Государственный архив Томской области (ГАТО) является ключевым хранилищем документального наследия региона. В современных условиях деятельность архива неразрывно связана с внедрением и развитием автоматизированных информационных систем (АИС), которые обеспечивают формирование электронных каталогов, предоставление доступа к оцифрованным документам и оптимизацию обработки запросов пользователей. Данная статья подробно рассматривает программно-техническую инфраструктуру архива, основные используемые системы (в т.ч. АИС «ЭЛАР») и порядок дистанционной работы с фондами.

Исторический контекст и фонды архива

История архивного дела в Томске насчитывает более столетия. К концу XIX века (по данным к 1890 году) в архивах области хранилось около 320 тысяч дел. Фундамент современных фондов был заложен еще в дореволюционное время, а в советский период архивная сеть существенно расширилась. Сегодня ГАТО хранит уникальные массивы документов, среди которых особую ценность для генеалогов и историков представляют:

• Метрические книги (записи о рождении, браке, смерти) различных конфессий;
• Ревизские сказки (результаты подушных переписей XVIII–XIX вв;);
• Переписные листы Всеобщей переписи населения 1897 года и последующих перепис;
• Документы губернских, уездных, губернских учреждений, а также предприятий и организаций XIX–XX вв.

Оцифровка этих массивов и их ввод в автоматизированные системы стали приоритетным направлением работы за последнее десятилетие.

Основные АИС, используемые в ГАТО

АИС «ЭЛАР» (Единая автоматизированная система архивных учреждений)

Ключевой программной платформой для автоматизации архивных процессов в ГАТО является АИС «ЭЛАР». Данная система является отраслевым стандартом для архивов России и решает комплекс задач:

• Фондово-учетная работа: ведение государственной учетной документации (описания дел, фондовые описи, указатели) в электронном виде.
• Создание электронных копий: сканирование, распознавание (OCR), атрибутирование и привязка изображений к описям.
• Поисковый доступ: обеспечение полнотекстового и атрибутного поиска по метаданным дел.
• Электронный читальный зал: организация доступа пользователей к электронным копиям документов как локально (в читальном зале архива), так и дистанционно через веб-интерфейс.

Интерфейс АИС «ЭЛАР» позволяет работать с иерархической структурой фондов: Фонд → Описание → Дело → Лист (изображение).

Электронный каталог (Веб-портал ГАТО)

На официальном сайте учреждения функционирует публичный модуль — Электронный каталог. Это веб-интерфейс, предоставляющий открытый доступ к описям фондов. Основные функции:

• Поиск дел по названию фонда, номеру описи, хронологии, ключевым словам в заглавии дела.
• Просмотр структуры фондов (путеводителя по фондам).
• Формирование заявок на выдачу дел в читальный зал или на проведение архивного поиска.

Важно: В электронном каталоге представлены не все описи архива; работа по ретроспективному вводу данных ведется постоянно.

Система электронного документооборота и приема запросов

Для взаимодействия с гражданами и организациями используется модуль приема и регистрации входящих обращений (письменных запросов, запросов через портал Госуслуг, электронной почты). Это позволяет отслеживать этапы исполнения запроса: от регистрации до направления ответа.

Дистанционная работа с документами: пошаговая инструкция

Внедрение АИС «ЭЛАР» и веб-портала сделало возможным проведение генеалогических и исторических исследований без личного визита в архив.

Этап 1: Регистрация в системе

1. Перейдите на официальный сайт Государственного архива Томской области.
2. Найдите раздел «Электронный читальный зал» или «АИС ЭЛАР / Онлайн-доступ».
3. Пройдите процедуру регистрации пользователя (указание логина, пароля, адреса электронной почты для подтверждения).
4. После активации учетной записи войдите в систему под своими учетными данными.

Этап 2: Поиск необходимых дел

• Используйте расширенный поиск: укажите известные параметры (номер фонда, описания, диапазон лет, фамилии, название населённого пункта).
• При работе с метрическими книгами и ревизскими сказками эффективно искать по населённым пунктам (волости, уезды, губернии), так как заглавия дел часто содержат именно географическую привязку.
• Обратите внимание на колонку «Наличие ЭК» (электронной копии). Если значок присутствует, дело можно просмотреть онлайн.

Этап 3: Просмотр и анализ электронных копий

При открытии дела загружается просмотрщик изображений (встроенный в АИС «ЭЛАР»). Доступны функции:

• Постраничная навигация;
• Масштабирование (зум) для разбора почерка;
• Поворот страниц;
• Скачивание отдельных страниц или всего дела в формате PDF/ZIP (в зависимости от настроек прав доступа конкретного фонда).

