Доверенность – это одностороннее юридическое действие, которым одно лицо (доверитель) передаёт другому лицу (представителю) право совершать определённые действия от своего имени. В контексте получения товара доверенность позволяет сотруднику или иному физическому лицу выступать от имени организации при приёме материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика.

Нормативная база

• Статья 185 Гражданского кодекса РФ – общая форма доверенности.
• Статья 185.1 ГК РФ – нотариальная форма доверенности (не обязательна для внутренних операций, но может потребоваться при работе с внешними контрагентами).
• Постановление Правительства РФ от № 246 «Об утверждении формы доверенности на получение товарно‑материальных ценностей» (форма М‑2/М‑2а) – рекомендованный шаблон для бухгалтерии.
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (№ 402‑ФЗ) – требования к документообороту при приёмке ТМЦ.

Когда требуется доверенность на получение товара?

• Если сотрудник организации не может лично присутствовать при получении груза (например, находится в командировке).
• Когда товар получает стороннее лицо (курьер, транспортная компания) по поручению организации.
• При получении товара от ИП или другого юридического лица, где требуется подтверждение полномочий представителя.
• Для внутреннего перемещения ТМЦ между подразделениями одной организации (часто используется форма М‑2).

Основные реквизиты, которые должны быть указаны в доверенности

• Название документа – «Доверенность на получение товара».
• Дата и место составления (город, населенный пункт).
• Номер доверенности (внутренний учётный номер организации).
• Сведения о доверителе:
  • Полное наименование организации;
  • Юридический адрес;
  • ИНН, КПП, ОГРН;
  • Должность и ФИО лица, выдающего доверенность (руководитель или уполномоченное лицо).
• Сведения о представителе (физическое лицо):
  • ФИО;
  • Серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан;
  • ИНН (при наличии);
  • Должность в организации (если представитель – сотрудник).
• Перечень полномочий: право получать товарно‑материальные ценности по конкретным договорам/счётам‑фактурам, подписывать сопроводительные документы, принимать товар к учету и т.д.
• Срок действия доверенности (например, «с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.» или «бессрочно» – если разрешено внутренними регламентами).
• Подпись доверителя и расшифровка подписи.
• Печать организации (при наличии).

Пошаговая инструкция заполнения доверенности

1. Подготовьте бланк. Можно использовать форму М‑2/М‑2а или свободный формат, но обязательно включите все реквизиты из списка выше.
2. В шапке укажите название документа, номер и дату составления.
3. В разделе «Доверитель» внесите полные реквизиты организации и данные уполномоченного лица (должность, ФИО).
4. В разделе «Представитель» заполните данные физического лица: ФИО, паспортные данные, должность (если есть).
5. Чётко сформулируем объём полномочий. Например: «Получать товарно‑материальные ценности по договору № ______ от «__» __________ 20__ г., подписывать товарные накладные, акты приёма‑передачи и иные сопроводительные документы».
6. Укажите срок действия доверенности. Если доверенность выдаётся на конкретную поставку, укажите дату окончания действия не позже даты ожидаемой поставки.
7. Подпишите документ уполномоченным лицом организации, расшифруйте подпись и поставьте печать.
8. Передайте оригинал доверенности представителю. Сохраните копию в бухгалтерии и в отделе кадров (если представитель – сотрудник).

Примечание: все данные, заключённые в квадратных скобках […], являются условными и должны быть заменены на реальные значения при оформлении документа. Личные данные (ФИО, паспортные данные, адреса) следует обрабатывать в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ).

Советы по оформлению

• Проверяйте соответствие реквизитов организации данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП – несоответствие может привести к отказу в приёмке товара со стороны поставщика.
• Если доверенность выдаётся на конкретную поставку, укажите номер и дату счёта‑фактуры или договора купли‑продажи – это упрощает проверку у контрагента.
• Для внутреннего использования (получение товара со склада своей же организации) часто достаточно формы М‑2, заверенной подписью руководителя и печатью.
• Храните оригинал доверенности в течение всего срока её действия плюс минимум три года после окончания (в соответствии с требованиями к хранению первичных бухгалтерских документов).
• При аннулировании доверенности направьте уведомление контрагенту и внутренним подразделениям, а также сделайте отметку в журнале учёта доверенностей.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли нотариально заверять доверенность на получение товара?

Для внутренних операций между организацией и её сотрудниками нотариальное заверение не требуется. Нотариальная форма может потребоваться, если представитель – стороннее лицо (например, транспортная компания) и контрагент настаивает на нотариальном удостоверении.

Можно ли выдать одну доверенность на несколько поставок?

Да, если в документе чётко указан период действия и перечень договоров/счётов‑фактур, по которым представитель уполномочен получать товар. При изменении условий (новый договор, изменение срока) следует оформить новую доверенность или внести изменения в существующую (согласованные с контрагентом).

Какие последствия могут быть при отсутствии доверенности?

Поставщик имеет право отказать в выдаче товара, ссылаясь на отсутствие подтверждения полномочий представителя. Это может привести к простою в поставках, штрафным санкциям по договору и дополнительным расходам на хранение груза.

Нужно ли указывать ИНН представителя?

Указание ИНН представителя не является обязательным по закону, но многие организации включают его в доверенность для дополнительной идентификации, особенно если представитель – индивидуальный предприниматель.

Доверенность на получение товара от организации на физическое лицо – важный инструмент обеспечения бесперебойного материально‑технического снабжения. Правильное оформление документа, соблюдение всех обязательных реквизитов и контроль за сроком действия позволяют избежать конфликтов с поставщиками и обеспечить законность операций по приёмке товарно‑материальных ценностей. Используйте представленный выше образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и конкретные условия сделки.