще всего реализуемую через УПД), предоставим образец заполнения и укажем на ключевые ошибки, которых стоит избегать.
Правовая основа: что изменилось с 2026 года?
ФНС России рекомендует (а для отдельных категорий плательщиков — обязывает) применять новые бланки. Главные нововведения:
- Обновлен реквизит «Основание»: теперь требуется указывать не только номер и дату договора, но и вид документа-основания (договор, заявка, накладная и т.д.).
- Детализация тарифов НДС: в табличной части усилены требования к указанию ставок НДС (20%, 10%, 0%, «без НДС», «не облагается»).
- Корректировочные документы: изменен порядок заполнения корректировочных счетов-фактур (КСФ) и корректировочных УПД (КУПД) — добавлены поля для указания причины корректировки по справочнику ФНС.
- Электронный документооборот (ЭДО): обязательность передачи документов в электронном виде через операторов ЭДО распространяется на более широкий круг налогоплательщиков.
Важно: Старые формы (утвержденные Приказом ММВ-7-6/[@СтарыйНомер]@) могут использоваться параллельно в течение переходного периода (обычно до конца текущего квартала), однако рекомендуется перейти на новые бланки сразу, чтобы избежать замечаний при проверках.
Счет-фактура + Акт = УПД (Универсальный передаточный документ)
Часто бухгалтеры ищут «счет-фактуру с актом». С юридической точки зрения, это два разных документа:
- Счет-фактура (СФ) — документ для подтверждения права на вычет НДС (ст. 169 НК РФ). Выдается продавцом.
- Акт приема-передачи (Акт) — документ, подтверждающий факт передачи товаров/выполнения работ/оказания услуг (ст. 9, 313 ГК РФ). Подписывается двумя сторонами.
На практике их удобнее объединить в один документ — Универсальный передаточный документ (УПД). УПД совмещает функции счета-фактуры и первичного документа (акта/накладной). Это разрешено ст. 169 НК РФ и Постановлением Правительства РФ № 1137.
Когда использовать УПД, а когда отдельные СФ и Акт?
| Ситуация | Рекомендуемый документ |
|---|---|
| Продажа товаров с отгрузкой, выполнение работ/услуг с приемкой результата | УПД (функции СФ + Акт/Накладная). Подписывается продавцом и покупателем. |
| Авансовый платеж (предоплата) | Счет-фактура (СФ) на аванс. Акт не нужен, так как передачи еще не было. |
| Сдача в аренду, лицензирование прав (если не требуется акт приема-передачи) | Счет-фактура (СФ). |
| Сложные этапные проекты (строительство, разработка ПО) | Часто используют отдельные Акт по этапам + СФ к акту, либо УПД по этапам. |
Образец заполнения УПД (Счет-фактура с актом) на 2026 год
Ниже приведен структурный образец заполнения УПД по новой форме. В примерах используются маскированные данные (названия организаций, ИНН, адреса).
Шапка документа (Реквизиты сторон)
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ № УПД-2026/00125 от г. ИСПОЛНИТЕЛЬ (ПРОДАВЕЦ): Наименование: ООО "ПримерСтрой" ИНН/КПП: 77[XXXXXXXX]/77[XXXXXXX] Адрес: г. Москва, ул. ###, д. [XX], пом. [X] Телефон: +7 (495) [XXX-XX-XX] Эл. почта: info@[masked-domain].ru Банк: АО "Банк Пример", г. Москва БИК: 044525[XXX] К/с: 30101###0[XXX] Р/с: 40702810[XXXXXXXXXXXX] ЗАКАЗЧИК (ПОКУПАТЕЛЬ): Наименование: ИП Петров П.П. ИНН: 77[XXXXXXXXXX] Адрес: г. Москва, пр. Тестовый, д. [YY], кв. [YY] Телефон: +7 (9XX) [XXX-XX-XX] ОСНОВАНИЕ: Договор № Д-2026/045 от г. (Вид документа: Договор подряда) Доп. соглашение № 1 от г.
Табличная часть (Товары/Работы/Услуги)
Согласно новому приказу, таблица должна содержать расширенный набор атрибутов.
| № п/п | Наименование (работы/услуг/товаров) | Ед. изм. (код ОКЕИ) | Кол-во | Цена за ед. | Стоимость (без НДС) | Ставка НДС | Сумма НДС | Всего к оплате (с НДС) | Страна происхождения / Код ТН ВЭД / Код ГТД |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Капитальный ремонт крыши здания (этап 1: демонтаж, гидроизоляция) | 796 (Услуга) | 1.000 | 450 000,00 | 450 000,00 | 20% | 90 000,00 | 540 000,00 | — / 995420 / — |
| 2 | Материалы: рулонная гидроизоляция, клей монтажный (по перечне Прил. №1) | 796 (Услуга) / 016е (кг) | 1.000 / 500.000 | 120 000,00 | 120 000,00 | 20% | 24 000,00 | 144 000,00 | РФ / 3919 / 10777000/XXXX/XX/XXXX |
| ИТОГО: | 570 000,00 | 114 000,00 | 684 000,00 | ||||||
Сумма прописью и подписи
ВСЕГО К ОПЛАТЕ: 684 000 (Шестьсот восемьдесят четыре тысячи) рублей 00 копеек. В том числе НДС (20%): 114 000 (Сто четырнадцать тысяч) рублей 00 копеек. ПОДПИСИ: ИСПОЛНИТЕЛЬ (ПРОДАВЕЦ): Руководитель / И.О. Главного бухгалтера ________________ / ________________ (Подпись) (Расшифровка подписи) М.П. (Печать ООО "ПримерСтрой") ЗАКАЗЧИК (ПОКУПАТЕЛЬ) — ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРИЕМКИ: Петров П.П. / ИП Петров П.П. ________________ / ________________ (Подпись) (Расшифровка подписи)
Пошаговая инструкция по заполнению ключевых полей
Поле «Основание» (Блок 1а/1б нового бланка)
С 2026 года ФНС требует детализации. Не пишите просто «Договор № 123». Правильно:
- Вид документа: Договор / Дополнительное соглашение / Заказ / Накладная / Акт приема-передачи.
