В кадровом делопроизводстве термин «акт» относится к категории организационно-распорядительных и учетных документов. В отличие от приказа (распоряжения), который является документом управления, акт фиксирует факты, события или результаты проверок, имеющие юридическое значение для трудовых отношений.
На 2026 год единой обязательной формы кадрового акта не существует (за исключением строго регламентированных форм, например, по охране труда). Организации разрабатывают собственные бланки, утверждая их локальными нормативными актами (ЛНА) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016.
Основные виды кадровых актов
- Акт приема-передачи дела (делов) при смене ответственного лица — при переводе, увольнении HR-менеджера, секретаря, архивариуса.
- Акт инвентаризации кадровых документов — проводится ежегодно или при смене хранителя архива.
- Акт проверки знаний требований охраны труда, по результатам заочной/очной комиссии (форма рекомендована, но не строго обязательна для всех).
- Акт о несчастном случае на производстве — строгая форма Н-1 (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 73).
- Акт о неявке работника на работу (прогуле), основание для дисциплинарного взыскания и увольнения.
- Акт о состоянии рабочего места / специальной оценке условий труда (СОУТ) — по результатам экспертизы.
- Акт о приеме на работу (для временных/сезонных работников), иногда используется вместо приказа, но приказ предпочтительнее.
Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97–2016)
Любой кадровый акт должен содержать следующие элементы:
- Обозначение документа: слово «АКТ» (крупно, по центру).
- Наименование организации: полное или сокращенное (как в Уставе).
- Вид акта: например, «Акт инвентаризации личных дел».
- Дата составления: день, месяц, год (арабскими цифрами).
- Место составления: населенный пункт (город/село).
- Основание: приказ о проведении инвентаризации, комиссии, проверки и т.д. (номер, дата).
- Состав комиссии: должности, ФИО председателя и членов (подписи с расшифровкой).
- Содержание (фактическая часть): описание установленных фактов, списки, перечни, расхождения, выводы.
- Подписи: всех членов комиссии, заинтересованных сторон (работника, если участвует).
- Печать организации: (если установлена Уставом) накладывается на подпись руководителя/председателя.
Образец 1: Акт приема-передачи кадровых дел (при смене HR-специалиста)
Утверждается приказом организации № ___ от «___» ________ 20__ г.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
г. Москва «10» сентября 2026 г.
Основание: Приказ генерального директора ООО «Ромашка» № 150-к от «01» сентября 2026 г. «О проведении приема-передачи кадровых дел в связи с увольнением кадрового специалиста».
Мы, нижеподписавшиеся:
| Председатель комиссии: | Заместитель генерального директора ООО «Ромашка» Петров Петр Петрович (подпись) _____________ / Петров П.П. |
| Член комиссии: | Главный бухгалтер ООО «Ромашка» Сидорова Анна Ивановна (подпись) _____________ / Сидорова А.И. |
| Сдает дело: | Кадровый специалист ООО «Ромашка» Иванова Мария Сергеевна (подпись) _____________ / Иванова М.С. |
| Принимает дело: | Кадровый специалист ООО «Ромашка» Козлова Елена Владимировна (подпись) _____________ / Козлова Е.В. |
Составили настоящий Акт о том, что Иванова М.С. передала, а Козлова Е.В. приняла следующие кадровые дела и документы на хранение и ведение:
| № п/п | Наименование дела / документа | Период (года) | Кол-во (шт/томов) | Примечание (состояние, недостачи) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Личные дела работников (архив) | 2015–2025 | 142 тома | Полный комплект |
| 2 | Личные дела действующих работников | 2023–2026 | 48 шт. | Дело № 45 (Иванов И.И.) без копии паспорта |
| 3 | Журнал регистрации трудовых книжек | 2020–2026 | 2 тома | Заполнен до стр. 150 |
| 4 | Приказы по основной деятельности (копии) | 2024–2026 | 3 папки | Приказ № 45 от отсутствует (утерян) |
Выявленные недостачи:
- В личном деле работника Иванова И;И. (таб. № 45) отсутствует копия паспорта (стр. 2, 5).
- Приказ № 45 от г. «О предоставлении отпуска» в папке приказов не обнаружен. Необходимо восстановить по копии из личного дела или из 1С.
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: по одному для сдающей стороны, принимающей стороны и в архив организации.
Председатель комиссии
Зам. ген. директора
Петров П.П. / Петров Петр Петрович
Член комиссии
Гл. бухгалтер
Сидорова А.И. / Сидорова Анна Ивановна
Сдает
Кадровый спец.
Иванова М.С. / Иванова Мария Сергеевна
Принимает
Кадровый спец.
Козлова Е.В. / Козлова Елена Владимировна
Образец 2: Акт о неявке работника на работу (Прогул)
Составляется в день обнаружения отсутствия или на следующий рабочий день. Основание для приказа о дисциплинарном взыскании (ст. 192 ТК РФ) или увольнении (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
АКТ О НЕЯВКЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ
г. Санкт-Петербург «10» сентября 2026 г.
Организация: АО «ТехноСтрой»
Подразделение: Цех № 3, участок сборки.
Комиссия в составе:
- Начальник цеха № 3 Смирнов Алексей Викторович (председатель);
- Мастер участка сборки Волков Дмитрий Сергеевич;
- Кадровик цеха Орлова Татьяна Николаевна.
