Запрос в пограничный архив (Центральный пограничный архив ФСБ России) подаётся для получения архивных справок, копий документов или иных сведений, связанных с деятельностью пограничных войск, режимами státной границы и смежными вопросами. Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления такого запроса, а также готовый пример заявления, который можно адаптировать под свои нужды.

Нормативная база

• Приказ ФСБ России от 5 ноября 2020 г. № 496 – утверждение Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок или копий архивных документов».
• Приказ ФСБ России от 13 ноября 2012 г. № 572 – порядок оформления заявлений о выдаче индивидуального пропуска (полезно для понимания структуры бланка).
• Внутренние инструкции Центрального пограничного архива ФСБ России (доступны на официальном сайте ФСБ России в разделе «Архивные услуги»).

Подготовка перед подачей запроса

1. Определите точное наименование архива, в который направляете запрос (например, «Центральный пограничный архив ФСБ России»).
2. Сформулируйте предмет запроса: какие документы, дела, листы или сведения вам необходимы (например, справка о службе в пограничных войсках за 1941‑1945 гг., копия дела о пересечении государственной границы в определённом районе).
3. Подготовьте документы, подтверждающие ваше право на получение информации (если требуется): копия паспорта (данные скрыты), доверенность, если запрос подаётся от имени организации, и т.п. При этом не указывайте личные данные в открытом виде – используйте только те сведения, которые обязательны по регламенту (ФИО полностью не раскрываем, а в примере заменяем на обозначения).
4. Уточните способ подачи: личное посещение, почтовое отправление или электронный документооборот (если архив предоставляет такую возможность).

Структура заявления в пограничный архив

Согласно Административному регламенту, заявление должно содержать следующие обязательные блоки:

• Шапка – реквизиты заявителя (название организации или ФИО без указания паспортных данных, адрес для ответа – можно указать только город и индекс, без конкретного дома/квартиры);
• Наименование архива – полное официальное название.
• Тема запроса – краткое описание того, что именно требуется получить.
• Обоснование необходимости – почему информация нужна (например, для подтверждения трудового стажа, genealogical research, судебного разбирательства и т.д.).
• Перечень запрашиваемых документов – архивный шифр (фонд, опись, дело, лист) если известен, либо описание предмета поиска.
• Форма получения ответа – обычным письмом, электронным документом или личное получение.
• Дата и подпись – заявитель ставит дату и подпись (при подаче через представителя – подпись представителя и указание его полномочий).

Образец заявления

Ниже представлен шаблон, в котором все персональные данные заменены условными обозначениями. При реальном оформлении замените их на свои данные, соблюдая требования конфиденциальности.

Шапка заявления
Наименование организации: [Название организации или «Физическое лицо»]
ФИО: [Фамилия И. О.] (данные приведены без паспортных реквизитов)
Адрес для ответа: [Город, индекс]
Кому: Центральный пограничный архив ФСБ России
От: заявитель (указано выше)

Тема запроса
Прошу предоставить архивную справку о службе в пограничных войсках СССР в период с по г. (включая сведения о месте службы, звании и наградах).

Обоснование необходимости
Справка требуется для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсионных выплат.

Перечень запрашиваемых документов
- Архивный шифр: фонд № [номер фонда], опись № [номер описи], дело № [номер дела], лист № [номер листа] (если известен);
- В случае отсутствия точного шифра – запрос на поиск по фамилии, имени, отчеству и периоду службы.

Форма получения ответа
Обычным письмом на адрес, указанный в шапке заявления.

Дата и подпись
«___» __________ 2026 г. ___________________ /[подпись]/

Как отправить запрос

1. Распечатайте заявление на листе формата А4, подпишите его собственноручно.
2. Приложите копию документа, подтверждающего вашу личность (паспорт) – при этом закрыть номер и серию, оставив только фамилию и инициалы, если это требуется архивом.
3. Отправьте письмо заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес Центрального пограничного архива ФСБ России (уточните актуальный адрес на официальном сайте ФСБ России).
4. Сохраните копию отправленного заявления и квитанцию об отправке – они могут понадобиться при проверке статуса запроса.
5. Срок рассмотрения запроса составляет до 30 календарных дней с даты регистрации в архиве (в соответствии с Административным регламентом). При необходимости можно уточнить статус по телефону справочной службы (указан на сайте ФСБ России).

Полезные советы

• Если точный архивный шифр неизвестен, опишите запрос максимально подробно: укажите воинское звание, часть, район службы, approximate даты. Это ускорит поиск.
• При подаче заявления от имени организации приложите копию устава и доверенность на представителя.
• Не указывайте в заявлении личные данные, не относящиеся к запросу (например, номер мобильного телефона, личный e‑mail, если они не требуются регламентом).
• Проверьте, что все поля заполнены разборчивым почерком или печатным текстом – это уменьшит вероятность возврата заявления на доработку.
• При получении ответа проверьте наличие гербовой печати архива и подписи уполномоченного лица – это подтверждает подлинность документа.

Оформление запроса в пограничный архив ФСБ России – процесс, регламентированный нормативными актами и требующий внимательного заполнения всех обязательных реквизитов. Следуя представленной структуре и используя приведённый образец, вы сможете подготовить корректное заявление, минимизировав риски отказа или возврата на доработку. Помните, что главное – чётко сформулировать предмет запроса и соблюсти требования конфиденциальности при указании персональных данных.