Архивный акт — официальный документ, фиксирующий передачу дел на постоянное хранение в государственный архив. Его правильное оформление необходимо для соблюдения требований Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ‑125 от ) и нормативных актов, регулирующих работу архивов организаций.

Нормативная база

• ФЗ‑125 «Об архивном деле в РФ»;
• Основные правила работы архивов организаций (утв. Коллегией Росархива ), Приложение 35 — образец акта приема‑передачи документов на постоянное хранение;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2025 «Документы. Правила оформления актов»;
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ.

Структура архивного акта

Согласно Приложению 35 и ГОСТ Р 7.0.97‑2025 акт состоит из следующих блоков:

1. Шапка документа – наименование организации, её реквизиты, дата и место составления акта.
2. Преамбула – ссылка на нормативный акт, на основании которого составляется документ (например, «На основании Приказа № … от …»).
3. Описание передаваемых дел – перечень дел (номера, названия, периоды, количество листов, форма хранения).
4. Подписи сторон – представитель организации (руководитель или уполномоченное лицо) и представитель архива (директор или его заместитель).
5. Приложения – при необходимости копии описей дел, инвентарных карточек и т.п.

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Подготовка перечня дел
   • Сформировать опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение.
   • Указать для каждого дела: индекс, название, период охвата, количество листов, форму хранения (папка, коробка, электронный носитель).
2. Оформление шапки
   • В левом верхнем углу указать полное наименование организации, её ИНН/КПГ, юридический адрес.
   • По центру – название документа: «АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ».
   • Справа – дата и место составления (город, день, месяц, год).
3. Преамбула

   Пример формулировки:

   На основании Приказа Федерального архивного агентства № … от … и Приложения 35 к Основным правилам работы архивов организаций, утверждённым решением Коллегии Росархива от г., составляем настоящий акт.

4. Описание передаваемых дел
   • Сформировать таблицу с колонками: № п/п, Индекс дела, Наименование дела, Период (с‑по), Количество листов, Форма хранения, Примечание.
   • В конце таблицы указать итоговое количество дел и общее число листов.
5. Подписи сторон
   • Слева – подпись представителя организации, его должность, ФИО, расшифровка.
   • Справа – подпись представителя архива, его должность, ФИО, расшифровка.
   • Под каждой подписью проставить дату подписания.
6. Приложения

   При необходимости к акту прилагаются:

   • опись дел (форма № …);
   • инвентарные карточки;
   • копии приказов о передаче дел;
   • другие подтверждающие документы.

Образец архивного акта (упрощённый)

ООО «Пример»
ИНН ###, КПП ###
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10

АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

г. Москва «10» сентября 2026 г.

На основании Приказа Федерального архивного агентства № 125‑ФЗ от 
и Приложения 35 к Основным правилам работы архивов организаций
(утв. Коллегией Росархива ) составляем настоящий акт.

Передаваемые дела:

 
№ п/п
Индекс дела
Наименование дела
Период
Кол‑во листов
Форма хранения
 
1
01‑01‑001
Договоры с поставщиками 2020‑2022
‑
150
Папка
 
2
01‑01‑002
Приказы по личному составу 2021‑2023
‑
80
Папка
 

Подписи сторон:
От организации: ___________________ / Иванов И.И. / Директор
От архива: _______________________ / Петрова П.П. / Начальник отдела приема документов

Дата подписания: «10» сентября 2026 г.

Приложения:

 
Опись дел (форма № 01).
 
Инвентарные карточки на переданные дела.

Полезные рекомендации

• Перед составлением акта сверьте перечень дел с описью, утверждённой в организации.
• Убедитесь, что все документы имеют обязательные реквизиты (дата, номер, подпись).
• При передаче электронных документов укажите формат файлов и средство хранения (сервер, магнитная лента и т.п.).
• После подписания акта сделайте две копии: одна остаётся в организации, другая передаётся в архив вместе с делами.
• Храните копию акта в течение всего срока хранения переданных дел (как правило, постоянно).

Правильно оформленный архивный акт гарантирует законность передачи документов на постоянное хранение, упрощает дальнейшую работу с архивным фондом и защищает организацию от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете составить акт, соответствующий всем требованиям законодательства и ГОСТов.