Информационное письмо (письмо‑запрос) – это тип деловой переписки, которым организации и индивидуальные предприниматели запрашивают у контрагентов, государственных органов или иных лиц необходимые сведения, справки, выписки, копии документов и т.п. Ниже представлен подробный разбор структуры такого письма, практический пример и рекомендации по его оформлению.

Когда используеться информационное письмо‑запрос

• Запрос у поставщика прайс‑листов, сертификатов качества или условий поставки.
• Получение выписок из реестров (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, реестр лицензий и т.д.).
• Запрос копий учредительных документов, уставов, доверенностей.
• Получение информации о льготах, субсидиях, грантах.
• Запрос данных для участия в тендерах, конкурсах, аукционах.
• Иные ситуации, когда требуется официальное подтверждение факта или получение сведений от третьей стороны.

Структура информационного письма‑запроса

1. Реквизиты отправителя – наименование организации, ИНН/КПП, юридический адрес, телефон, e‑mail, расчётный счёт (при необходимости).
2. Дата и номер письма – указываются в правом верхнем углу.
3. Реквизиты получателя – наименование организации или ФИО должностного лица, адрес.
4. Тема письма – кратко отражает суть запроса (например, «Запрос о предоставлении копий учредительных документов»).
5. Обращение – «Уважаемый(ая) [ФИО]!» или «Уважаемые коллеги!».
6. Основная часть – содержит:
   • Краткое введение (кто вы и цель обращения).
   • Конкретный перечень запрашиваемых документов или сведений.
   • Основание запроса (ссылка на закон, внутренний регламент, договор и т.п.).
   • Срок предоставления информации (обычно 5–10 рабочих дней, если иное не установлено законодательством).
   • Указание на предпочитаемый формат получения (электронный скан, бумажный оригинал и т.д.).
7. Заключительная фраза – выражение благодарности за сотрудничество и готовность предоставить встречную информацию.
8. Подпись – должность, ФИО подписанта, расшифровка подписи.
9. Приложения (при наличии) – перечень документов, прилагаемых к письму (например, копия доверенности, реквизиты организации).

Образец информационного письма‑запроса о предоставлении документов

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под свои нужды. Все выделенные квадратными скобками части следует заменить на актуальные данные.

[Наименование организации]
ИНН: [ИНН] КПП: [КПП]
Юридический адрес: [Юридический адрес]
Телефон: [Телефон] E‑mail: [E‑mail]
Расчётный счёт: [р/с] Банк: [Банк] БИК: [БИК]

[Дата] № [Номер письма]

[Наименование получателя]
Юридический адрес: [Юридический адрес получателя]

Тема: Запрос о предоставлении копий учредительных документов

Уважаемый(ая) [ФИО получателя]!

На основании пункта [№] внутреннего регламента нашей организации в целях проведения проверки контрагента просим вас предоставить в течение [срок, например, 5 рабочих дней] следующие документы в электронном виде (скан‑копии в формате PDF):

 
Устав организации в редакции, действующей на текущую дату;
 
Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП);
 
Выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) за последние 3 месяца;
 
Приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера;
 
Доверенность на представителя, уполномоченного подписывать документы от имени организации (если запрос направляется не руководителю).


При невозможности предоставления указанных документов в установленный срок просим незамедлительно уведомить нас о причинах задержки и предложить альтернативный срок.


Благодарим за сотрудничество и готовы предоставить любую необходимую информацию по нашему запросу.

С уважением,
[Должность подписанта]
[ФИО подписанта]

М.П. (при наличии печати)

Рекомендации по оформлению и отправке

• Используйте официальный бланк организации с логотипом и реквизитами в шапке письма;
• Соблюдайте деловой тон: вежливость, конкретика, отсутствие эмоциональных оценок.
• Проверьте правильность реквизитов получателя (ИНН, КПП, адрес) – ошибки могут привести к возврату письма.
• Если запрос направляется в государственный орган, укажите нормативный акт, который обязывает орган предоставить запрошенную информацию (например, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
• При отправке электронной почтой дублируйте письмо в виде скана подписанного документа или отправляйте с электронной подписью, если это требуется получателем.
• Сохраняйте копию отправленного письма и подтверждение получения (например, уведомление о прочтении или ответное письмо).

Где можно скачать готовый шаблон

На многих юридических и деловых порталах доступны бесплатные шаблоны информационных писем‑запросов в форматах .doc, .docx и .pdf. При поиске используйте запросы:

• «образец информационного письма запрос документов скачать бесплатно»;
• «шаблон письма‑запроса о предоставлении информации»;
• «формал делового письма запрос документов».

После загрузки шаблона замените placeholder‑текст на свои данные и сохраните файл в нужном формате.

Информационное письмо‑запрос – незаменимый инструмент делового взаимодействия, позволяющий оперативно получать необходимые сведения и документы от партнёров, государственных структур и иных организаций. Соблюдение установленной структуры, четкое указание основания и срока ответа, а также вежливый и деловой тон значительно повышают вероятность получения своевременного и полного ответа. Используйте представленный выше образец как отправную точку для создания собственных запросов, адаптируя его под специфику вашей задачи и требования получателя.