Объяснительная записка – это официальный документ, которым сотрудник поясняет причины возникновения ситуации, требующей разъяснения (например, недостача товара, денежных средств, материалов). Ниже представлен подробный гайд по её составлению с учётом требований трудового законодательства и рекомендаций по оформлению.

Когда требуется объяснительная записка о недостаче

• Обнаружение недостачи при инвентаризации товара на складе или в торговом зале.
• Недостача денежных средств в кассе или при безналичном расчёте.
• Недостача материалов, сырья или комплектующих на производстве.
• Любая иная ситуация, когда работодатель просит сотрудника дать письменное объяснение факта недостачи.

Согласно статье 193 ТК РФ, сотрудник обязан предоставить объяснение в течение двух рабочих дней с момента получения требования работодателя. Отказ или уклонение может повлечь дисциплинарное взыскание.

---

Структура объяснительной записки (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

1. Шапка – реквизиты организации и адресата (ФИО, должность, подразделение).
2. Дата и номер документа (если ведётся внутренний документооборот).
3. Вводная часть – краткое указание на повод написания (например, «В связи с обнаружением недостачи товара на складе № 3…»)
4. Описание факта – что именно недостало, когда и как было выявлено, количество и стоимость (если известны).
5. Причины возникновения недостачи – объективные факты (ошибка при приёмке, технический сбой, человеческий фактор и т.д.). Важно избегать общих фраз и эмоциональных оценок.
6. Меры, уже принятые и планируемые – как сотрудник собирается исправить ситуацию (пересчёт, возврат, компенсация, дополнительный контроль и т;д.).
7. Подпись – ФИО, должность, личная подпись и дата.

Пример оформления шапки:

ООО «Торговый Дом»
ИНН ###, КПП ###
ул. ###, д. 10, офис 5
г. Москва, 123456
Директору
Иванову И.И.

---

Примеры объяснительных записок по типичным случаям недостачи

Пример 1. Недостача товара на складе

Шапка (как выше).

Вводная часть: В связи с обнаружением недостачи товара «Книга‑пособие» на складе № 3 при проведении ежемесячной инвентаризации.

Описание факта: По данным инвентаризации недостаёт 42 единицы товара, стоимостью 8 400 руб. (по закупочной цене 200 руб./шт.).

Причины: При приёмке партии от поставщика сотрудник кладовщика не внес в систему учёта 42 единицы из‑за сбоя сканера штрих‑кода; ошибка была обнаружена только при сверке фактического остатка с данными 1С.

Меры: 1) Проведено повторное сканирование всей партии и внесение недостающих единиц в систему; 2) Оформлен акт о расхождении и направлен поставщику для уточнения отгрузочных документов; 3) Введено дополнительное контрольно‑измерительное оборудование для сканирования при приёмке.

Подпись: __________________ / Петров С.В. / кладовщик /

Пример 2. Недостача денежных средств в кассе

Шапка (аналогично).

Вводная часть: В связи с обнаружением недостачи денежных средств в кассе магазина № 5 при смене .

Описание факта: При закрытии смены выявлено недостающее количество наличных – 3 500 руб. (по отчёту Z‑отчёта).

Причины: При приёме оплаты за товар кассиром была допущена ошибка в расчёте сдачи покупателю (выдано 500 руб. вместо 200 руб.) и не внесено соответствующее корректирующее действие в кассовый журнал.

Меры: 1) Возвращено излишне выданное покупателю 300 руб. (покупатель найден по чеку); 2) Проведено дополнительное обучение кассиров по работе с кассовым оборудованием и обработке сдачи; 3) Введено двойное подтверждение суммы сдачи перед выдачей покупателю.

Подпись: __________________ / Смирнова А.П. / старший кассир /

---

Типичные ошибки при составлении объяснительной записки

• Эмоциональность и обвинения – записка должна быть сухой, фактической, без оценок коллег или руководства.
• Отсутствие конкретных данных – необходимо указывать точные суммы, количество, даты, номера документов.
• Нарушение структуры – пропуск обязательных частей (шапка, описание факта, причины, меры) приводит к необходимости доработки.
• Несоблюдение сроков – предоставление объяснения позже двух рабочих дней может быть расценено как уклонение.
• Неправильное оформление – использование нестандартных шрифтов, отсутствие полей, неправильный интервал затрудняет восприятие документа.

Как избежать ошибок

1. Сначала соберите все фактические данные (акты инвентаризации, кассовые отчёты, накладные).
2. Сочерните черновик, следуя пунктам структуры, и проверьте каждое предложение на наличие конкретики.
3. Прочитайте готовый текст вслух – это поможет выявить эмоциональные или оценочные фразы.
4. Проверьте оформление шрифтом Times New Roman, размер 14, межстрочный интервал 1,5, поля 2 см со всех сторон.
5. Укажите дату и подпись в конце документа.

---

Краткий калькулятор сроков подачи объяснения

Если требование от работодателя получено DD.MM.YYYY, то последний день для подачи объяснения – DD+2 рабочих дня.MM.YYYY (при учёте выходных и праздников). Например:

• Требование получено (понедельник) → срок до (среда).
• Требование получено (вторник) → срок до (четверг).
• Если – выходной, переносим на следующий рабочий день .

Своевременное предоставление объяснения помогает избежать дисциплинарного взыскания и демонстрирует ответственное отношение к своим обязанностям.

---

Объяснительная записка о недостаче – это не просто формальность, а возможность показать, что вы осознаёте причину инцидента, готовы исправить последствия и предотвратить повторение подобных ситуаций. Следуя предложенной структуре, избегая типичных ошибок и соблюдая сроки, вы повышаете шансы на положительное рассмотрение вашего объяснения руководством.

Удачной работы и бережного отношения к entrusted ресурсам!