Архив городского округа Верхнее Дуброво – это учреждение, отвечающее за хранение, учёт и предоставление документальных материалов, отражающих историю, хозяйственную и социальную жизнь территории. В его фондах сосредоточены документы различного назначения: нормативно‑правовые акты, протоколы заседаний представительных органов, дела по землепользованию, градостроительству, социальной защите и многие другие.

История создания

Архив был образован в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131‑ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и положениями главы 31 Налогового кодекса РФ, регулирующими ведение муниципального учёта и отчётности. Первоначально фонды размещались в отделе делопроизводства администрации округа, а позже выделились в самостоятельное структурное подразделение.

Структура и функции

• Приём и регистрация документов – поступление бумажных и электронных носителей от органов местного самоуправления, предприятий, организаций и граждан.
• Хранение и сохранность – создание условий, соответствующих требованиям нормативных актов (температурный режим, защита от света, пожарная безопасность).
• Каталогизация и описание – составление описей, внесение данных в электронный каталог, присвоение уникальных индексов.
• Предоставление информации – выдача справок, копий, выписок из архивных дел по запросам граждан, юридических лиц и государственных органов.
• Дигитализация – сканирование бумажных документов, создание электронных архивов, обеспечение удалённого доступа через официальный портал.
• Методическая и консультационная помощь – обучение сотрудников организаций правилам сдачи документов на хранение, консультирование по вопросам архивного законодательства;

Виды документов, находящихся на хранении

1. Нормативно‑правовые акты городского округа (решения, постановления, распоряжения).
2. Протоколы заседаний Совета депутатов и его комиссий.
3. Документы по градостроительству и землепользованию (генеральные планы, проекты межевания, разрешения на строительство).
4. Дела социальной защиты (пособия, компенсации, льготы).
5. Финансово‑экономические материалы (бюджеты, отчёты, контракты).
6. Личные дела сотрудников муниципальных учреждений (в рамках действующего законодательства о защите персональных данных).
7. Фотоматериалы, аудио‑ и видеозаписи, отражающие события общественной жизни округа.

Порядок доступа к архивным материалам

Для получения информации из архива необходимо:

1. Подать письменный запрос (можно направить через электронную форму на официальном сайте округа или лично в приёмную архива);
2. Указать цель запроса, перечень интересующих документов и предполагаемый срок их использования.
3. При необходимости предъявить документ, подтверждающий личность (паспорт) и, если запрос связан с получением сведений о третьих лицах, – согласие на обработку персональных данных.
4. Дождаться ответа архива о возможности предоставления запрашиваемых материалов и условиях их выдачи (в читальном зале, в виде копий или электронных файлов).

В случае отказа в предоставлении информации архив обязан мотивировать своё решение со ссылкой на соответствующие нормативные акты (например, ограничения по конфиденциальности, сроки давности хранения).

Дигитализация и электронный доступ

С 2022 года в архиве ведётся планомерная работа по переводу бумажных фондов в электронный вид. Основные этапы:

• Подготовка документов к сканированию (удаление скреплений, ремонт повреждённых листов).
• Сканирование на высококачественных устройствах с последующим контролем качества изображения.
• Распознавание текста (OCR) и создание метаданных (название, дата, номер дела, тип документа).
• Размещение scanned‑файлов в защищённом электронном хранилище с резервным копированием.
• Предоставление доступа через портал «Электронный архив Верхнее Дуброво» (авторизация по логину и паролю, выдача временных ссылок на скачивание).

Электронный доступ значительно сокращает время ожидания справок и позволяет исследователям, студентам и журналистам работать с материалами удалённо.

Роль архива в жизни округа

Архив городского округа Верхнее Дуброво выполняет несколько важных функций:

• Обеспечение правовой прозрачности деятельности местных органов власти.
• Сохранение исторической памяти территории для будущих поколений.
• Поддержка научных исследований, краеведения и образовательных проектов.
• Содействие эффективному управлению муниципальным имуществом и бюджетными средствами.
• Выполнение обязательств перед государством по ведению учёта и отчётности в соответствии с законодательством.

Архив городского округа Верхнее Дуброво представляет собой важный элемент инфраструктуры местного самоуправления, сочетающий традиционные методы хранения документов с современными технологиями цифровизации. Благодаря слаженной работе специалистов архива граждане и организации получают доступ к достоверной информации, необходимой для реализации своих прав, осуществления профессиональной деятельности и изучения истории родного края.

Для получения актуальной информации о режиме работы, требованиях к оформлению запросов и доступных электронных сервисах рекомендуется посетить официальный сайт городского округа Верхнее Дуброво или обратиться непосредственно в архив по телефону, указанному в разделе «Контакты» на сайте.