Современные государственные архивы всё чаще переходят на цифровые форматы хранения и предоставления информации․ Воронежская область не стала исключением – здесь успешно внедрена Автоматизированная информационная система (АИС) архива, которая обеспечивает сохранность документов, упрощает поиск и делает архивные материалы доступными широкому кругу пользователей;
История создания АИС архива Воронежской области
Идея перевода архивных фондов в электронный вид возникла в начале 2010‑х годов, когда стало очевидно, что традиционные методы хранения бумажных документов уже не отвечают растущим требованиям к скорости поиска и защите информации․
- 25 февраля 2016 года компания ЭЛАР объявила о завершении проекта по переводу в электронный вид научно‑справочного аппарата и особо ценных документов государственных архивов Воронежской области․
- В рамках проекта были отсканированы и проиндексированы почти 14 000 описей и 25 000 особо ценных архивных дел, включая все метрические книги․
- Внедрена комплексная информационная система АИС Архив, которая обеспечивает надежное хранение материалов фонда и многопользовательский доступ к ним․
Техническая реализация АИС
Система построена на основе современных технологий сканирования, индексации и хранения цифровых данных․ Основные компоненты:
- Сканеры высокого разрешения – обеспечивают качественное изображение документов без потери деталей․
- Система индексации – автоматически извлекает метаданные (номер дела, дата, тип документа, ключевые слова) и формирует поисковый индекс․
- Центральное хранилище – резервные копии данных размещаются на нескольких серверах, что гарантирует отказоустойчивость․
- Веб‑интерфейс – предоставляет пользователям удобный поиск по различным критериям, просмотр scanned‑изображений и возможность скачивания электронных копий в разрешенных форматах․
Функционал и возможности АИС
Автоматизированная система охватывает весь жизненный цикл архивного документа:
- Прием и регистрация – электронное оформление поступления новых дел․
- Обработка и индексирование – автоматическое извлечение метаданных и связывание с уже существующими записями․
- Хранение и архивирование – долгосрочное сохранение цифровых копий с контролем целостности․
- Поиск и выдача – быстрый поиск по номеру дела, дате, фамилиям, географическим объектам и другим полям․
- Доступ через сеть – возможность работы с системой как из внутренней сети архива, так и через защищенное интернет‑соединение после регистрации․
- Аудит и отчетность – ведение журнала действий пользователей, формирование статистических отчетов по востребованности фондов․
Как получить доступ к АИС архива Воронежской области
Для работы с системой необходимо:
- Перейти на официальный портал архивной службы Воронежской области․
- Зарегистрироваться, указав необходимые контактные данные (электронная почта, ФИО – данные используются только для идентификации пользователя и не передаются третьим лицам)․
- Пройти проверку учетной записи (как правило, подтверждение через электронную почту)․
- После авторизации пользователь получает доступ к поиску, просмотру scanned‑изображений и, при наличии прав, к скачиванию электронных копий документов․
Обращаем внимание, что использование АИС предоставляется бесплатно для всех зарегистрированных пользователей․
Преимущества внедрения АИС - Сохранность оригиналов – особо ценные и уникальные документы изъяты из повседневного оборота, их место занимают электронные копии, что снижает риск механического повреждения․
- Скорость поиска – вместо ручного перелистывания описей пользователь получает результат за считанные секунды․
- Многопользовательский доступ – одновременно работать с системой могут сотрудники архива, исследователи, genealogists и другие заинтересованные лица․
- Экономия пространства – уменьшение потребности в физических стеллажах и помещениях для хранения бумажных дел․
- Прозрачность и отчетность – ведение журнала операций упрощает контроль за использованием фондов и формирование обязательной отчетности․
Планы дальнейшего развития
Архивная служба Воронежской области продолжает работу над расширением возможностей АИС:
- Интеграция с общероссийскими электронными архивами и генеалогическими базами данных․
- Внедрение функций распознавания рукописного текста (OCR) для улучшения поисковости рукописных документов․
- Развитие мобильного доступа – адаптация интерфейса под планшеты и смартфоны․
- Обучение пользователей через вебинары и онлайн‑курсы по работе с системой․
Автоматизированная информационная система архива Воронежской области стала важным шагом на пути к современному, доступному и безопасному хранению культурного и исторического наследия региона․ Благодаря внедрению АИС обеспечивается не только сохранность уникальных документов, но и широкий доступ к ним для исследователей, студентов, genealogists и всех интересующихся историей Воронежской области․
Если вы хотите воспользоваться ресурсами архива, достаточно зарегистрироваться на портале и начать поиск нужных материалов – вся информация находится всего в нескольких кликах․