Центральная городская больница имени Н.А. Семашко (ЦГБ) — это не только ведущее медицинское учреждение Ростова-на-Дону, но и объект культурного наследия федерального значения. Комплекс больницы, построенный в конце 1920-х – начале 1930-х годов по проекту архитекторов Г.Н. Петрова и В.А. Крупника, является ярким памятником советского авангарда и конструктивизма. В 2013 году он был внесен в предварительный список ЮНЕСКО. В структуре такого масштабного и исторически насыщенного учреждения особое место занимает архив, выполняющий функции хранителя медицинской и административной памяти больницы.

Исторический контекст формирования архивного фонда

История архива неразрывно связана с историей самой больницы. Основанная в 1920-х годах как городская клиническая больница, она получила имя Наркома здравоохранения РСФСР Николая Александровича Семашко в 1930-х. За десятилетия работы (Великая Отечественная война, послевоенное восстановление, развитие советской здравоохранения, перестройка, современный этап) накопился массивный документный массив.

• Довоенный период: документы по строительству уникального архитектурного комплекса, штатным расписаниям, отчетам о работе первых врачебных коллективов.
• Война и оккупация: больница пережила два периода оккупации Ростова-на-Дону. Часть документов была утеряна или уничтожена, что делает сохранившиеся свидетельства того времени (журналы эвакуации, отчеты о потерях, документы подпольной работы персонала) уникальными историческими источниками.
• Советский период: обширная отчетность по формам Минздрава СССР, истории болезни (по выборке), материалы научных конференций, диссертаций, защищенных на базе больницы, фотохроника жизни коллектива.
• Современный этап: перевод делопроизводства на электронный документооборот, формирование гибридного архива (бумажный + цифровой).

Структура и состав архивных фондов

Архив ЦГБ им. Н.А. Семашко формируется в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в РФ») и внутренними нормативными актами учреждения.

Основные категории документов, подлежащих архивированию:

1. Организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения главного врача, уставы, положения о структурных подразделениях, протоколы совещаний врачебной комиссии и совета больницы.
2. Медицинская документация (учетно-отчетная): статистические отчеты (формы госстатистического наблюдения), журналы учета госпитализированных/выписанных, отчеты о работе отделений за год.
3. Кадровая документация: личные дела работников (передаются в архив после уволнения/ухода на пенсию по истечении сроков хранения в кадрах), служебные записки о назначении/переводе, ведомости к зарплате (архивные копии), персональные карточки учетной формы.
4. Финансово-хозяйственная документация: бухгалтерская отчетность, инвентаризационные описи имущества, акты приема-передачи материальных ценностей, сметы на капитальный ремонт и закупку оборудования.
5. Научно-исследовательская и учебная документация: программы клинических исследований, протоколы этическими комитетами, материалы научных конференций, тезисы докладов сотрудников, учебные пособия, изданные больницей.
6. Документы по капитальному строительству и ремонту: проекты, сметы, акты сдачи-приемки объектов (критически важны для объекта ЮНЕСКО при проведении реставрационных работ).
7. Аудиовизуальные и фото документы: фотографии зданий, персонала, мероприятий; видеозаписи операций (обучающие), интервью с ветеранами больницы.

Сроки хранения и ценностная экспертиза

Ключевым процессом в работе архива является ценностная экспертиза документов, проводимая экспертной комиссией больницы с участием представителей архивного органа Ростовской области. На основании акта экспертизы каждому делу присваивается срок хранения:

• Постоянное хранение (бессрочно): уставы, истории больницы, отчеты за ключевые годы, личные дела врачей-основателей, ветеранов войны, документы по архитектуре комплекса, научные труды, имеющие историческую ценность.
• Долговременное хранение (10–75 лет): большинство кадровых дел (75 лет), финансовая отчетность (5–10 лет в зависимости от вида), медицинская статистика (10–25 лет).
• Временное хранение (до 10 лет): оперативная административная документация, черновики, справочно-информационные материалы.