Установила:
Работник Козлов Иван Петрович, занимающий должность сварщика 5 разряда (табельный номер 04521), нанятый по трудовому договору № ТД-77/2024 от г., не явился на работу «10» сентября 2026 г. (смена начиналась в 08:00).
В табеле учета рабочего времени (форма Т-12/Т-13) отметка о неявке сделана кодом «НН» (неявка по неуважительной причине / прогул).
Обстоятельства:
- В 08:15 мастер участка Волков Д.С. проверил наличие работников на рабочих местах — Козлова И.П. на месте нет.
- В 09:00 произведен телефонный звонок на контактный телефон работника +7 (XXX) XXX-XX-XX, абонент недоступен / не берет трубку.
- В 10:00 направлено уведомление на почтовый адрес работника (ЕМС) с просьбой предоставить письменное объяснение в течение 2 рабочих дней.
- К 14:00 «10» сентября 2026 г. объяснение от работника не поступило, справка о нетрудоспособности (лист нетрудоспособности) не предоставлена.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: один — в кадровую службу для оформления приказа, второй — в цех № 3.
Председатель комиссии
Нач. цеха № 3
Смирнов А.В. / Смирнов Алексей Викторович
(подпись) _____________
Члены комиссии:
Мастер
Волков Д.С; / Волков Дмитрий Сергеевич
(подпись) _____________
Кадровик
Орлова Т.Н. / Орлова Татьяна Николаевна
(подпись) _____________
Образец 3: Акт инвентаризации кадровых документов
Проводится ежегодно до 1 декабря (для сдачи отчетности в архив) или при смене ответственного за архив.
АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
г. Казань «10» сентября 2026 г.
Основание: Приказ директора ООО «СтройМастер» № 210 от «01» сентября 2026 г. «О проведении инвентаризации кадровых документов на ».
Инвентаризационная комиссия в составе:
- Председатель: Директор по администрированию Федоров Олег Игоревич;
- Члены: Начальник отдела кадров Морозова Светлана Павловна, Архивариус Никитин Андрей Владимирович.
При инвентаризации установлено фактическое наличие следующих документов:
| Категория документов | Срок хранения | По учетам (шт/п.м.) | Фактически (шт/п.м.) | Отклонение |
|---|---|---|---|---|
| Личные дела (архив, 75 лет) | 75 лет | 320 т. | 320 т. | 0 |
| Личные дела (действующие) | 75 лет | 150 шт. | 150 шт. | 0 |
| Приказы по кадрам (журнал регистрации) | 50 лет | 5 ж. (2020-2026) | 5 ж. | 0 |
| Трудовые книжки (бланки строгой отчетности) | 75 лет | 50 бланков | 48 бланков | -2 (списаны как испорченные по акту № 5 от ) |
| Карточки учета рабочего времени (Т-2) | 50 лет | 1200 шт. | 1200 шт. | 0 |
Выявлены следующие нарушения:
- В 2-х личных делах (№ 112, № 205) отсутствуют копии СНИЛС (требуется дозапросить у сотрудников).
- Журнал регистрации приказов за 2026 год не прошит, не пронумерован (нарушение правил делопроизводства).
Решение комиссии:
- Признать фактическое наличие документов соответствующим учетным данным (за вычетом списанных бланков ТК).
- Начальнику отдела кадров Морозовой С.П. устранить выявленные нарушения до «01» октября 2026 г.
- Направить копию акта в архив организации для внесения в описи.
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах.
Председатель
Федоров О.И. / Федоров Олег Игоревич
Члены:
Морозова С.П. / Морозова Светлана Павловна
Никитин А.В. / Никитин Андрей Владимирович
Важные нюансы оформления (Чек-лист)
- Нумерация: Акты кадрового характера рекомендуется нумеровать в единой нумерации по организации или по видам (например, Акт-ИНВ-2026/01, Акт-ПРОГУЛ-2026/05).
- Сроки хранения: Акты инвентаризации, 5 лет (п. 275 Типового перечня Росархива); Акты о несчастных случаях, 45 лет; Акты приема-передачи дел — 5 лет; Акты о неявках — 5 лет (хранятся вместе с материалами проверки/приказом).
- Электронный документооборот (ЭДО): При использовании ЭДО (СЭД) акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии. Бумажный оригинал может не создаваться, если это зафиксировано в Положении об ЭДО.
- Маскировка данных: В публичных образцах (как в данной статье) ФИО, табельные номера, телефоны, адреса регистрации обязательно заменяются на маски (пример: Иванов И;И., тел. +7 (XXX) XXX-XX-XX). В рабочих документах указываются реальные данные.
- Исправления: В актах недопустимы исправления, зачистки, надписи карандашом. При ошибке акт перепечатывается заново.
Грамотное составление кадровых актов — залог правовой защищенности организации при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда), судебных спорах с работниками и передаче дел в архив. Ключевые принципы: комиссионность (акт подписывает группа лиц), фактичность (фиксируются только факты, а не эмоции), своевременность (составляется в день события или в установленные сроки). Используйте приведенные образцы как базу для разработки собственных бланков, утвержденных локальными актами вашей компании.
Дата актуальности информации: 10 сентября 2026 г.