Примечание: Для некоторых ценных или плохо сохранившихся фондов доступ к электронным копиям может быть ограничен (просмотр только в читальном зале архива).

Этап 4: Заказ справки или проведение поиска

Если нужные дела не оцифрованы или требуется официальный документ (справка, выписка), через личный кабинет на портале или раздел «Исполнение запросов» оформляется платная услуга архивного поиска. Оплата производится через платежный шлюз (СБП, банковские карты).

Работа с ревизскими сказками и метрическими книгами в АИС

Это наиболее востребованные категории документов. Особенности работы с ними в АИС:

• Ревизские сказки: Обычно оформлены отдельными фондами (например, фонд казенной палаты, губернского управления). В АИС они структурированы по ревизиям (I–X) и уездам. Поиск ведется по номеру уезда, волости, деревни и номеру сказки/семьи.
• Метрические книги: Сгруппированы по конфессии (православные, католические, лютеранские, еврейские и др.) и уездам. В АИС часто ведутся указатели по населённым пунктам, входящим в приход, что значительно ускоряет поиск.

Физическое посещение архива: читальные залы и доступность

Несмотря на развитие дистанционных сервисов, работа с оригиналами документов и фондами, не вошедшими в АИС, требует визита в читальный зал.

Основные адреса структурных подразделений (обобщенно)

Архив располагается в нескольких зданиях в г. Томске. Основные точки приема посетителей:

• Главное здание (администрация, основные фонды, читальный зал): пр. Ленина (историческое здание).
• Хранилище и читальный зал для работы с микрофильмами/ЭК: ул. ### (специализированное хранилище).
• Архивный отдел администрации города (муниципальный архив): ул. ### Маркса (документы по истории города Томска).

Режим работы читальных залов: Обычно с 9:00 до 17:00 (пн–пт), выходные — сб, вс. Санיטарный день — последний четверг месяца. Рекомендуется уточнять актуальное расписание на сайте или по телефону справки перед визитом;

Обеспечена доступная среда для маломобильных групп граждан (пандусы, вызов персонала).

Иные архивные учреждения Томска

Помимо ГАТО (областного уровня), в городе функционируют:

• Архивный отдел администрации г. Томска — документы по истории города, советов депутатов, городского хозяйства.
• Музейный архив Томского областного краеведческого музея — уникальные личные фонды, фотосборники, эфирные документы, предметно-документальные комплексы.
• Ведомственные архивы (университетов, крупных заводов, спецархивы) — доступ к ним регламентируется внутренними правилами ведомств.

Нормативная база и реквизиты для оплаты услуг

Деятельность ГАТО регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», уставом учреждения и приказами Министерства культуры РФ. Платные услуги (архивный поиск, копирование, заверение копий) оказываются на основании договора/заявки. Реквизиты для оплаты (ИНН, КПП, р/с в казначействе) публикуются в разделе «Платные услуги» на официальном сайте.

Перспективы развития АИС в архиве

На 2025–2026 годы запланированы следующие этапы информатизации:

• Внедрение элементов искусственного интеллекта для предварительной разметки почерка и автоматического индексирования именных указателей.
• Расширение функционала «Электронного читального зала» (возможность коллективной аннотации, интеграция с порталом «Госуслуги» для идентификации пользователей по ЕСИА).
• Создание единого регионального архивного информационного ресурса, объединяющего описи ГАТО и муниципального архива.

Контактная информация (справочно)

Для уточнения деталей по работе АИС, статусу оцифровки конкретных фондов или записи в читальный зал:

• Официальный сайт: опубликован в открытых источниках (поиск по названию «Государственный архив Томской области»).
• Электронная почта: указана на сайте в разделе «Контакты» (доменная зона @tomsk.gov.ru или специализированная почта архива).
• Телефон справки / отдела информационных услуг: доступен на сайте (код региона 3822).
• Почтовый адрес для направления письменных запросов: 634050, г. Томск, пр. Ленина (или ул. ### — в зависимости от структурного подразделения).

Резюме: Автоматизированные информационные системы Государственного архива Томской области, с ядром в лице АИС «ЭЛАР», кардинально изменили подход к работе с документальным наследием. Они обеспечивают прозрачность фондов через Электронный каталог, позволяют дистанционно просматривать миллионы страниц оцифрованных метрических книг и ревизских сказок, а также упорядочивают процесс заказа платных архивных услуг. Эффективное использование этих инструментов требует навыков работы с архивной терминологией (фонд, опись, дело) и понимания административно-территориального деления региона в исторической ретроспективе.