Важно: Медицинские документы, содержащие сведения о состоянии здоровья пациентов (истории болезни, карты вызовов скорой помощи), имеют специальные сроки хранения (как правило, 25 лет, а для отдельных категорий — дольше) и строгий режим доступа в соответствии с ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» и 152-ФЗ «О персональных данных».

Организация доступа и предоставление информации

Архив ЦГБ обеспечивает доступ к документам для трех основных категорий заинтересованных лиц:

Внутренние потребители (администрация, врачи, юристы больницы)

• Поиск прецедентов для разрешения спорных ситуаций (медико-правовые случаи).
• Подтверждение стажа работы врачей для начисления выслуги, льгот, присвоения званий.
• Предоставление данных для отчетности перед Минздравом региона и Росстатом.
• Материалы для написания истории больницы, юбилейных буклетов, стендов.

Граждане (пациенты, бывшие сотрудники, наследники)

• Выдача справок о стаже работы (для Пенсионного фонда / СФР).
• Выдача копий медицинских документов (выписок из историй болезни) пациентам или их законным представителям по заявлению с предъявлением паспорта и документов, подтверждающих полномочия.
• Поиск сведений о рождении (архив роддома ЦГБ) для восстановления утраченных свидетельств о рождении (ЗАГС выдает дубликаты на основании архивных справок).

Научные и общественные организации

• Исследователи истории медицины, архитектуры конструктивизма, истории Ростова-на-Дону.
• Запросы от архивных управлений области для пополнения государственных фондов.

Режим доступа к архиву регламентирован внутренним распорядком. Обращение возможно лично (через регистратуру/канцелярию) или посредством официального письменного запроса (почта, электронный документооборот). Персональные данные заявителей (ФИО, контактные телефоны, адреса проживания) защищены в соответствии с 152-ФЗ и не подлежат разглашению.

Цифровизация и современные вызовы

В последние годы архив ЦГБ активно переходит на цифровые рельсы:

• Сканирование фондов: приоритетное оцифровывание документов постоянного хранения и наиболее востребованных кадровых дел для сохранения оригиналов от износа.
• Электронный архив (ЭА): внедрение систем электронного документооборота (СЭД) для формирования «рожденных цифровых» дел, исключающих бумажный носитель на этапе создания.
• Поисковые системы: создание электронных описей и карточек дел для оперативного поиска по атрибутам (год, отделение, ФИО врача, номер приказа).
• Обеспечение сохранности: резервное копирование баз данных ЭА, защита от несанкционированного доступа (СЗИ), соблюдение требований ФСТЭК и ФСБ при работе с персональными данными.

Архив как хранилище памяти об архитектурном памятнике

Уникальность архива ЦГБ им. Семашко заключается в наличии документов, касающихся самого здания — памятника архитектуры конструктивизма. В фондах хранятся:

• Исторические чертежи и фасады (ксерокопии/оригиналы проектной документации 1920-х гг.).
• Акты приема сдачи зданий в эксплуатацию.
• Фотодокументы этапов строительства.
• Документация по реставрационным работам, проводимым в XXI веке с соблюдением требований охраны памятников культуры.

Эти материалы являются базой для разработки проектов адаптации старых корпусов под современные медицинские стандарты без ущерба для исторической планировки и фасадов.

Архив Центральной городской больницы им. Н.А. Семашко — это не просто склад старых бумаг, а функционирующая информационная система, обеспечивающая правовую защищенность больницы, пациентов и сотрудников, а также сохраняющая историческую память одного из старейших и самых значимых медицинских центров Юга России. Работа по систематизации, описанию, цифровизации и внедрению современных стандартов хранения позволяет сделать этот ресурс доступным и полезным для медицины, науки и культуры региона.

Примечание: Конкретные реквизиты для обращения в архив (адрес корпуса, режим работы приемного покоя, контактные телефоны ответственных лиц) рекомендуется уточнять на официальном сайте ГБУ РО «Городская больница № 1 им. Н.А. Семашко» или через единый портал госуслуг Ростовской области. В данной статье персональные данные сотрудников архива и контактная информация скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями законодательства о персональных данных.