Заявление на отпуск — это официальный документ, которым работник обращается к работодателю с просьбой предоставить ему период отдыха на определённые даты. Правильно оформленное заявление упрощает процесс согласования, минимизирует риски недоразумений и служит основанием для внесения записи в табель учёта рабочего времени.

Правовая основа

Оформление отпуска регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 114 — право работника на ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Статья 122 — порядок предоставления отпуска по согласованию сторон;
• Статья 123 — уведомление работодателя о намерении взять отпуск (заявление).

Внутренние локальные нормативные акты организации (положение об отпуске, коллективный договор) могут уточнять сроки подачи заявления и форму документа.

Структура заявления на отпуск

Типовое заявление состоит из следующих блоков:

1. Шапка документа – реквизиты организации и работника.
2. Название документа – «Заявление на отпуск».
3. Текст обращения – просьба предоставить отпуск, указание вида (основной, дополнительный, за счёт собственных средств и т.д.), точные даты начала и окончания.
4. Подпись и дата – собственноручная подпись сотрудника и дата подачи.
5. Резолюция руководителя (заполняется после согласования) – согласие или мотивированный отказ.

Образец бланка заявления на отпуск (готовый к печати)

ООО «Пример»
ИНН ### КПП 098765432
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Табельный номер: 00123

ЗАЯВЛЕНИЕ НА ОТПУСК

Прошу предоставить мне отпуск:

 
вид отпуска – ежегодный основной;
 
период с «__» __________ 202__ г. по «__» __________ 202__ г. (включительно);
 
продолжительность – __ календарных дней.


Причина отпуска: личные дела / семейные обстоятельства / лечение и т.п. (по желанию указывается).

Подпись сотрудника: _____________________ / Иванов И.И. /
Дата подачи: «__» __________ 202__ г.



Резолюция руководителя:
Согласовываю / Не согласовываю (указать причину отказа) _____________________
Подпись: _____________________ / Ф.И.О. руководителя /

Примечание: все поля, выделенные угловыми скобками __, необходимо заполнить от руки или в электронном виде перед печатью.

Как правильно заполнить заявление

1. Укажите реквизиты организации – название, ИНН, КПП, юридический адрес (можно взять из трудового договора или внутренней справки).
2. Внесите свои данные – ФИО, должность, подразделение, табельный номер.
3. Определите вид отпуска – основной ежегодный, дополнительный, за счёт собственных средств, учебный и т.д.
4. Точно укажите даты – день начала и день окончания отпуска (включительно). Проверьте, что общее количество дней соответствует вашему отпускному стажу и не превышает положенного лимита.
5. При необходимости укажите причину – это необязательно, но может ускорить согласование.
6. Поставьте подпись и дату – подпись должна быть собственноручной, дата – текущая.
7. Передайте документ руководителю – лично, через секретариат или в электронном виде (если в компании принято электронное документооборота).
8. Дождитесь резолюции – после согласования руководитель ставит свою подпись и дату; копия заявления остаётся в личном деле сотрудника.

Советы по печати и хранению

• Используйте обычный лист формата А4, белой плотности 80 г/м².
• Печатайте чётким шрифтом (Times New Roman, 12 pt) или Arial, 11 pt – так документ выглядит официально и легко читается.
• Сделайте две копии: одну оставьте у себя, вторую передайте в отдел кадров.
• Если ваша компания использует электронную систему HRM, заполните форму в системе и распечатайте подтверждение для личного архива.
• Храните оригинал заявления в личном деле не менее 5 лет после окончания трудового отношения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление на отпуск заранее, например, за несколько месяцев?

Да, Трудовой кодекс не ограничивает срок подачи заявления, однако внутренние положения компании могут устанавливать минимальный срок уведомления (например, не менее 2 недель).

Нужно ли указывать причину отпуска?

Указание причины не является обязательным по закону; Оно может быть полезно для планирования работы подразделения, но сотрудник имеет право не раскрывать личные обстоятельства.

Что делать, если руководитель отказал без объяснения причин?

Сотрудник имеет право запросить письменное обоснование отказа. Если причины незаконны (например, дискриминация), можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Можно ли взять отпух в виде нескольких отдельных периодов?

Да, при согласовании с работодателем отпуск может быть предоставлен раздельно (например, две недели летом и одна неделя зимой), если это не противоречит внутренним правилам организации.

Нужно ли заверять заявление печатью организации?

Нет, для заявления на отпуск достаточно подписи сотрудника и, после согласования, подписи руководителя. Печать ставится только на документах, требующих обязательного заверения (например, справки, выписки).

Заявление на отпуск – простой, но важный кадровый документ. Правильное оформление и своевременная подача помогают избежать недоразумений с планированием рабочего процесса и гарантируют соблюдение трудовых прав сотрудника. Используйте представленный выше образец, заполняйте все обязательные поля, подписывайте документ и передавайте его в соответствии с внутренними регламентами вашей организации.

Желаем продуктивного планирования отпуска и приятного отдыха!