График отпусков — это не просто внутренний организационный документ, а обязательный локальный нормативный акт, установленный статьей 123 Трудового кодекса РФ. Его отсутствие или некорректное составление влечет за собой административную ответственность для работодателя и должностных лиц. В статье подробно разбираем размеры штрафов за 2024–2026 годы, основания для наложения и порядок действий инспекторов Гоструда.

Нормативная база: за что наказывают

Основным документом, регламентирующим ответственность, является статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) — «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Нарушением считается:

• Полное отсутствие утвержденного графика отпусков на календарный год.
• Несвоевременное утверждение графика (после 1 января текущего года).
• Несоблюдение графика (непредоставление отпуска в установленные сроки без согласия работника).
• Отсутствие ознакомления работников с графиком под роспись.

Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (актуально на 2026 год)

Санкции различаются в зависимости от субъекта правонарушения и наличия повторного нарушения.

Первичное нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

Повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ)

Если в течение года после вступления в силу решения о наложении штрафа выявлено аналогичное нарушение, санкции существенно ужесточаются:

• Должностные лица: штраф от 10 000 до 20 000 рублей ИЛИ дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
• Юридические лица: штраф от 50 000 до 70 000 рублей ИЛИ приостановка деятельности на срок до 90 суток.
• ИП: штраф от 50 000 до 70 000 рублей ИЛИ приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Важно: К повторным нарушениям относяться не только отсутствие графика как такового, но и систематическое несоблюдение его сроков, несвоевременное ознакомление сотрудников.

Практика проверок Государственной инспекции труда (ГИТ)

Инспекторы Гоструда проверяют наличие и правильность графика отпусков как в ходе плановых, так и внеплановых проверок (по жалобам работников). Типичные нарушения, фиксируемые в актах:

1. График не утвержден вовремя. По общему правилу он должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (до 17 декабря предыдущего года). Утверждение в январе текущего года — уже нарушение.
2. Отсутствие подписей работников. Работодатель обязан ознакомить каждого сотрудника с графиком отпусков под роспись не позднее чем за 2 недели до начала соответствующего отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Отсутствие росписи равносильно отсутствию графика для конкретного человека.
3. Несоблюдение очередности. Предоставление отпуска не по графику без письменного согласия работника и без изменения графика.
4. Исключение работников из графика. Не включение в график отдельных категорий сотрудников (например, временных, сезонных, работающих неполное время).

Как избежать штрафа: пошаговый алгоритм соблюдения процедуры

Этап 1: Сбор заявлений (до ноября–декабря предшествующего года)

Работодатель запрашивает у сотрудников желаемые даты отпуска. Важно: по ТК РФ работник не обязан писать заявление заранее, но для составления графика это необходимо. Если заявления нет, работодатель включает работника в график исходя из производственной необходимости и непрерывности работы.

Этап 2: Составление проекта графика

Документ формируется в свободной форме (рекомендуемая форма Т-7 или собственная, закрепленная в ЛНА); Обязательные реквизиты:

• Наименование организации.
• Период (год).
• ФИО работника, табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Вид отпуска (основной, дополнительный за вредность, за нерегулярный график и т.д.).
• Продолжительность (в календарных днях).
• Дата начала и дата окончания отпуска.
• Подпись работника об ознакомлении.

Этап 3: Согласование и утверждение

Проект графика согласовывается с выборным органом первичной профсоюзной организации (если есть) — ст. 372 ТК РФ. После согласования (или истечения срока согласования — 5 рабочих дней) руководитель подписывает приказ об утверждении графика.

Этап 4: Ознакомление работников (Критически важно!)

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком под роспись не позднее чем за 2 недели до начала своего отпуска. Лучше сделать это сразу после утверждения графика (в январе) для всех сразу, собрав подписи в журнале ознакомления или на самом графике.

Этап 5: Изменения в график

Если даты меняются (по инициативе работодателя или работника), изменения оформляются:

• Приказом об изменении графика.
• С обязательным согласием работника (если изменение по инициативе работодателя).
• С ознакомлением работника с изменениями под роспись.

Особые случаи и нюансы 2024–2026 гг.

Малые предприятия и МСП

Льготы по штрафам для субъектов МСП (ст. 5.27 КоАП РФ) на отсутствие графика отпусков не распространяются. Штрафы применяются в общих размерах. Однако для ИП без наемных работников график отпусков не требуется.

Электронный документооборот

Допускается ведение графика в электронном виде (ЭДО, HR-системы), если:

• Закреплен порядок работы с ЭДО в локальном акте.
• Обеспечена идентификация лица, подписавшего документ (КЭП).
• Работник получил доступ к документу и подтвердил ознакомление (электронная подпись, код из СМС/пуш в корпоративном приложении).

Что делать, если работник отказался подписывать график?

Составляется акт об отказе от ознакомления (комиссией из 3 человек). Акт подписывают члены комиссии, дата и время фиксируются. Это снимает ответственность работодателя за «неознакомление».

Резюме: чек-лист для аудитора/кадровца

• [ ] График на 2026 год утвержден приказом до ?
• [ ] Все работники (в т.ч. временные, неполный день) включены в график?
• [ ] Собраны росписи всех сотрудников об ознакомлении с графиком (в январе 2026 г.)?
• [ ] Есть журнал учета ознакомления или подписи на самом графике/в личных карточках?
• [ ] Любые изменения в даты отпусков оформлены приказами и согласованы с работниками?
• [ ] Приказ об отпуске (формы Т-6/Т-6а) издается на основании графика не позднее чем за 3 дня до начала отпуска?

Соблюдение данной процедуры исключает риск наложения штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ и предотвращает трудовые споры с персоналом. Регулярный аудит кадрового документооборота — лучшая страховка от претензий Гоструда.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс, Кадры в порядке (hr-ok.ru), KEDO365 и действующего Трудового кодекса РФ / КоАП РФ. Актуально на октябрь 2026 года.