Списание продукции, товаров, материалов или основных средств — обязательная процедура для любого предприятия․ Грамотно оформленный акт является первичным учетным документом, который легализует выбытие активов, обосновывает расходы для налогового учета и защищает интересы организации при проверках․ В данной статье подробно разбираем актуальные формы, правила заполнения и нюансы оформления актов списания на 2026 год․

Нормативная база и правовые основания

Порядок списания регулируется следующими ключевыми документами:

• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст․ 9, 10) — требования к первичным учетным документам (обязательные реквизиты)․
• Постановление Госкомстата от № 132 — утверждение унифицированных форм (в т․ч․ ТОРГ-16, ОС-4)․
• Приказ Минфина от № 237н — ФСБУ 27/2021 «Первичный учет» (правила разработки собственных форм)․
• Налоговый кодекс РФ (ст․ 254, 268, 272) — условия признания убытков от списания расходами по налогу на прибыль и НДС․
• ФСБУ 5/2019 «Запасы», ФСБУ 6/2020 «Основные средства» — правила оценки и выбытия активов․

Важно: С 2013 года организации имеют право использовать собственные формы актов, утвержденные учетной политикой, однако унифицированные формы (ТОРГ-16, ОС-4, ОС-4а) остаются стандартом де-факто и признаются всеми контролирующими органами без вопросов․

Основные виды актов и применяемые формы

Форма № ТОРГ-16, Акт о списании товаров (товарно-материальных ценностей)

Самая распространенная форма для списания товаров, сырья, материалов, упаковки, пришедших в негодность, ставших бесполезными или утраченных․

• Код ОКУД: 0317016․
• Применяется для: товаров в рознице/опте, материалов на складе, брака, порчи, естественной убыли (в пределах норм), хищений․
• Количество экземпляров: минимум 3 (бухгалтерия, структурное подразделение/склад, материально-ответственное лицо — МОЛ)․

Форма № ОС-4, Акт о списании основных средств

Используется для выбытия основных средств (оборудование, транспорт, здания, мебель), кроме автотранспорта․

• Код ОКУД: 0504143․
• Причины: полный износ, моральное устаревание, невозможность восстановления после аварии/пожара, передача безвозмездно, продажа․
• Особенность: Требуется комиссия, включающая представителей бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и технических специалистов․

Форма № ОС-4а — Акт о списании основных средств (автотранспорт)

Специализированная форма для списания транспортных средств (Код ОКУД 0504230)․

Акты в свободной (собственной) форме

Допускаются для:

• Списания материалов в производство (замена требования-накладной М-11 или дополнение к ней)․
• Списания незавершенного производства (НЗП);
• Списания брака в производстве․
• Списания продукции собственного изготовления в рознице (пищеблоки, аптеки и т․д․)․

При использовании своей формы обязательно наличие реквизитов по ст․ 9 ФЗ-402: наименование документа, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции, физические/денежные меры, должности/подписи ответственных лиц․

Пошаговая инструкция заполнения акта (на примере ТОРГ-16)

1. Шапка документа: Наименование организации (полное/сокращенное), ОКПО, дата составления, номер документа (сквозная нумерация за год)․
2. Основание: Номер и дата приказа (распоряжения) директора о создании комиссии по списанию․
3. Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены)․ Персональные данные в примерах маскируются: [ФИО Председателя], [Должность]․
4. Причина списания: Указывается конкретно: «Пришедшие в негодность из-за истечения сроков годности», «Механическое повреждение при транспортировке», «Естественная убыль в пределах норм естественной убыли», «Обнаруженный брак производства», «Хищение (по материалам дознания/суда)»․
5. Табличная часть (самое важное):
   • Порядковый номер․
   • Наименование продукции/материала (полное, по номенклатуре)․
   • Единица измерения (шт, кг, м, л)․
   • Количество (фактическое к списанию)․
   • Цена учетная (закупочная/производственная)․
   • Сумма (Кол-во × Цена)․
   • Примечание: Здесь детализируют особенности: номер партии, дату производства, срок годности, акт осмотра санитарным врачом/ветеринарем, протокол осмотра повреждений․
6. Подписи: Всех членов комиссии, МОЛ (кладовщика/нач․ склада), главы организации (или уполномоченного лица)․ МОЛ подписывает с указанием «Согласен» или «Не согласен» (с приложением письменного возражения)․

Особенности оформления по причинам списания

Продукция, пришедшая в негодность (истечение сроков, порча)

• Обязательно приложение акта осмотра (комиссионного, санитарно-ветеринарного, ветеринарного)․
• Для пищевых продуктов/лекарств — заключение уполномоченного органа (Роспотребнадзор/Минздрав) о невозможности реализации/использования и порядке утилизации․
• В акте указывать: дату производства, срок годности, дату истечения, условия хранения․

Естественная убыль (сушка, усыхание, рассев, утечка)

• Списание производится в пределах утвержденных норм естественной убыли (отраслевые или собственные, зафиксированные в учетной политике)․
• Суммы в пределах норм — на расходы обычной деятельности (Дт 44/20/26 — Кт 10/41)․
• Сверхнормативная убыль — списывается за счет виновных лиц (Дт 73 — Кт 10/41) или на убытки организации (Дт 91․2 — Кт 10/41), если виновные не установлены․

