Доверенность – это письменное разрешение, выданное одним лицом (доверителем) другому (представителю) на совершение определенных действий от имени и в интересах доверителя. Чтобы действия представителя были признаны законными, необходимо правильно оформить указание на то, что они выполняются на основании доверенности. Ниже рассмотрены основные места, где такое указание должно присутствовать, а также практические рекомендации по его оформлению.

В бумажных документах

• Шапка документа – в верхней части листа, сразу после реквизитов организации, указывается фраза: «Действует на основании доверенности № ____ от «__» ______ 20__ г.».
• Подпись представителя – рядом с подписью ставится расшифровка ФИО и должность, а в скобках или отдельной строкой указывается ссылка на доверенность.
• Приложения к договорам и актам – если доверенность прилагается к основному документу, в тексте договора делается ссылка: «Настоящий договор заключен представителем стороны в соответствии с доверенностью № ____ от «__» ______ 20__ г.».
• Бухгалтерские и налоговые формы – в полях, предназначенных для указания представителя (например, в декларациях, заявлениях), после ФИО прописывается: «действует на основании доверенности № ____».

В электронном документообороте (ЭДО)

С мая 2025 года организации используют МЧД (машиночитаемый доверенный документ) при сдаче статистической отчетности в Росстат. Это нововведение затронуло всех, кто подает отчеты в электронном виде, и требует особого внимания к месту указания доверенности:

1. Поле «Представитель» в XML‑схеме – в атрибуте representative указывается идентификатор доверенности (номер, дата выдачи, реквизиты доверителя).
2. Электронная подпись – при подписании документа квалифицированной электронной подписью (КЭП) представителя, в подписи автоматически включаеться ссылка на сертификат, связанный с доверенностью.
3. Системы управления документами (СЭД) – при загрузке скана или электронного образа доверенности в карточку документа прописывается связь: «Доверенность № ____, выданная ___». Эта информация отображается в виде метки или комментария к документу.
4. Порталы госуслуг – при подаче заявлений через личный кабинет на сайте госуслуг в разделе «Представитель» необходимо загрузить скан доверенности и указать её реквизиты в соответствующих полях.

Примеры оформления указания на доверенность

Пример 1. Бумажный договор

Договор оказания услуг № 123/2026
г. Москва, «10» сентября 2026 г.

Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», 
действующий на основании доверенности № 45 от «01» марта 2026 г., 
выданной ООО «Альфа», в лице генерального директора Петрова Сергея Vladimirovicha,
с одной стороны,
и
ООО «Бета», в лице генерального директора Сидорова Алексея Ivanовича,
с другой стороны,
...

Пример 2. Электронная заявка в Росстат (МЧД)

<Report>
 <Header>
 <OrganizationINN>###</OrganizationINN>
 <Representative>
 <Trustee>Иванов И.И.</Trustee>
 <PowerOfAttorneyNumber>45</PowerOfAttorneyNumber>
 <PowerOfAttorneyDate>2026-03-01</PowerOfAttorneyDate>
 <Issuer>ООО «Альфа»</Issuer>
 </Representative>
 </Header>
 <Body>…</Body>
</Report>

Рекомендации по корректному оформлению

• Всегда указывать полный номер доверенности, дату её выдачи и реквизиты организации‑доверителя (наименование, ИНН/ОГРН).
• Если доверенность выдана на конкретное действие (например, подача отчета), в тексте уточнять объём полномочий: «доверитель уполномочил представителя подавать статистическую отчетность в Росстат».
• При изменении или отзыве доверенности своевременно вносить поправки в все документы, где она указана, и уведомлять контрагентов.
• В электронных системах проверять, что поле доверенности заполнено перед отправкой документа; многие платформы блокируют отправку при отсутствии этой информации.
• Хранить оригинал доверенности в отдельном деле с пометкой о сроке действия; при истечении срока оформлять новую доверенность и обновлять все связанные документы;

Правильное указание на то, что действие совершается на основании доверенности, является обязательным условием признания представительских действий законными. Независимо от формы документа – бумажной или электронной – необходимо размещать реквизиты доверенности в видимом и стандартизированном месте: в шапке, рядом с подписью, в специальных полях форм или в атрибутах XML‑схемы. Соблюдение этих правил минимизирует риски оспаривания сделок, обеспечивает корректный прием отчетности в государственные органы (в т.ч. через МЧД с мая 2025 г.) и повышает прозрачность взаимодействия между сторонами.