Настоящий документ предназначен для мировых судей, их помощников, секретарей судебного заседания и секретарей мировых судей, работающих в судебных участках Иркутской области. Он регламентирует порядок организации, ведения и хранения делопроизводства в соответствии с действующим законодательством РФ и нормативными актами Иркутской области.

Нормативная база

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон «О мировых судьях в Российской Федерации»;
• Закон Иркутской области от 15 ноября 2007 г. № 111‑оз «О мировых судьях Иркутской области» (с изменениями на 10 марта 2020 г.);
• Постановления Правительства Иркутской области, касающиеся организации работы судебных участков;
• Методические рекомендации Министерства юстиции РФ по делопроизводству в судах общей юрисдикции;
• Внутренние нормативные акты Иркутского областного суда (распоряжения, инструкции, положения).

Организационная структура судебного участка

Каждый судебный участок мирового судьи включает следующие должности:

• Мировой судья;
• Помощник мирового судьи (при наличии);
• Секретарь судебного заседания;
• Секретарь мирового судьи (ведет делопроизводство, ведет учет документов).

Функциональные обязанности каждого сотрудника регламентируются должностными инструкциями, утвержденными руководителем участка.

Этапы судебного делопроизводства

Прием и регистрация incoming документов

1. Поступление документов (заявления, жалобы, ходатайства, исковые требования и т.п.) осуществляется через канцелярию участка или в электронном виде via официальный портал суда.
2. Секретарь мирового судьи проверяет комплектность документа, наличие подписи и необходимых приложений.
3. Документ регистрируется в журнале учета incoming корреспонденции с присвоением уникального номера и даты поступления.
4. При получении электронного документа формируется электронное дело в системе электронного документооборота (ЭДО) с присвоением того же регистрационного номера.

Подготовка к судебному заседанию

1. Секретарь судебного заседания формирует дело: собирает все материалы, подшивает их в порядке хронологии, нумерует листы.
2. Проверяется наличие обязательных документов: исковое заявление, ответ на иск, доказательства, протоколы предыдущих действий, справки о состоянии сторон.
3. Формируется повестка заседания, которая утверждается мировым судьей не позднее чем за три рабочих дня до даты заседания.
4. Извещаются стороны о времени и месте заседания (по почте, телеграммой, электронной почтой или иным способом, предусмотренным законом).

Проведение судебного заседания

• Секретарь судебного заседания вешит протокол заседания в соответствии с требованиями ст. 156 ГПК РФ (или ст. 233 КАС РФ, ст. 247 УПК РФ – в зависимости от вида дела).
• В протоколе фиксируются: дата, время, место заседания; состав суда; явка сторон; заявления и ходатайства сторон; показания свидетелей; исследование доказательств; резолютивная часть решения.
• После завершения заседания протокол подписывается мировым судьей и секретарем судебного заседания.

Вынесение и оформление решения

1. Мировой судья выносит решение (определение, постановление) в соответствии с требованиями главы 20 ГПК РФ (или соответствующими главами других кодексов).
2. Решение оформляется в виде отдельного документа, который включает: вводную часть, описательную часть, мотивировочную часть и резолютивную часть.
3. Секретарь мирового судьи заверяет решение подписью и печатью суда, присваивает ему номер и дает ему регистрационный номер в журнале исходящей корреспонденции.
4. Копия решения направляется сторонам дела в установленные сроки (по почте, с уведомлением о вручении или через систему ЭДО).

Хранение и архивация дел

• После вступления решения в силу дело передается в архив судебного участка.
• Документы хранятся в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом Министерства юстиции РФ.
• Сроки хранения: дела гражданские – 10 лет; уголовные – 15 лет; административные – 5 лет (с возможностью продления по решению суда).
• Архив ведется в электронном виде (сканированные образы документов) и в бумажном виде (в специально оборудованных шкафах с контролем доступа).
• Доступ к архивным материалам предоставляется только уполномоченным сотрудникам суда по служебной необходимости.

Электронное документооборота (ЭДО)

В целях повышения эффективности работы мировых судей Иркутской области внедрена система электронного документооборота, которая обеспечивает:

• Прием и регистрацию электронных заявлений и жалоб;
• Автоматическое присвоение регистрационных номеров;
• Формирование электронных дел и их передачу между участками;
• Хранение электронных копий протоколов, решений и иных документов;
• Обеспечение конфиденциальности и целостности данных (шифрование, электронная подпись).

Работа в системе ЭДО регламентируется внутренним положением о защите информации, утвержденным Иркутским областным судом.

Ответственность сотрудников

Нарушение порядка ведения делопроизводства влечет дисциплинарную, административную и, в случаях умысла, уголовную ответственность в соответствии с:

• Трудовым кодексом РФ;
• Федеральным законом «О государственной гражданской службе»;
• Внутренними нормативными актами Иркутского областного суда (положения о дисциплинарной ответственности).

Основные виды нарушений:

• Несвоевременная регистрация incoming документов;
• Потеря или повреждение деловых документов;
• Нарушение конфиденциальности сведений, содержащихся в деле;
• Несоблюдение сроков хранения и архивации дел.

Примеры типовых форм и документов

Для удобства работы сотрудников судебных участков рекомендуется использовать следующие шаблоны (без указания конкретных реквизитов):

• Журнал учета incoming корреспонденции;
• Журнал учета исходящей корреспонденции;
• Карточка дела (обложка);
• Протокол судебного заседания;
• Решение мирового судьи (образец);
• Извещение о вызове в суд;
• Заявление о выдаче исполнительного листа;
• Акт о передаче дела в архив.

Все формы должны соответствовать утвержденным образцам, размещенным на официальном портале Иркутского областного суда в разделе «Нормативные документы».

Соблюдение настоящей инструкции обеспечивает:

• Законность и прозрачность судебного процесса;
• Эффективное использование времени мировых судей и их сотрудников;
• Соблюдение требований по защите конфиденциальности данных;
• Надежное хранение и доступность судебных дел для сторон, участников процесса и контролирующих органов.

Рекомендуется periodically (не реже одного раза в год) проводить обучение и аттестацию сотрудников судебных участков по вопросам делопроизводства, а также обновлять внутренние нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства.

---

Документ подготовлен на основе общедоступных нормативных источников и не содержит персональных данных (ФИО, адресов, телефонных номеров и т.п.).