Дата актуализации: 08:59:56 ()

В Восточном Казахстане ежегодно поступает около 40 запросов через систему eGov. Однако многие архивы всё ещё находятся в процессе цифровизации – на сегодняшний день переведено лишь около 15 % материалов в электронный вид. Ниже представлен подробный алгоритм, который поможет вам оформить и отправить запрос в архив, minimising возможные ошибки и ускорив получение нужной информации.

Содержание

1. Подготовка к запросу
2. Выбор способа подачи запроса
3. Подача запроса через eGov
4. Подача бумажного запроса
5. Контроль статуса и получение ответа
6. Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Подготовка к запросу

Прежде чем приступать к оформлению заявления, соберите всю необходимую информацию. Это сократит время обработки и уменьшит вероятность отказа.

• Тип документа: уточните, что именно вам нужно (например, выписка из реестра недвижимости, справка о состоянии гражданского дела, архивная копия протокола и т.д.).
• Период: укажите точные даты или диапазон лет, за которые требуется информация.
• Регистрационные номера: если известны номера дел, протоколов, актов – запишите их.
• Цель запроса: кратко опишите, для чего вам нужны данные (например, для судебного разбирательства, оформления наследства, научного исследования).
• Контактные данные: укажите свой актуальный e‑mail и телефон для обратной связи.
  Примечание: личные данные (ФИО, телефон, адрес) в примерах ниже заменены маской * для конфиденциальности.

Пример заполнения (данные маскированы):

ФИО: *
Телефон: *
E-mail: *
Адрес: *

Выбор способа подачи запроса

В зависимости от уровня цифровизации конкретного архива вы можете выбрать один из следующих вариантов:

• Электронный запрос через eGov – самый быстрый и удобный способ, если архив поддерживает онлайн‑сервис.
• Письменный запрос на бумажном носителе – актуален для архивов, где электронные услуги ещё не внедрены.
• Личный визит – полезно, если требуется консультация специалиста или необходимо сразу ознакомиться с материалами.

Согласно данным из Восточного Казахстана, около 40 запросов в месяц поступают через eGov, что свидетельствует о растущей популярности электронного канала.

Подача запроса через eGov

Регистрация в системе

1. Перейдите на официальный портал egov.kz.
2. Нажмите «Войти» → «Регистрация».
3. Заполните форму, указав:
• ФИО (маскировать при публикации: )
• ИИН/БИН
• Номер мобильного телефона (маскировать: )
• Электронную почту
4. Подтвердите регистрацию по SMS‑коду.

Формирование запроса

1. В личном кабинете выберите раздел «Архивные услуги» → «Отправить запрос».
2. Укажите название архива (например, «Государственный архив Восточно‑Казахстанской области»).
3. Заполните поля формы:
• Тип документа – выберите из списка или укажите вручную.
• Период – укажите даты (например,  – ).
• Номер дела/акта – если известен.
• Цель запроса – кратко опишите (максимум ).
• Контактные данные – система автоматически подставит ваш e‑mail и телефон из профиля (можно изменить при необходимости);
4. Прикрепите скан‑копию удостоверения личности (паспорт) – требуется для подтверждения права на получение информации.
5. Проверьте введённые данные и нажмите «Отправить».

Что происходит дальше?

• Запрос попадает в очередь обработки; среднее время рассмотрения – от 3 до 10 рабочих дней;
• Вы получите уведомление в личном кабинете и на указанный e‑mail о статусе:
• «Принято в работу»
• «Требуется уточнение»
• «Готово к выдаче»
• Если запрос одобрен, вы сможете скачать электронную копию документа (если он уже оцифрован) или получить направление на выдачу бумажного оригинала в архиве.

Подача бумажного запроса

Если архив не предоставляет электронную услугу или вы предпочитаете традиционный способ, действуйте следующим образом:

1. Скачайте бланк запроса с официального сайта архива или получите его в отделе приёма документов.
2. Заполните бланк печатными буквами:
• ФИО (маскировать при публикации: )
• Дата рождения
• ИИН/БИН
• Контактный телефон (маскировать: )
• Электронная почта
• Наименование архива
• Тип искомого документа
• Период интересующих вас материалов
• Цель запроса
• Подпись и дата
3. К заявлению приложите:
• Копию паспорта (страница с фото и данными).
• Доверенность, если запрос подаётся от имени третьего лица.
4. Подайте документы одним из способов:
• Лично в приёмную архива (получите подтверждение о принятии – журнал входящих или квитанцию).
• Почтой с уведомлением о вручении (рекомендуется использовать заказное письмо).
• Через курьерскую службу с отслеживанием.
5. Сохраните копию отправленного запроса и все подтверждающие документы.

Срок рассмотрения бумажного запроса обычно составляет от 10 до 20 рабочих дней, в зависимости от загрузки архива и степени оцифровки фондов.

Контроль статуса и получение ответа

Независимо от выбранного способа подачи, важно отслеживать ход обработки:

• Для электронных запросов – периодически заходите в личный кабинет eGov и проверяйте раздел «Мои заявки».
• Для бумажных запросов – если не получили ответ в установленный срок, сделайте звонок в архив (указав номер входящего документа) или отправьте повторное письмо с запросом о статусе.
• При получении уведомления о готовности документа:
• Если документ оцифрован – скачайте его из личного кабинета или по ссылке, полученной на e‑mail.
• Если документ предоставляется в бумажном виде – явитесь в архив в указанное время с паспортом и квитанцией о оплате (если предусмотрена государственная пошлина).

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Советы

• Формулируйте запрос максимально конкретно: вместо «все документы за 2000‑2005 годы» укажите «выписки из реестра недвижимости по улице Абая, дома 12‑20 за период ‑».
• Проверяйте, не требуется ли оплата государственной пошлины – информация обычно размещена в разделе «Платные услуги» на сайте архива.
• Сохраняйте все подтверждающие документы (квитанции, сканы запросов) в электронном виде – они могут понадобиться при апелляции или повторном запросе.
• Если архив сообщает, что нужный материал не оцифрован, уточните возможность его сканирования на месте (часто эта услуга предоставляется за дополнительную плату).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать запрос анонимно?

Нет. Для получения архивной информации необходимо подтвердить свою личность, иначе запрос будет отклонён.

Что делать, если пришёл отказ без объяснения причин?

Запросите письменное разъяснение причины отказа. Согласно законодательству, вы имеете право на обоснованный ответ.

Можно ли ускорить процесс подачи запроса?

Да – использование eGov и предоставление полной, точной информации в первом запросе значительно сокращает время обработки.

Есть ли ограничение на количество запросов в месяц?

Ограничений нет, но частые повторные запросы по одному и тому же вопросу могут рассматриваться как дублирование и обрабатываться с низким приоритетом.

Следуя данному руководству, вы сможете эффективно взаимодействовать с архивными учреждениями, получать необходимые документы и минимизировать бюрократические задержки. Удачной работы!