Доверенность – это односторонняя сделка, в которой одна сторона (доверитель) передаёт другой стороне (доверенному лицу) право совершать определённые действия от её имени. В случае необходимости получить документы из архива (например, выписки из реестра, копии приказов, справки и т.п.) часто оформляют доверенность на получение из архива документов.

Когда требуется доверенность на получение из архива документов

• Получение справок из государственных архивов (архив органов ЗАГС, архив судов, архив налоговой службы и др.).
• Запрос копий учредительных документов, протоколов, приказов из корпоративного архива организации.
• Получение исторических данных, научных материалов из библиотек и музеев.
• Иные ситуации, когда личное присутствие доверителя невозможно или нежелательно.

Основные элементы доверенности

1. Название документа – «Доверенность на получение из архива документов».
2. Дата и место составления – указываются в верхней части документа.
3. Сведения о доверителе – наименование организации (или ФИО физического лица), ИНН/ОГРН (для юр. лиц), юридический адрес.
4. Сведения о доверенном лице – ФИО, паспортные данные (серия и номер, кем и когда выдан), адрес регистрации.
5. Предмет доверенности – перечень конкретных действий, которые доверенное лицо вправе совершать (например: подача запроса в архив, получение копий документов, подписание актов приёма‑передачи, оплата государственной пошлины и т.д.).
6. Срок действия доверенности – указывается конкретная дата окончания или условие (например, «действует до получения запрашиваемых документов»).
7. Подпись доверителя и расшифровка подписи (ФИО, должность).
8. Печать организации (если доверитель – юридическое лицо).

Пример текста доверенности (шаблон)

Ниже представлен типовой шаблон. Все персональные данные заменены условными обозначениями – при реальном оформлении их необходимо заполнить актуальными сведениями.

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение из архива документов
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Я, [ФИО доверителя], действующий(-ая) на основании [устава/трудового договора/иного основания],
[должность] организации [наименование организации],
ИНН [ИНН], ОГРН [ОГРН]>,
юридический адрес: [адрес организации],
паспорт: серия [XXXX] номер [XXXXXX]>, выдан [кем и когда],
адрес регистрации: [адрес регистрации],

настоящей доверенностью поручаю:

[ФИО доверенного лица],
паспорт: серия [XXXX] номер [XXXXXX]>, выдан [кем и когда],
адрес регистрации: [адрес регистрации],

выполнять следующие действия от моего имени и за мой счёт:

 
подавать запросы в архив [наименование архива] о выдаче копий документов, перечисленных в приложении №1;
 
получать указанные документы, расписываться в актах приёма‑передачи;
 
оплачивать государственные пошлины и иные сборы, связанные с получением документов;
 
представлять интересы доверителя в архиве при решении вопросов, связанных с выдачей документов;
 
выполнять иные действия, необходимые для достижения цели настоящей доверенности.


Срок действия настоящей доверенности – с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г. 
(или: действует до получения запрашиваемых документов).


Подпись доверителя _____________________ / [ФИО] 
М.П. (печать организации)

Как правильно оформить доверенность

1. Определите, кто будет выступать доверителем (физическое лицо или организация).
2. Выберите доверенное лицо, которому доверяете получение документов. Убедитесь, что у него есть паспорт и он достиг совершеннолетия.
3. Составьте текст доверенности, используя шаблон выше или адаптировав его под конкретные требования архива (некоторые архивы требуют указания конкретных наименований документов, номеров дел и т.д.).
4. Подпишите документ. Если доверитель – юридическая лицо, подпись должна быть заверена печатью организации.
5. При необходимости заверите доверенность у нотариуса (некоторые архивы требуют нотариального заверения).
6. Передайте доверенное лицо оригинал доверенности (или заверенную копию) вместе с запросом в архив.

Советы и рекомендации

• Проверяйте требования конкретного архива заранее: некоторые учреждения принимают только доверенности, оформленные в определённой форме (например, с указанием реквизитов архивного дела).
• Указывайте точный перечень документов, которые планируется получить – это уменьшит риск отказа в выдаче.
• Срок действия доверенности лучше устанавливать с запасом (например, на 3–6 месяцев), чтобы избежать необходимости повторного оформления.
• Если доверенное лицо меняется, оформите новую доверенность и уведомите архив об изменении представителя.
• Храните копию доверенности в своём деле – она может понадобиться для подтверждения полномочий при последующих запросах.

Соблюдая указанные рекомендации и используя приведённый шаблон, вы сможете быстро и корректно оформить доверенность на получение из архива документов, минимизировав риски отказа и задержек в получении необходимых сведений.