Служебная записка – один из самых распространённых внутренних документов‚ используемых для официального обращения между подразделениями компании. Она фиксирует просьбу‚ предложение или информацию‚ требующую рассмотрения и принятия решения. Ниже представлен подробный разбор структуры такой записки и готовый пример‚ который можно адаптировать под свои нужды.

Зачем нужна служебная записка при оформлении доверенности?

• Оформляет официальное поручение сотруднику или внешнему представителю действовать от имени организации.
• Создаёт документальное подтверждение того‚ что инициатива исходит от компетентного лица.
• Упрощает работу отдела кадров и юридической службы‚ так как все необходимые реквизиты собраны в одном месте.

Основные элементы служебной записки

1. Шапка – реквизиты организации (название‚ ИНН‚ ОГРН‚ юридический адрес).
2. Дата и номер документа – для учёта в системе документооборота.
3. Кому – должность и ФИО получателя (например‚ руководитель отдела кадров).
4. От – должность и ФИО отправителя.
5. Тема – краткое formulation сути обращения (например‚ «Оформление доверенности на представление интересов компании»).
6. Текст записки – суть просьбы‚ перечень действий‚ которые необходимо совершить‚ ссылка на нормативные акты (ст. 21 ТК РФ и др.).
7. Подпись – фамилия‚ инициалы‚ должность и подпись отправителя.

Пример текста служебной записки

Наименование организации: ООО «Пример»
Юридический адрес: г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10
ИНН: ###
ОГРН: 112###
Номер документа: СЗ‑2026/09‑01
Кому: руководителю отдела кадров Иванову И.И.
От: специалисту по работе с персоналом Петрова П.П.
Тема: Оформление доверенности на представление интересов компании

Уважаемый Иван Иванович!

Прошу оформить доверенность на представление интересов ООО «Пример» в следующих действиях:

1. Получение и сдача документов в налоговые органы‚ Пенсионный фонд и ФСС.
2. Подписание договоров и соглашений с контрагентами на сумму до 500 000 руб.
3. Представление интересов компании в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.

Основание: статья 21 Трудового кодекса РФ (право сотрудника на защиту своих прав и интересов на работе) и внутренний регламент по работе с доверенностями (утверждён приказом № 45 от ).
Прошу рассмотреть данную просьбу в течение трёх рабочих дней и выдать доверенность установленного образца.

С уважением‚
Петров П.П.
Специалист по работе с персоналом

Рекомендации по оформлению

• Соблюдайте корпоративный стиль: используйте официальный шрифт (Times New Roman‚ 14 pt)‚ межстрочный интервал 1‚5.
• Все реквизиты организации указывайте без сокращений‚ кроме общепринятых (г.‚ ул.‚ д.).
• Если доверенность требует нотариального заверения‚ укажите это в тексте записки и приложите соответствующее заявление.
• После получения подписи руководителя передайте записку в отдел кадров для регистрации и дальнейшего оформления доверенности.
• Храните копию служебной записки в личном деле сотрудника и в электронном архиве компании (с соблюдением требований к защите персональных данных).

Приведённый выше образец можно адаптировать под конкретные задачи вашей организации: изменить перечень полномочий‚ указать иные нормативные акты или добавить дополнительные приложения (например‚ проект доверенности). Главное – чётко сформулировать просьбу‚ привести правовое обоснование и оформить документ в соответствии с внутренними регламентами.