Возврат товара поставщику – это обычная‚ но важная процедура в работе любой организации. Правильно оформленный акт подтверждает факт передачи товара обратно поставщику и служит основанием для корректировки расчетов‚ бухгалтерского учета и налоговой отчетности.
Когда требуется оформлять акт возврата - Товар не соответствует качеству или комплектации (брак‚ недостаток‚ повреждение при транспортировке).
- Поставка выполнена с нарушением условий договора (неверный артикул‚ несоответствие количества).
- Товар просрочен или имеет истекший срок годности.
- По соглашению сторон – возврат по инициативе покупателя без указания причин (например‚ тестовая партия).
Основные требования к акту возврата
Согласно Гражданскому кодексу РФ и практике ведения бухгалтерского учета‚ акт должен содержать:
- Наименование документа («Акт возврата товара поставщику»).
- Дата и место составления.
- Реквизиты сторон: наименование организаций‚ ИНН‚ КПП‚ юридические адреса (без указания личных данных сотрудников).
- Номер и дата основного договора поставки‚ на основании которого осуществляется возврат.
- Перечень возвращаемого товара: наименование‚ артикул‚ количество‚ единицу измерения‚ стоимость за единицу и общую сумму.
- Причина возврата (кратко‚ с ссылкой на претензию или акт о недостатках‚ если таковой имеется).
- Подписи уполномоченных представителей обеих сторон и их расшифровка (должность).
- Печати организаций (при наличии).
Пошаговая инструкция по заполнению акта - Подготовка документов: собрать копию договора поставки‚ накладную ТОРГ-12‚ акт о претензии (если был составлен)‚ фото/видео подтверждающие недостатки (при необходимости).
- Заполнение шапки: указать название документа‚ дату и город составления.
- Реквизиты сторон: внести полные наименования покупателя и поставщика‚ их ИНН‚ КПП и юридические адреса.
- Ссылка на договор: номер и дата договора‚ на основании которого происходит возврат.
- Таблица с товаром: заполнить строки по каждому наименованию возвращаемого товара (артикул‚ наименование‚ кол-во‚ ед.изм.‚ цена за ед.‚ сумма). В конце таблицы подвести итог по количеству и сумме.
- Причина возврата: кратко описать основание (например‚ «Несоответствие качества: обнаружены механические повреждения упаковки‚ товар непригоден к реализации»)
- Подписи: представители покупателя и поставщика ставят свои подписи‚ указывают должность и расшифровку.
- Печати: при наличии – поставить печати организаций.
Образец заполненного акта (с использованием условных данных)
Ниже представлен пример акта возврата товара поставщику. Все данные являются вымышленными и служат лишь иллюстрацией заполнения.
АКТ ВОЗВРАТА ТОВАРА ПОСТАВЩИКУ г. Москва Мы‚ нижеподписавшиеся представители: Покупатель: ООО «Торговый Дом «Альфа»‚ ИНН ###‚ КПП ###‚ юридический адрес: 119021‚ г. Москва‚ ул. ###‚ д. 10 Поставщик: ООО «Поставщик «Бета»‚ ИНН ###‚ КПП ###‚ юридический адрес: 115035‚ г. Москва‚ ул. ###‚ д. 5 составили настоящий акт о том‚ что: По договору поставки № 45/2026 от между ООО «Торговый Дом «Альфа» (далее – Покупатель) и ООО «Поставщик «Бета» (далее – Поставщик) Покупатель принял товар согласно накладной ТОРГ-12 № 112 от . При приемке товара выявлены следующие недостатки: ౼ механические повреждения упаковки у 12 единиц товара «Насос водяной НВ-100» (артикул НВ-100); ⎼ несоответствие количества: вместо заявленных 100 единиц получено 88 единиц товара «Фильтр очистки ФО-200» (артикул ФО-200). В связи с вышеизложенным Покупатель возвращает Поставщику следующее количество товара:
| № | Наименование товара | Артикул | Кол-во‚ ед. | Ед. изм. | Цена за ед.‚ руб. | Сумма‚ руб. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Насос водяной НВ-100 | НВ-100 | 12 | шт. | 2 500 | 30 000 |
| 2 | Фильтр очистки ФО-200 | ФО-200 | 12 | шт. | 1 800 | 21 600 |
Должность: руководитель отдела закупок
Поставщик: _____________________ / Петров П.П. /
Должность: менеджер по работе с клиентам
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)
Бухгалтерские проводки при возврате товара
После подписания акта необходимо отразить операцию в учете:
- У покупателя:
- Дт 60 Кт 90.01 – уменьшение стоимости приобретённых товаров (возврат поставщику).
- Дт 91.02 Кт 60 – отражение суммы НДС‚ подлежащей вычету (если товар был принят к вычету).
- У поставщика:
- Дт 90.02 Кт 60 – увеличение выручки (возврат товара уменьшает ранее признанную выручку).
- Дт 68 Кт 90.03 – восстановление НДС‚ ранее начисленного при реализации.
Полезные советы - Всегда фиксируйте претензию к поставщику в письменном виде (акт о недостатках‚ претензионное письмо) – это упростит возврат и защитит ваши интересы в случае спора.
- Сохраняйте копии всех документов (договор‚ накладная‚ акт‚ переписка) минимум 4 года в соответствии с требованиями налогового законодательства.
- При возврате большого количества товара удобно использовать электронный документооборот (ЭДО) – это ускоряет процесс и уменьшает риск ошибок.
- Проверяйте корректность расчета НДС: если товар был принят к вычету‚ при возврате необходимо восстановить налог.
Оформление акта возврата товара поставщику – обязательный этап‚ который обеспечивает прозрачность взаимоотношений сторон‚ корректность бухгалтерского учета и соблюдение налогового законодательства. Следуя представленной выше инструкции и используя образец заполненного акта‚ вы сможете быстро и без ошибок оформить данную процедуру в своей организации.