Форма ЕФС‑1 (Сведения для ведения индивидуального лицевого счёта) является обязательным документом, который работодатель должен представить в Социальный фонд России (СФР) при принятии сотрудника на работу, при переводе, увольнении и в других случаях, предусмотренных законодательством. Ниже представлен подробный разбор того, как правильно оформить ЕФС‑1 при приёме на работу, а также пример заполненного бланка.

Когда требуется подавать ЕФС‑1

• При приёме сотрудника на работу (первичная постановка на учёт).
• При переводе сотрудника в другое структурное подразделение организации.
• При изменении основного места работы (совместительство).
• При увольнении сотрудника.
• При восстановлении трудового стажа после перерыва;

Основные разделы формы ЕФС‑1

1. Раздел 1 – Сведения о застрахованном лице. Здесь указываются ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, а также данные о гражданстве.
2. Раздел 2 – Сведения о работодателе. Включают наименование организации, ИНН, КПП, адрес местонахождения и контактный телефон.
3. Раздел 3 – Сведения о трудовой деятельности. Отражают дату приёма, должность, профессиональный стандарт (при наличии), код ОКЗ, а также информацию о трудовом договоре (срочный/бессрочный, номер и дата).
4. Раздел 4 – Сведения о страховых взносах. Указываются базы для начисления взносов в ПФР, ФСС и ФОМС, а также период, за который производится отчёт.
5. Раздел 5 – Подписи и дата. Подпись ответственного лица (бухгалтера, кадровика) и дата составления формы;

Пошаговая инструкция заполнения ЕФС‑1 при приёме на работу

1. Подготовка данных. Соберите документы нового сотрудника: паспорт, СНИЛС, ИНН (при наличии), трудовую книжку (или электронную трудовую книжку), а также информацию о должности и окладе.
2. Заполнение раздела 1. Внесите ФИО (можно указать как ФИО для примера), дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, пол, номер СНИЛС и гражданство.
3. Заполнение раздела 2. Укажите полное наименование организации, её ИНН, КПП, юридический адрес и контактный телефон.
4. Заполнение раздела 3.
   • Дата приёма – день, когда сотрудник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей.
   • Должность – согласно штатному расписанию.
   • Код ОКЗ – берётся из Общероссийского классификатора профессий (например, 2141 – программист).
   • При наличии профессионального стандарта – укажите его номер и название.
   • Трудовой договор – номер и дата заключения, вид (срочный/бессрочный).
5. Заполнение раздела 4. Определите базу для начисления страховых взносов (обычно это сумма заработной платы, не превышающая предельного значения, установленного законодательством на текущий год). Укажите период, за который формируется отчёт (обычно текущий месяц).
6. Проверка. Сверьте все введённые данные с исходными документами, обратите особое внимание на соответствие СНИЛС и даты рождения.
7. Подписание. Форма подписывается ответственным лицом (главный бухгалтер или специалист по кадрам) и ставится дата составления.
8. Передача в СФР. Форма направляется в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале СФР или на бумажном носителе в территориальное отделение фонда.

Пример заполненного бланка ЕФС‑1 (условный)

Ниже представлен образец заполнения формы. Все данные являются вымышленными и служат только для иллюстрации.

Раздел 1 – Сведения о застрахованном лице
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: М
СНИЛС: 123-456-789 00
Гражданство: Российская Федерация
Раздел 2 – Сведения о работодателе
Наименование организации: ООО «Пример»
ИНН: ###
КПП: ###

Адрес: г. Москва, ул. ###, д. 10
Контактный телефон: ###

Раздел 3 – Сведения о трудовой деятельности
Дата приёма: 
Должность: Инженер-программист
Код ОКЗ: 2141
Профессиональный стандарт: 06.001 «Инженер-программист в области разработки программного обеспечения»
Трудовой договор: № 2026/10 от , бессрочный
Раздел 4 – Сведения о страховых взносах
База для начисления взносов (ПФР, ФСС, ФОМС): 80 000,00 руб.
Отчётный период: – 
Раздел 5 – Подписи и дата
Ответственный лицо: Петрова Анна Сергеевна (главный бухгалтер)
Подпись: _____________________

Частые ошибки при заполнении ЕФС‑1

• Неправильный формат даты (используйте ДД.ММ.ГГГГ).
• Ошибка в номере СНИЛС (проверяйте контрольную цифру).
• Указание неактуального кода ОКЗ – всегда сверяйтесь с актуальным классификатором на дату заполнения.
• Не указана база для начисления взносов или указана сумма, превышающая предельное значение.
• Отсутствие подписи или даты – форма считаеться неподписанной и не принимается СФР.
• Смешивание данных о совместительстве и основном месте работы без разделения разделов.

Рекомендации по использованию 1С:ЗУП для формирования ЕФС‑1

Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) обладает встроенным механизмом генерации формы ЕФС‑1. Для корректной работы следует:

1. Убедиться, что справочники Классификатор профессий (ОКЗ) и Профессиональные стандарты обновлены до актуальной версии.
2. Заполнить карточку сотрудника: указать СНИЛС, дату рождения, гражданство, а также прикрепить скан трудовой книжки (если используется электронная трудовая книжка – загрузить выписку из ЕТК).
3. В разделе Кадры → Приём на работу заполнить поля должности, код ОКЗ и профессиональный стандарт – система автоматически подставит их в форму ЕФС‑1.
4. После проведения документа Приём на работу перейти в Отчёты → ЕФС‑1 и сформировать отчёт за нужный период. Программа проверит контрольные суммы и предупредит о возможных несоответствиях.
5. Экспортировать готовый файл в формат XML и загрузить его в личный кабинет СФР через сервис Электронный документооборот.

Правильное оформление формы ЕФС‑1 при приёме на работу – важное условие для соблюдения законодательства о обязательном социальном страховании. Следуя представленной пошаговой инструкции, избегая типичных ошибок и используя возможности 1С:ЗУП, работодатель сможет своевременно и без проблем передать необходимые сведения в Социальный фонд России. Это обеспечит корректный учёт трудового стажа сотрудника и своевременное начисление страховых взносов, что в дальнейшем защитит права работника на получение пенсий, пособий и других социальных гарантий.