Дата подготовки материала: .

Нормативная база

Основным источником регулирования вопроса выдачи молока (или равноценных пищевых продуктов) работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, является:

• Статья 222 ТК РФ – право на бесплатную выдачу молока или равноценных продуктов;
• Приказ Минздравсоцразвития РФ от № 45н «Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, молока или других равноценных пищевых продуктов» (далее – Приказ № 45н, Нормы и условия);
• Порядок осуществления компенсационной выплаты, утверждённый тем же Приказом № 45н (пункт 10 Норм и условий).

Когда выдача молока обязательна?

Молоко (или равноценный продукт) выдаётся бесплатно, если выполняются все следующие условия:

1. Сотрудник занят на работе, где присутствуют вредные производственные факторы (повышенная запылённость, вибрация, шум, химические агенты и т.п.);
2. Вредные условия труда подтверждены результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) и отражены в соответствующих актах;
3. Работник фактически выполняет работу во вредных условиях не менее половины рабочей смены;
4. Выдача производится в день выполнения таких работ, а не вперёд или задним числом.

Нормы выдачи

Согласно пункту 4 Норм и условий:

• Норма бесплатной выдачи молока – 0,5 л за смену независимо от её продолжительности;
• Молоко должно иметь жирность не менее 2,5 %;
• Вместо молока могут выдаваться равноценные пищевые продукты, перечисленные в таблице 1 Приказа № 45н (кефир, йогурт, сыр, творог, диетическое питание и др.).

Возможность замены на денежную компенсацию

Часть 1 статьи 222 ТК РФ и пункт 10 Норм и условий предусматривают, что вместо натуральной выдачи работник может получить компенсационную выплату, эквивалентную стоимости молока или равноценного продукта.

Как определяется размер компенсации?

Размер выплаты рассчитывается как:

• Стоимость 0,5 л молока жирностью не менее 2,5 % в розничной торговле по месту расположения работодателя (субъект РФ);
• Если выдаёться равноценный продукт – стоимость такого продукта в том же регионе.

Конкретная сумма и порядок её индексации устанавливаются:

1. В коллективном договоре – при наличии первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников;
2. В трудовом договоре, заключаемом с работником, – при отсутствии указанных органов. Если компенсация устанавливается после заключения трудового договора, необходимо оформить дополнительное соглашение к нему.

Порядок получения компенсации

Если размер компенсации закреплён в коллективном договоре, работник должен подать работодателю письменное заявление о получении компенсационной выплаты. Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать:

• ФИО сотрудника;
• Должность и структурное подразделение;
• Период, за который требуется компенсация (обычно – за месяц);
• Ссылка на пункт коллективного договора, регламентирующий выплату;
• Подпись и дата.

После получения заявления бухгалтерия производит расчёт и включает сумму в расчётный лист за соответствующий период.

Бухгалтерский учёт и налогообложение

Учёт натуральной выдачи

При бесплатной выдаче молока (или равноценного продукта) проводятся следующие записи:

• Дебет 20 «Основное производство» (или 26 «Общехозяйственные расходы») – Кредит 10 «Материалы» – отражение стоимости выданного продукта;
• Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – Кредит 20» (или 26) – отражение того, что выдача производится бесплатно (не увеличивает начисленную заработную плату).

Поскольку выдача не считается доходом работника, она не облагается НДФЛ и не включается в базу для начисления страховых взносов.

Учёт денежной компенсации

При выплате компенсации вместо натурального продукта:

• Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» – Кредит 51 «Расчётный счёт» (или 50 «Касса») – начисление суммы компенсации;
• Одновременно делается запись: Дебет 20» (или 26) – Кредит 70» – отнесение расходов на себестоимость продукции (или на общехозяйственные расходы) в размере стоимости молока/равноценного продукта.

Компенсационная выплата считается частью заработной платы и подлежит обложению:

• НДФЛ по ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб.);
• Страховым взносам в ПФР, ФСС, ФОМС в соответствии с действующими тарифами.

Особенности применения в бюджетных учреждениях

Бюджетные организации (образовательные, медицинские, культурные и др.) руководствуются теми же нормами, но дополнительно должны учитывать:

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Инструкцию по применению Плана счетов для бюджетных учреждений;
• Положения о бюджетном финансировании – расходы на компенсацию молока относятся к статье «Заработная плата и начисления на неё» (КОСГУ 211) или к статье «Материальные расходы» (КОСГУ 220) в зависимости от формы выдачи;
• Необходимость согласования с финансовым органом (управлением финансов) при установлении размера компенсации в коллективном договоре, если это влияет на размер расходов бюджета.

Практический пример расчёта

Допустим, в бюджетном учреждении регионального подчинения средняя розничная цена 0,5 л молока жирностью 2,5 % составляет 45 руб.

1. Размер компенсации за одну смену – 45 руб.
2. За месяц (20 рабочих дней с вредными условиями) – 45 руб. × 20 = 900 руб.
3. НДФЛ (13 %) – 900 × 0,13 = 117 руб.
4. Страховые взносы (примерно 30 %) – 900 × 0,30 = 270 руб.

В бухгалтерском учёте отражаются:

• Дебет 70 – Кредит 51 – 900 руб. (начисление компенсации);
• Дебет 20 – Кредит 70 – 900 руб. (расход на материалы);
• Дебет 70 – Кредит 68 – 117 руб. (удержанный НДФЛ);
• Дебет 70 – Кредит 69 – 270 руб. (взносы во внебюджетные фонды).

Рекомендации для бюджетных учреждений

• Провести СОУТ и оформить акты о вредных условиях труда для всех рабочих мест, где предполагается выдача молока;
• Утвердить в коллективном договоре (или в трудовом договоре) размер компенсации и порядок её индексации (например, привязка к индексу потребительских цен);
• Обеспечить наличие места для consumption молока (буфет, столовая, специально оборудованное помещение) в соответствии с санитарно‑гигиеническими требованиями;
• Вести отдельный учёт выданного молока/продуктов и выплаченных компенсаций для контроля со стороны финансовых органов и аудита;
• При переходе с натуральной выдачи на денежную компенсацию оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и уведомить сотрудников в письменной форме.

Денежная компенсация молока в бюджетном учреждении – законный и удобный способ обеспечения гарантий, предусмотренных статьёй 222 ТК РФ, при условии соблюдения норм выдачи, правил учёта и налогообложения. Чёткое оформление в коллективном или трудовом договоре, своевременное подача заявлений работниками и корректное отражение операций в бухгалтерии позволяют избежать споров с контролирующими органами и обеспечить прозрачность расходов бюджета.