Суточные – это компенсация за каждый день пребывания сотрудника в командировке вне постоянного места жительства․ Они относятся к командировочным расходам, но при превышении установленных норм рассматриваются как дополнительная оплата труда․ Ниже подробно рассмотрены бухгалтерские проводки, которые формируются при начислении и выплате суточных в рамках российского законодательства и типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия»․
Нормативная база
- Налоговый кодекс РФ, ст․ 217 – определение суточных и их налогообложение;
- Положение по бухгалтерскому учёту «О командировочных расходах» (утв․ Приказом Минфина РФ от № 52н);
- Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учёта (утв․ Приказом Минфина РФ от № 94н)․
Согласно НК РФ, суточные, не превышающие установленные нормы (700 руб․ в сутки по РФ, 2500 руб․ – за рубежом), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами․ Суммы сверх нормы считаются дополнительной оплатой труда и подлежат обложению всеми налогами на заработную плату․
Проводки при начислении суточных в пределах нормы
Когда суточные начисляются в рамках нормы, они учитываются как часть командировочных расходов․ Основные счета:
- Дт 26 (или 44) – «Общепроизводственные расходы» (или «Расходы на продажу») – отражает фактическое командировочное расходование;
- Кт 71 – «Расчёты с подотчетными лицами» – показывает сумму, переданную сотруднику под отчёт․
Пример проводки:
Дт 26 – Кт 71 3500 руб․ (начисление суточных в пределах нормы)
Если организация использует отдельный субсчёт для учёта суточных, можно открыть 26․03 (Суточные в пределах нормы) или 44․03 в зависимости от вида деятельности․
Проводки при выплате суточных (в пределах нормы)
Выдача денежных средств сотруднику под отчёт оформляется проводкой:
- Дт 71 – «Расчёты с подотчетными лицами» (увеличение задолженности сотрудника);
- Кт 50 (или 51) – «Касса» (или «Расчётный счёт») – уменьшение денежных средств организации․
Пример проводки:
Дт 71 – Кт 50 3500 руб․ (выдача аванса под суточные)
После подачи авансового отчёта и подтверждения фактических расходов (включая суточные) компания списывает командировочные расходы:
- Дт 26 (или 44) – увеличение расходов;
- Кт 71 – закрытие задолженности подотчетного лица․
Пример проводки:
Дт 26 – Кт 71 3500 руб․ (списание суточных после утверждения авансового отчёта)
Проводки при суточных сверх нормы
Суммы, превышающие установленные нормы, рассматриваются как дополнительная оплата труда․ Поэтому проводки формируются аналогично начислению заработной платы․
Начисление суточных сверх нормы (как часть зарплаты)
- Дт 70 – «Расчёты по оплате труда» (увеличение расходов на оплату труда);
- Кт 71 – «Расчёты с подотчетными лицами» (формирование задолженности сотруднику)․
Пример:
Дт 70 – Кт 71 1200 руб․ (начисление суточных сверх нормы)
Удержание НДФЛ и начисление страховых взносов
- Дт 68 – «Расчёты по налогам и сборам» (НДФЛ);
- Кт 70 – уменьшение суммы начисленной зарплаты․
Пример (НДФЛ 13 %):
Дт 68 – Кт 70 156 руб․ (удержание НДФЛ с 1200 руб․)
Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) начисляются аналогично:
- Дт 69 – «Расчёты по страховым взносам»;
- Кт 70 – уменьшение начисленной зарплаты․
Выплата суточных сверх нормы сотруднику
После всех удержаний выдаётся чистая сумма:
- Дт 71 – увеличение задолженности подотчетного лица;
- Кт 50 (или 51) – уменьшение денежных средств․
Пример:
Дт 71 – Кт 50 1044 руб․ (выплата суточных сверх нормы после удержаний)
Примеры проводок в 1С:Бухгалтерия предприятия 3․0
В конфигурации 1С проводки формируются автоматически при использовании следующих документов:
- Платёжный документ «Выдача аванса под отчёт» – генерирует проводку Дт 71 – Кт 50/51․
- Авансовый отчёт по командировке – при утверждении создаёт проводку Дт 26/44 – Кт 71 (списание командировочных расходов, включая суточные в пределах нормы);
- Документ «Начисление зарплаты» – если в настройках указано учитывать суточные сверх нормы как часть оплаты труда, формирует Дт 70 – Кт 71․
- Документ «Удержание НДФЛ» и «Начисление страховых взносов» – создают соответствующие проводки Дт 68 – Кт 70 и Дт 69 – Кт 70․
- Платёжный документ «Выдача заработной платы» – после всех удержаний выдаёт чистую сумму: Дт 71 – Кт 50/51․
Настройка учета суточных сверх нормы выполняется в разделе Зарплата → Настройки учёта заработной платы → Виды начислений, где необходимо установить флаг «Включать в базу для начисления НДФЛ и страховых взносов» для вида начисления «Суточные сверх нормы»․
Частые ошибки при учёте суточных
- Неправильное распределение счетов – использование счёта 70 для суточных в пределах нормы (это приводит к лишнему налогообложению)․
- Отсутствие отражения НДФЛ и взносов при выплате сверх нормы – приводит к недоимке и штрафам․
- Смешивание суточных с другими командировочными расходами – затрудняет анализ и подготовку отчётов по статьям расходов․
- Несвоевременное закрытие авансового отчёта – оставляет задолженность по счёту 71, что искажает баланс․
Для предотвращения ошибок рекомендуется:
- Ввести отдельные субсчёты 26․03 и 44․03 для суточных в пределах нормы;
- Настроить автоматическое формирование проводок в 1С при использовании документа «Авансовый отчёт по командировке»;
- Периодически сверять остатки по счёту 71 с данными подотчётных лиц․
Правильный учёт суточных требует чёткого разделения сумм, находящихся в пределах установленных норм, и сумм, превышающих эти нормы․ Первые учитываются как командировочные расходы (счёта 26/44 – Кт 71), вторые – как дополнительная оплата труда (счёта 70 – Кт 71) с последующим налогообложением НДФЛ и страховыми взносами․ Использование типовых документов 1С:Бухгалтерия предприятия позволяет автоматизировать формирование проводок и минимизировать риск ошибок․ Соблюдение описанных порядков обеспечит достоверность бухгалтерской отчётности и соответствие налоговому законодательству․