Договор поставки горюче‑смазочных материалов (ГСМ) с компанией «Роснефть» оформляется в несколько этапов: подготовка пакета документов, выбор подходящего вида топливной карты, подача заявки, согласование условий и подписание договора. Ниже представлен пошаговый алгоритм, который поможет юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю оформить сотрудничество без лишних задержек.

Подготовка необходимых документов

Перед подачей заявки следует собрать следующий комплект:

• Уставные документы организации (устав, учредительный договор, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
• Реквизиты юридического лица: ИНН, КПП, ОГРН, банковские реквизиты (расчётный счёт, БИК, название банка).
• Документ, подтверждающий право подписи (приказ о назначении руководителя, доверенность на представителя, если договор подписывает не генеральный директор).
• Бухгалтерская справка о наличии средств (опционально, может потребоваться для подтверждения платёжеспособности).
• Описание потребности в ГСМ: виды топлива (бензин, дизель, газовое топливо), планируемые объёмы, периодичность поставок.

Все документы должны быть актуальными на момент подачи заявки (не старше 3 месяцев). Если в организации произошли изменения (например, смена юридического адреса), их необходимо отразить в выписке из ЕГРЮЛ перед отправкой.

Выбор вида топливной карты Роснефть

Роснефть предлагает несколько вариантов топливных карт для юридических лиц:

1. Карта «Стандарт» – подходит для регулярных заправок на сети АЗС Роснефть, предоставляет базовый контроль расходов.
2. Карта «Премиум» – включает дополнительные сервисы: онлайн‑отчётность, возможность установки индивидуальных лимитов по каждому водителю, доступ к программе лояльности.
3. Карта «Корпоративная» – предназначена для крупных компаний с парком более 50 единиц техники, предлагает индивидуальные условия ценообразования и отсрочку платежа до 30 дней.

При выборе следует учитывать:

• объём планируемого потребления ГСМ;
• необходимость в отсрочке платежа;
• требования к детализации отчётов (по водителям, по автомобилям, по типам топлива);
• желание участвовать в бонусных программах.

Подача заявки на заключение договора

Заявка может быть отправлена одним из следующих способов:

• Через официальный сайт Роснефть – в разделе «Топливные карты для юридических лиц» находится онлайн‑форма, где загружаются сканы документов и указывается выбранный тип карты.
• Электронной почтой – на адрес регионального представительства (указывается на сайте) с темой «Заявка на топливную карту Роснефть». К письму прилагаются все документы из пункта 1.
• Личным визитом в офис представительства – удобно, если требуется немедленная консультация специалиста.

После получения заявки менеджер проводит предварительную проверку и, как правило, в течение 1–3 рабочих дней направляет коммерческое предложение с указанием:

• базовой цены на топливо (с учётом возможных скидок по объёму);
• услуг по обслуживанию карты (годовая плата, стоимость выпуска дополнительных карт);
• условий оплаты (100 % предоплата, постоплата с отсрочкой, комбинированный вариант).

Согласование условий и подготовка проекта договора

На этапе согласования стороны обсуждают:

• Предмет договора – виды ГСМ, объёмы, сроки поставки (например, ежемесячно по графику).
• Цену и порядок расчёта – фиксированная цена за литр, привязка к биржевым индексам, возможность корректировки раз в квартал.
• График платежей – предоплата (обычно 100 % от суммы отгрузки) либо отсрочка платежа до 30 дней после получения товара.
• Ответственность сторон – штрафы за просрочку оплаты, за непоставку в agreed объёмы, за нарушение качества топлива.
• Порядок сдачи‑приёмки – подписание накладных, актов приёма‑передачи, предоставление паспорта качества и сертификата соответствия.
• Конфиденциальность и защита данных – обязательство не разглашать коммерческую информацию.

После достижения consenso формируется проект договора, который направляется на юридическую экспертизу обеих сторон. При необходимости вносятся правки, после чего документ готовится к подписанию.

Подписание договора и выпуск топливных карт

Подписание возможно в двух формах:

• Электронная подпись (ЭП) – наиболее быстрый способ. Стороны обмениваются подписанными scanned‑копиями через защищённый канал (например, через личный кабинет на сайте Роснефть).
• Обычная подпись на бумажном носителе – стороны встречаются в офисе представительства либо направляют курьером оригиналы.

После подписания договора:

1. Роснефть открывает личный кабинет заказчика, где можно управлять картами, просматривать транзакции и формировать отчёты.
2. Выпускаются топливные карты в количестве, указанном в заявке. Карты доставляются курьером либо можно забрать их в офисе представительства.
3. На каждую карту устанавливаются индивидуальные лимиты (по объёму, по типу топлива, по времени суток) согласно внутренним правилам заказчика.

Условия оплаты и порядок расчётов

Типовые схемы оплаты:

Все платежи осуществляются безналичным путём на расчётный счёт Роснефть, указанный в договоре. В платёжном поручении необходимо указывать номер договора и номер счёта‑фактуры, чтобы избежать зачисления средств на неправильный счёт.

Контроль исполнения договора и отчётность

Для эффективного взаимодействия рекомендуется:

• Еженедельно проверять выписку по топливным картам в личном кабинете (суммы, объёмы, АЗС).
• Сверять полученные накладные с данными в системе учёта топлива.
• Ежеквартально запрашивать у Роснефть акт сверки взаиморасчётов.
• При возникновении расхождений сразу направлять претензию в письменном виде (электронная почта с подтверждением получения).

В случае систематических нарушений (непоставка agreed объёмов, задержка платежей) стороны могут применить штрафные санкции, предусмотренные договором, либо инициировать процедуру расторжения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли открывать отдельный банковский счёт для работы с топливными картами?

Нет. Достаточно использовать существующий расчётный счёт организации, указав его в реквизитах договора.

Можно ли изменить вид топливной карты после подписания договора?

Да, при условии заключения дополнительного соглашения. Для этого необходимо подать заявку на замену карты и оплатить разницу в стоимости обслуживания, если таковая имеется.

Какие документы подтверждают качество топлива?

Паспорт качества (сертификат соответствия) на каждую партию ГСМ, выдаваемый производителем и прилагаемый к накладной.

Как быстро можно получить первые топливные карты после подачи заявки?

При полном комплекте документов и онлайн‑подписи договор – от 3 до 5 рабочих дней. Выпуск карт – ещё 1–2 дня.

Есть ли ограничения на заправку на сторонних АЗС?

Топливные карты Роснефть действительны только на сети АЗС Роснефть и её партнёров. Заправка на других станциях невозможна без предварительного согласия и оформления отдельной операции.

• Получить доступ к обширной сети АЗС с конкурентными ценами;
• Воспользоваться топливными картами с возможностью отсрочки платежа и детального контроля расходов;
• Снизить административную нагрузку за счёт автоматизации учёта топлива через личный кабинет;
• Обеспечить бесперебойное снабжение техники и транспорта качественным топливом.

Следуя представленной инструкции, вы сможете минимизировать риски, избежать задержек и выстроить долгосрочное партнёрство с одним из крупнейших поставщиков горюче‑смазочных материалов в России.