- Номер: Д-2026/045
- Содержание (кратко): Капитальный ремонт крыши адм. здания по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 10.
Единицы измерения (ОКЕИ)
Обязательно используйте актуальный Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ). Для работ/услуг чаще всего код 796 («Услуга»), для товаров — соответствующие коды (кг, м, шт, м2). Несоответствие кода ОКЕИ наименованию, частая ошибка при автоматической проверке в ЭДО.
Коды ТН ВЭД и ГТД
Для товаров (материалов) обязательно заполнение столбца «Код ТН ВЭД» (10 знаков) и «Код ГТД» (если товары импортированы). Для чистых работ/услуг ставится прочерк или «—».
Ставки НДС
В новой форме недопустимо оставлять поле пустым; Допустимые значения: 20%, 10%, 0%, без НДС (для освобожденных операций, ст. 149 НК РФ), не облагается (для операций не подлежащих обложению, ст. 148, 150 НК РФ, а также УСН/Патент/НПД — с оговоркой по выделенному НДС).
Оформление в ЭДО (Электронный документооборот)
С 2026 года подавляющее большинство организаций (выручка > [Порог] млн руб. или участие в крупных госзакупках) обязаны обмениватся УПД/СФ исключительно в электронном виде через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).
Особенности ЭДО-УПД:
- Формат: XML-схема формата ФНС (актуальная версия на 2026 год — 5.03 или новее).
- Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Для покупателя — КЭП лица, уполномоченного на подпись первички.
- Статусы: «Подписан исполнителем» → «Доставлен заказчику» → «Подписан заказчиком» (фактура принята к вычету) / «Отклонен заказчиком» (требуется корректировка).
- Сроки: СФ/УПД должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней после отгрузки/передачи (п. 3 ст. 168 НК РФ). В ЭДО датой выставления считается дата отправки файла оператору.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как исправить / избежать |
|---|---|---|
| Не указан вид документа-основания (только номер/дата) | Отказ в вычете НДС, замечания ФНС при камеральной проверке | Заполнять реквизит «Основание» полностью: Вид + Номер + Дата + Содержание. |
| Документ недействителен для вычета НДС | Использовать автоматизацию (1С, ЭДО-операторы) с контролем контрольных сумм. | |
| Отсутствие подписи покупателя в УПД (в бумажном виде) или статуса «Подписан заказчиком» в ЭДО | Невозможность подтвердить факт приемки для вычета НДС и расходов по налогу на прибыль | Настроить процесс: УПД подписывается ДВУМЯ сторонами. В ЭДО — отслеживать статус доставки и подписания. |
| Неверный код ОКЕИ (например, «шт» для услуг) | Ошибка валидации XML в ЭДО, возврат документа | Проверять справочник ОКЕИ перед загрузкой номенклатуры в учетную систему. |
| Выставление УПД вместо СФ за аванс | Нарушение п. 3 ст. 168 НК РФ (СФ на аванс выписывается отдельно, без акта приемки) | На аванс, только СФ (функция СЧФ). УПД, только при фактической передаче/приемке. |
Корректировка УПД (КУПД) в 2026 году
Если в выставленном УПД обнаружена ошибка (цена, количество, реквизиты), оформляется Корректировочный универсальный передаточный документ (КУПД).
- Заполняется по той же форме, что и УПД, с указанием признака «Корректировочный».
- Обязательно заполняется блок «Информация об исправляемом документе» (номер, дата исходного УПД).
- Указывается причина корректировки по справочнику ФНС (например: «Изменение цены», «Возврат товара», «Исправление ошибки в реквизитах»).
- В табличной части заполняются колонки «Было» / «Стало» / «Разница».
Хранение и архивирование
Срок хранения счетов-фактур, УПД и актов — не менее 5 лет со дня окончания налогового периода, в котором они составлены (ст. 23 НК РФ, ФЗ-402). В электронном виде хранятся в информационных системах оператора ЭДО или в собственной ЭДО-системе организации с обеспечением недоступности для изменения (ЦКЗИ, квитанции).
Грамотное оформление счета-фактуры с актом (УПД) в 2026 году требует внимания к обновленным формам ФНС, корректному заполнению реквизита «Основание», использованию актуальных классификаторов (ОКЕИ, ТН ВЭД) и соблюдению процедур ЭДО. Использование единого УПД вместо пары «СФ + Акт» упрощает документооборот, снижает риск расхождений в данных и ускоряет получение вычета НДС покупателем.
Рекомендация: Настройте шаблоны в вашей учетной системе (1С, SAP, «МойСклад» и др.) или в личном кабинете оператора ЭДО в соответствии с новыми требованиями Приказа ФНС от года. Проводите регулярную сверку выданных и полученных УПД с Книгами покупок и продаж.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и налоговых вопросов обращайтесь к квалифицированным специалистам. Текст подготовлен с учетом изменений законодательства на .