Списание материалов в производство

• Часто оформляется совмещенным документом «Требование-накладная» (ф․ М-11) или отдельным актом списания в производство․
• Основание: производственный заказ, наряд-заказ, план выпуска․
• Отражается перемещение со склада (Кт 10) в производство (Дт 20/23/29)․

Списание основных средств (ОС)

• Предварительно рассчитывается остаточная стоимость (Первоначальная стоимость — Накопленная амортизация)․
• Если ОС реализуется/передается — оформляется счет-фактура, договор, акт приема-передачи․
• Если списывается как бесполезное — остаточная стоимость списывается на убытки (Дт 91․2 — Кт 01/02), НДС не восстанавливается (если не вычетялся ранее)․

Налоговый учет: подводные камни

Сроки хранения документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236 — Перечень типовых документов․․․):

• Акты списания ТМЦ (ТОРГ-16), материалы в производство: 5 лет (п․ 830, 840)․
• Акты списания основных средств (ОС-4, ОС-4а): 5 лет после года списания (п․ 850)․
• Приказы о создании комиссий: 5 лет․
• Акты осмотра, протоколы, заключения санитарных врачей: хранятся вместе с актом списания (5 лет)․

Рекомендация: Хранить до истечения срока действия налогового периода + 3 года для налоговых целей (обычно это совпадает с 5 годами)․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие приказа о комиссии․ Акт, подписанный неутвержденной комиссией, не имеет юридической силы․
2. Обобщенные формулировки причины․ Не пишите просто «Списано»․ Пишите: «Списано в связи с истечением срока годности (партия № 45 от )»․
3. Несоответствие количества в акте и в учете (1С/Бухсофт)․ Проводите инвентаризацию ПЕРЕД составлением акта․
4. Игнорирование НДС․ При списании сверх норм или хищения — обязательно восстанавливайте вычет НДС в периоде выявления․
5. Отсутствие подписи МОЛ с расшифровкой․ Если МОЛ не согласен — он пишет возражение на акте или отдельным мемо, комиссия рассматривает его․
6. Списание ОС без акта ОС-4․ Использование ТОРГ-16 для оборудования — грубое нарушение․

Пример структуры табличной части акта (для заполнения в Word/Excel/1С)

| № п/п | Наименование (номенклатура) | Ед․изм․ | Кол-во | Цена учет․ | Сумма | Примечание (партия, срок годн․, акт осмотра №) |
|-------|----------------------------------|---------|--------|------------|----------|------------------------------------------------|
| 1 | Молоко пастеризованное 3․2% | л | 50 | 45․00 | 2250․00 | Партия 123 от , срок до , Акт осмотра № 5 от |
| 2 | Хлеб ржаной «Бородинский» | кг | 15․5 | 38․00 | 589․00 | Естественная убыль (сушка) в пределах нормы 1% |
| 3 | Стул офисный (Инв․ № 00451) | шт | 1 | 12000․00 | 12000․00 | ОС-4 от , полный износ, остат․ стоимость 0 руб․ |
|-------|----------------------------------|---------|--------|------------|----------|------------------------------------------------|
| | ИТОГО: | | | | 14839․00 | (Четырнадцать тысяч восемьсот тридцать девять рублей 00 копеек) |

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году большинство организаций перешли на электронные акты․

• В 1С:Управление торговлей / ERP / Комплексная автоматизация используется документ «Акт списания товаров» (основание для ТОРГ-16) или «Акт списания ОС»․
• Печатная форма генерируется автоматически по унифицированному бланку или настроенной собственной форме․
• При ЭДО (СБИС, Диадок, Контур) акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя комиссии и МОЛ․ Бумажный оригинал не требуется, если соглашение об ЭДО предусматривает правовую значимость электронного документа․

Резюме: чек-лист перед подписанием

• [ ] Есть приказ о комиссии с датой не позже даты акта․
• [ ] Причина списания обоснована документально (акт осмотра, протокол инвентаризации, решение суда)․
• [ ] Цены и суммы совпадают с данными учета (партийный учет, ФИФО/Средневзвешенная)․
• [ ] НДС проанализирован: восстановление вычета оформлено (если нужно)․
• [ ] Подписи всех членов комиссии и МОЛ стоят, расшифровки есть․
• [ ] Количество экземпляров: 3 (бухгалтерия, склад/Цех, МОЛ)․
• [ ] Документ зарегистрирован в журнале учета первички / 1С․

Правильное оформление акта на списание продукции — это не просто бюрократия, а инструмент управления рисками․ Использование актуальных форм (ТОРГ-16, ОС-4) или грамотно разработанных собственных бланков, привязка к документально подтвержденным причинам и соблюдение налоговых правил позволяют избежать начислений, штрафов и претензий со стороны ФНС․ Регулярно сверяйте учетную политику с изменениями законодательства (ФСБУ, НК РФ) и автоматизируйте процесс через 1С для минимизации ошибок․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных бухгалтерских и налоговых вопросов обращайтесь к профессиональным консультантам или аудиторам․