Заявление на отпуск – один из самых распространенных кадровых документов. Хотя его заполняет сотрудник, окончательное решение о предоставлении отпуска принимает руководитель. Именно на заявлении руководитель ставит резолюцию – краткую надпись, подтверждающую согласие (или отказ) и уточняющую условия отпуска. В данной статье подробно рассмотрим, что именно должен писать начальник на заявлении на отпуск, какие формулировки допустимы, а также приведем практические примеры и рекомендации по оформлению.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие порядок предоставления отпусков, содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 122‑128);
- Федеральном законе «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (ст. 212);
- Внутренних локальных актах организации (положение об отпуске, коллективный договор, трудовой договор).
Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в течение рабочего года. Для оформления этого права сотрудник подает заявление, а руководитель выносит решение, оформляя его резолюцией на самом заявлении.
Что именно пишет начальник на заявлении на отпуск
Резолюция начальника – это короткая запись, которая обычно размещается:
- в левом нижнем углу документа (под подписью сотрудника);
- или в специальном поле «Резолюция»/«Виза» в шаблоне заявления.
В резолюции должны быть отражены следующие элементы:
- Согласие или отказ – четкое указание, предоставляется ли отпуск или нет;
- Сроки отпуска – дата начала и дата окончания (или количество календарных дней);
- Условия, если они есть – например, отпуск с сохранением среднего заработка, отпуск за свой счет, перенос на другое время;
- Подпись и дата – ФИО руководителя, его должность, подпись и дата визирования.
Если отпуск одобряется, типичная формулировка выглядит так:
Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. (___ календарных дней).
Начальник отдела ___________________ / Подпись / «__» __________ 20__ г.
Примеры резолюций начальника
Обычное одобрение ежегодного отпуска
Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июля 2026 г. по 28 июля 2026 г. (14 календарных дней). Начальник отдела продаж Иванова И;И. / Подпись /Одобрение с переносом на более поздний срок
Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с 01 августа 2026 г. по 14 августа 2026 г. (14 календарных дней) вместо заявленного периода с 15 июля 2026 г. по 28 июля 2026 г. Начальник отдела маркетинга Петрова П.П. / Подпись /Отказ в предоставлении отпуска (с указанием причины)
В связи с необходимостью обеспечения бесперебойной работы проекта «Альфа» отпуск не может быть предоставлен в заявленные даты. Предлагаю перенести отпуск на период с 15 сентября 2026 г. по 28 сентября 2026 г. Начальник отдела ИТ Сидоров С.С. / Подпись /Одобрение отпуска за свой счет
Прошу предоставить отпуск за свой счет с 05 октября 2026 г. по 19 октября 2026 г. (15 календарных дней). Начальник отдела логистики Кузнецов К.К. / Подпись /Как оформить заявление сотрудника (кратко)
Для полноты картины приведем стандартную структуру заявления, чтобы начальник знал, где именно размещать резолюцию:
- Шапка (правый верхний угол): кому адресовано (должность, ФИО руководителя) и от кого (ФИО, должность сотрудника).
- По центру: слово «Заявление».
- Основной текст: просьба предоставить отпуск, указание дат начала и окончания, количество дней.
- Нижняя часть: дата подачи и подпись сотрудника.
- Резолюция начальника: размещается ниже подписи сотрудника (обычно слева) или в специальном поле.
Особенности для руководителей высшего звена
Если заявление подаёт сам генеральный директор или другой высший руководитель, порядок визирования может отличаться:
- В некоторых организациях заявление директора на отпуск подписывается председателем совета директоров или иным уполномоченным лицом (указано в уставе или локальном акте).
- Если в трудовом договоре директора предусмотрено право самостоятельно утверждать свой отпуск, резолюция может ставиться самим директором (самовизирование). В этом случае в резолюции указывается: «Утверждаю себя» и подпись.
Важно заранее ознакомиться с внутренними регламентами, чтобы избежать споров о законности визирования.
Частые ошибки при оформлении резолюции
- Неопределенность формулировок («отпуск одобряю» без указания дат) – может привести к спорам о фактическом сроке отпуска.
- Отсутствие подписи или даты – делает резолюцию юридически незначимой.
- Противоречие с графиком отпусков – если заявление противоречит утвержденному графику, необходимо либо изменить график, либо получить согласие сотрудников, чьи отпуска затрагиваются.
- Неучет обязательного двухнедельного предупреждения – работодатель должен известить сотрудника о начале основного отпуска не менее чем за две недели до его начала (ст. 122 ТК РФ). Если это требование не соблюдено, отпуск может считаться неправильно оформленным.
Практический чек‑лист для начальника
- Получить заявление сотрудника.
- Проверить соответствие заявления утвержденному графику отпусков (если такой есть).
- Убедиться, что запрашиваемые даты не конфликтуют с критическими задачами подразделения.
- Принять решение: одобрить, перенести или отказать (с обоснованием).
- Сформулировать резолюцию, включив в нее:
- согласие/отказ;
- точные даты начала и окончания (или количество дней);
- условия (если есть – за свой счет, перенос и т.д.);
- ФИО, должность, подпись и дата.
- Поставить резолюцию на заявлении (в левом нижнем углу или в поле «Резолюция»).
- Один экземпляр заявления с резолюцией передать в отдел кадров для хранения в личном деле сотрудника.
- Оповестить сотрудника о результате (либо лично, либо через внутреннюю переписку).
Резолюция начальника на заявлении на отпуск – это не просто формальность, а важный кадровый акт, который фиксирует согласие работодателя на предоставление времени отдыха и определяет его условия. Правильно оформленная резолюция обеспечивает соблюдение трудового законодательства, минимизирует риски трудовых споров и способствует прозрачному планированию рабочего времени в коллективе.
Следуя представленным рекомендациям и используя приведенные примеры, руководитель сможет быстро и корректно визировать заявления на отпуск, а сотрудники получат четкое понимание своих прав и порядка предоставления отпусков.