Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Архивное дело Костромской области проходит этап активной цифровизации. Внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) становится ключевым направлением развития отрасли, обеспечивая сохранность документов, ускорение поиска и предоставление удаленного доступа к уникальным историческим источникам. Несмотря на бюджетные ограничения, о которых сообщал персонал учреждений, процесс перевода фондов в электронный вид и создания удобных поисковых инструментов необратим.

Основные архивные учреждения региона и их ИТ-инфраструктура

На территории области функционирует несколько крупных хранилищ, каждое из которых интегрировано в единое федеральное информационное пространство и развивает собственные программные продукты:

Областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Костромской области» (ГАКО), старейшее и крупнейшее хранилище, концентрирующее документы с XV века по настоящее время. Адрес: г. Кострома, ул. ### Правды (номер дома скрыт). Руководитель: С. А. Попов (инициалы изменены). Контактный телефон приемной: +7 (XXX) XXX-XX-XX.
Государственный архив новейшей истории Костромской области (ГАНИ КО), специализируется на документах советского и постсоветского периодов. Расположение: г. Кострома, пл. Конституции (номер дома скрыт).
Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Костромы» — хранит документы местного самоуправления и городских предприятий.

Ключевые компоненты АИС архивов Костромской области

Электронные описи и фондовые базы данных

Центральным элементом АИС является создание полнотекстовых электронных описей. В ГАКО и ГАНИ ведется работа по вводу реквизитов дел в автоматизированные базы данных. Это позволяет:

Осуществлять поиск по индексам (наименование фонда, описи, дело, хронологические границы) за секунды.
Формировать заказы на выдачу документов в читальном зале через электронные терминалы или личный кабинет пользователя.
Вести учет движения документов (выдача, возврат, перемещение между фондами).

Отдел информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов

В структуре ГАКО выделен специализированный структурный подразделение, отвечающее за:

Администрирование локальных сетей и серверного оборудования.
Поддержку и развитие программного обеспечения архивного учета (в т.ч. федерального ПО «Архивист», региональных разработок).
Цифровизацию документов: сканирование метрических книг, ревизских сказок, дел личного происхождения, фото-, аудио- и видеодокументов.
Размещение цифровых копий на порталах открытого доступа.

Интеграция с федеральными порталами

АИС региональных архивов не изолированы — они являются узлами федеральной системы:

Портал «Архивы России» (archives.gov.ru), единая точка входа в ресурсы архивов страны. Здесь публикуются путеводители, фондовые описи и виртуальные выставки костромских учреждений.
Информационная система «Наши Предки» (predki.ru) — ключевой ресурс для геноалогических исследований. ГАКО регулярно загружает сюда сканированные копии метрических книг и ревизских сказок, что позволяет исследователям по всему миру работать с фондами удаленно.
Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА) — обеспечивает ведение государственного учета архивных фондов и документов.

Направления цифровизации и применения новых технологий

Согласно открытым заявлениям сотрудников архивов (в частности, замечаний старшего научного сотрудника А. А. Анохина — инициалы изменены), внедрение сканирующих комплексов и элементов искусственного интеллекта реально ускоряет обработку массивов данных. Основные векторы:

Массовая цифровизация genealogических источников. Приоритет отдается метрическим книгам (рождение, брак, смерть), ревизским сказкам и исповедальным росписям — самым востребованным фондам.
Распознавание текста (OCR/HTR). Тестируется применение технологий рукописного текста (HTR) для автоматического индексирования старославянского и дореволюционного почерка.
Сохранность электронных копий. Развертывание систем долговременного хранения электронных документов (СДХЭД) в соответствии с требованиями Росархива.
Виртуальные выставки и образовательные проекты. На базе АИС создаются тематические подборки документов (например, «Путешествие на восток Костромской области»), доступные в сети Интернет.

Сервисы для пользователей в цифровой среде

Автоматизация процессов кардинально изменила взаимодействие архива с обществом:

Удаленное заказание дел. Читатели могут оформлять запросы и заказывать копии документов через электронную почту или формы на официальных сайтах/ВК сообществах архивов, не приходя в читальный зал лично.
Электронная доставка копий. Готовые сканы направляются на e-mail пользователя или выкладываются в личный кабинет/облачное хранилище.
Онлайн-консультации. Специалисты отделов информационно-поисковых систем оказывают помощь в навигации по электронным каталогам через видеосвязь или чаты.
Платные услуги. Оформление договоров и оплата услуг (поиск сведений, копирование) переводятся на электронный документооборот.

Проблемы и перспективы развития АИС

Несмотря на достигнутые результаты, архивы области сталкиваются с системными вызовами:

Дефицит финансирования. Нехватка средств на закупку современного сканирующего оборудования, серверных мощностей и лицензий на ПО. Как отмечалось в открытых источниках, средств иногда не хватает даже на расходные материалы (картон для пачек).
Кадровый голод. Необходимость в специалистах, обладающих компетенциями как в архивоведении, так и в IT (системные администраторы, операторы цифровизации, данные-инженеры).
Объемы необработанных массивов. Физический объем фондов исчисляется тысячами погонных метров; полная цифровизация займет десятилетия при текущих темпах.
Кибербезопасность. Защита баз данных персональных данных (в современных фондах) и уникальных цифровых копий от несанкционированного доступа и технических сбоев.

Автоматизированные информационные системы архивов Костромской области — это не просто программное обеспечение, а фундамент новой модели архивного дела: открытой, доступной и технологичной. Интеграция в федеральные порталы («Архивы России», «Наши Предки»), развитие собственных электронных каталогов и внедрение технологий массовой цифровизации делают историческое наследие региона доступным для исследователей по всей стране и за рубежом. Решение вопросов финансирования и кадрового обеспечения определит темп дальнейшего перехода от «бумажного» архива к «цифровому».

Примечание: В статье замаскированы персональные данные (ФИО руководителей и сотрудников, контактные телефоны, точные адреса с номерами домов) в соответствии с требованиями к защите персональной информации. Официальные реквизиты учреждений доступны на портале «Архивы России» и официальных сайтах архивов.